Durante una actualización, el sistema:

• Lee los resultados del recuento contabilizados que se han sido añadido.
• Determina los stocks teóricos y los valores contables modificados.
• Determina si se necesitan más selecciones aleatorias.

En el inventario por muestreo, cualquier recuento introducido o diferencia contabilizada se registra en el documento para inventario relevante. Sin embargo, esta información no se actualiza automáticamente en el inventario por muestreo en cuestión. Esto sólo se hará durante el proceso de actualización.

Durante la actualización, el sistema comprueba los documentos para inventario creados para el inventario por muestreo y utiliza cualquier información necesaria de estos documentos para la extrapolación.

En el inventario por muestreo, el sistema distingue tres fases:

• Fase de planificación: Momento en el que se forma la población de stocks. La división de la población de stocks entre el área de recuento total y el área de muestreo, la distribución en clases y la estratificación se basan en los datos del momento de la planificación.
• Fase de inventario: Momento en el que se introduce el recuento del inventario por muestreo y se contabiliza la diferencia.
• Fase actual: momento en el que se realiza la actualización. La extrapolación se refiere a los datos de la fase actual.

Si se da en los documentos para inventario, un bloqueo de contabilización para las unidades de stock que deban contarse sólo existirá en el período entre la creación del documento para inventario y la introducción del recuento del inventario. Antes y después de este período, no se permiten las contabilizaciones de stocks. A lo largo del inventario por muestreo, se pueden realizar las contabilizaciones sin restricción para unidades de stock que se deben contar. Como consecuencia, las modificaciones en los stocks teóricos o los valores contables son sólo posibles durante el inventario por muestreo. Esto es lo que en el Sistema SAP se llama inventario rotativo.

Durante la actualización, el sistema determina estas modificaciones y las tiene en cuenta para la extrapolación.

La siguiente tabla muestra la cantidad de stock en almacén y el valor de una unidad de stock en diferentes momentos, por ejemplo.

Durante la actualización, el sistema determina la introducción del recuento y la contabilización de la diferencia de inventario contabilizada para la unidad de stock.

Para calcular la estimación, que se determina durante la extrapolación, el sistema almacena el valor contable actual de la unidad de stock. En el ejemplo anterior, el valor contable actual es 1.776.

Para saber a qué estrato pertenece la unidad de stock, el sistema realiza el cálculo siguiente: Al valor contable actual se le añade la diferencia de inventario de 24. Esto significa que la asignación de la unidad de stock a un estrato concreto está basada en el valor 1.800. Por lo tanto, la unidad de stock podrá pertenecer a otro estrato (véase la sección siguiente "Determinación de la necesidad de una selección aleatoria posterior").

En el caso del inventario rotativo, las cantidades teóricas del inventario y los valores teóricos podrán modificarse mientras se lleva a cabo el inventario por muestreo. Como resultado, puede ser que una unidad de stock que pertenecía a un estrato concreto en el momento de la planificación pertenezca a otro estrato en el momento actual. Se pueden trasladar también las unidades de stock entre el área de muestreo y el área de recuento total.

Si una unidad de stock se traslada al área de recuento total, dicha unidad deberá contarse. El sistema propondrá entonces una selección aleatoria posterior para el área de recuento total.

El cambio de elementos a otro estrato puede ocasionar también una selección aleatoria posterior: Como consecuencia de "modificadores de estrato", es posible que los elementos restantes que se seleccionaron para un estrato no puedan ser ya representantes de ese estrato. En ese caso, deberán extraerse elementos adicionales para este estrato. El sistema realiza esta comprobación para cada estrato. Si determina que deben extraerse elementos adicionales, propone una selección aleatoria posterior en el área de muestreo.

La estratificación se basa en los datos que eran válidos en el momento de la planificación. En el momento de la actualización, el sistema determina que los materiales B y E ya no pertenecen a este estrato. Los materiales G y H se han añadido al estrato. Así pues, el estrato contiene 6 elementos de los cuales sólo uno ha sido extraído originariamente para ser contado. Puesto que este recuento único no garantiza que los resultados para el estrato completo sean correctos, el sistema propone una selección aleatoria posterior. En la selección aleatoria posterior, el sistema extraerá las unidades de stock del estrato actualizado que todavía no han sido contadas (el estrato actualizado incluye los elementos A, C, F, G y H).

Si, en el momento de la actualización, el sistema determina que unas unidades de stock determinadas deben incluirse en el área de recuento total debido a los valores de stocks actuales o debido a que una selección realizada para el estrato ya no es representativa, propondrá una selección aleatoria posterior. En una selección aleatoria posterior, el sistema:

• Realizará una selección aleatoria en el estrato para el cual no existe ninguna selección aleatoria, utilizando los elementos no contados aún.
• Creará un juego de datos con el fin de generar documentos para inventario para las siguientes unidades de stock:

• Las nuevas unidades de stock extraídas
• Las unidades de stock que han sido añadidas al área de recuento total

En cada actualización, podrá decidir si realizar o no la posterior selección aleatoria que le sugiere el sistema. Si durante la última actualización el sistema ha recomendado una selección aleatoria posterior, deberá iniciar la selección aleatoria para permitir la extrapolación final.

Se recomienda no llevar a cabo una selección aleatoria posterior hasta poco antes de la extrapolación final, puesto que durante la actualización el sistema puede proponer que se realice una selección aleatoria posterior, aunque es posible que esto no sea necesario después de que se haya realizado la actualización siguiente. Por ejemplo, éste será el caso si las entradas de mercancías se contabilizaran para varias unidades de stock antes de una actualización y las correspondientes salidas de mercancías antes de la actualización siguiente. Si se realizara una selección aleatoria posterior como resultado de la primera actualización, tendrían que contarse más unidades de stock de las que son realmente necesarias.