El inventario por muestreo se puede realizar en la Gestión de stocks o en la Gestión de almacenes. El flujo de procesos también es independiente del inventario por muestreo.

1. Creación de un inventario por muestreo

El inventario por muestreo debe configurarse en el sistema antes de poder iniciarlo. En este proceso, deberá definir varios parámetros básicos, tales como:

• La moneda que se va a utilizar para el inventario por muestreo.
• El área en la que se va a realizar el inventario por muestreo (Gestión de stocks o Gestión de almacenes).
• Las desviaciones hasta las que un inventario por muestreo se considerará todavía correcto.

Cuando se crea un inventario por muestreo, se le asigna un número que lo identifica de forma unívoca. Cualquier otra etapa se lleva a cabo como una modificación de este inventario por muestreo.

2. Asignación de los niveles de stock

Debe especificar las unidades de stock que se van a incluir en el inventario por muestreo. Esto se hace asignando determinadas cantidades de unidades de stock, los llamados niveles de stock, al inventario por muestreo, y no asignándole unidades de stock individuales.

3. Formación de la población de stocks

La población de stocks es el total de todas las unidades de stock de un inventario por muestreo. Cuando se forma la población de stocks, las siguientes acciones se realizan automáticamente:

• Desglose de la población de stocks en área de recuento total y área de muestreo.

• Distribución en clases

4. Generación de una estratificación

Para reducir al mínimo el número de unidades de stock que debe contarse, se divide el área de muestreo en estratos individuales. La estratificación se genera mediante la distribución en clases. En consecuencia, la dispersión de valores en un estrato es considerablemente inferior a la de toda el área de muestreo. Con una dispersión de valores pequeña, sólo se deben seleccionar relativamente pocos elementos para obtener un resultado representativo. Esto aporta la ventaja de que deben contarse considerablemente menos elementos de los que serían necesarios si la selección aleatoria fuera realizada para toda el área de muestreo. Así pues, la selección aleatoria se lleva a cabo separadamente para cada estrato.

El proceso de estratificación finaliza la fase preparatoria.

El siguiente gráfico muestra un resumen de la fase preparatoria del inventario por muestreo.

Las siguientes etapas son necesarias en la fase activa:

1. Generación de la selección aleatoria

En el proceso de selección aleatoria, el sistema determina las unidades de stock que deben contarse para cada estrato.

2. Creación de documentos para inventario

Deben crearse documentos para inventario para poder contar las unidades de stock. Estos documentos son necesarios para todas las unidades de stock elaboradas durante la selección aleatoria y para todas las unidades de stock que fueron asignadas al área de recuento total cuando se formó la población de stocks. El documento para inventario es la base del inventario.

3. Actualización

Durante el proceso de actualización, el sistema realiza primero las siguientes dos acciones:

• Leer los resultados del recuento.

• Leer los stocks teóricos y valores contables que se hayan modificado.

El sistema también verifica que los elementos seleccionados sean representativos del área de muestreo. De no ser así, el sistema sugiere otra selección aleatoria. Ésta se realiza entre los elementos del área de muestreo si el inventario por muestreo no es todavía lo suficientemente representativo y entre los elementos del área de recuento total si, por ejemplo, un material supera el límite superior del valor (compare los parámetros para diferenciar el área de muestreo del área de recuento total; normalmente ocurre sólo con el inventario rotativo).

El error relativo del inventario por muestreo determina cuándo un inventario por muestreo es representativo. Si el error se encuentra por debajo del valor máximo definido en los parámetros (normalmente 1%), se dice que el inventario por muestreo es representativo. Si el error supera el valor máximo, el sistema sugiere otra selección aleatoria.

Existen dos aproximaciones para calcular el error del inventario por muestreo:

• un enfoque preciso para el área de muestreo
• un enfoque aproximativo para el área total (área de muestreo más área de recuento total)

En la fase de planificación y en la realización de la actualización, el sistema utiliza siempre el enfoque preciso. Es decir, el inventario por muestreo sólo puede extrapolarse si el error relativo del inventario por muestreo en relación con el área de muestreo es £ 1%. Si éste es el caso, se dice que el inventario por muestreo es completamente representativo. Mientras los errores continúen superando este límite, el sistema continuará proponiendo más selecciones aleatorias adicionales en el área de muestreo.

Al consultar con un contable, se puede utilizar el enfoque aproximativo como base para la extrapolación final. Pero esto sólo se puede hacer si el error estadístico relativo según el área de muestreo y el área de recuento total es £ 1%. La ventaja es que sólo tendrá que contar una muestra más pequeña (requiriéndose menos esfuerzo de recuento), puesto que el error del inventario por muestreo se distribuye entre el área de muestreo y el área de recuento total (que no produce ningún error en el inventario). Los errores se visualizan en la lista de resultados de extrapolación.

Los elementos de la posterior selección aleatoria en el área de recuento total normalmente deberán estar siempre sujetos a un inventario completo, puesto que son parte del área de recuento total.

Para los elementos de inventario por muestreo que todavía no han estado sujetos al inventario cuando se realiza la actualización, el valor contable actual se utiliza como aproximación para el resultado del inventario. Esto le permite verificar en cualquier momento si la muestra actual es lo suficientemente grande para obtener una estimación representativa del área de muestreo.

Sólo se utilizan los elementos del inventario por muestreo que han estado sujetos a un inventario completo para calcular el error relativo en el inventario por muestreo.

4. Extrapolación

Durante el proceso de extrapolación, el sistema hace una estimación del valor de stocks del área de muestreo de acuerdo con los últimos resultados del recuento. Se calcula un valor medio de stocks por posición en cada estrato y se multiplica por el número de posiciones de cada estrato. El total de los valores del estrato determinado de esta forma da lugar a la estimación del área de muestreo.

Un inventario por muestreo se considera efectuado debidamente si el valor total del inventario (estimación para el área de muestreo más el valor real del área de recuento total) se desvía del valor teórico contable en menos del 2% (en el sistema estándar). Un inventario por muestreo se considera concluido con éxito condicional si el área total (área de muestreo más área de recuento total) se ha utilizado como base para evaluar el error estadístico relativo (véase arriba).

El siguiente gráfico muestra un resumen de las etapas individuales dentro de la fase activa.