Creación de una matriz de datos (Biblioteca SAP

Creación de una matriz de datos

Objetivo

En este proceso se crea una nueva matriz de datos como un formulario de entrada de datos o un informe realizando parametrizaciones que son válidas para toda la matriz. Se pueden crear varias matrices en una hoja de trabajo individual.

Condiciones previas

Se ha abierto un libro de trabajo que ha sido creado utilizando la máscara de edición de Excel activo.

Si se desea utilizar los datos maestros y de control de la base de datos fuente o de destino como propuestas para definir los valores de características, el usuario debe haber accedido a la base de datos apropiada. Para más información, véase Conexión de Excel activo a una base de datos de Access.

Puede definir una matriz sin utilizar las propuestas originadas a partir de los datos maestros y de control existentes. Sin embargo, este procedimiento, completamente manual, supone elaborar definiciones adicionales y, por lo tanto, es más complejo.

Se ha seleccionado un aspecto para la matriz.

Un aspecto especifica la base de datos de origen o destino para datos de matriz. Por ejemplo, la aplicación de consolidación SAP desde la que se desea importar datos a informes y qué datos maestros y datos de control se desea usar para la definición de matriz.

No se puede modificar un aspecto después de que haya sido seleccionado para una matriz.

El aspecto seleccionado se utiliza automáticamente como valor de propuesta para otras matrices que se procesan con Excel activo hasta que se modifique.

Flujo de procesos

Defina las opciones globales siguientes:

Nombre de matriz

Si se definen varias matrices para una hoja de trabajo individual, se pueden distinguir mediante nombres diferentes.

Una vez que se haya asignado un nombre a la matriz, ya no se podrá modificar.

Lógica del signo +/-

La lógica seleccionada determina el signo +/- que se utiliza para introducir datos o que se visualiza al importar datos desde la base de datos. Las lógicas soportadas se visualizan en la tabla siguiente:

Lógica del signo +/-	Representa
Valores de la base de datos	Los valores se introducen/visualizan cuando se graban en la base de datos, por ejemplo, partidas activas como positivas (sin un signo) y las posiciones de capital pasivo/recursos propios como negativas (con el signo menos).
Valores según signo de posición	Un valor se introduce/visualiza sin símbolo si su saldo coincide con el signo +/- fijado en los datos maestros de la posición/subposición involucrada. Si se anula el saldo, el valor se introduce/visualiza con el signo menos. Ejemplo: El saldo de una posición de capital pasivo/recursos propios es normalmente un crédito y, por lo tanto, en estas posiciones se fija el signo - (menos). Sin embargo, si se da un saldo Debe en esta posición, un signo menos se introduce/visualiza para el valor para indicar un signo anulado. Esta lógica se puede usar, por ejemplo, para balances.
Invertir valores de la base de datos	Valores de la cuenta de explotación se introducen/visualizan como inversos a los valores de la base de datos. Cada vez que se transfieren datos, los valores se convierten automáticamente usando la lógica de la base de datos. Esta lógica se puede emplear, por ejemplo, para una cuenta de explotación, si se desea mostrar los gastos como negativos (con un signo negativo), y los ingresos como positivos (sin signo). Esta relación entre valores positivos y negativos permite calcular resultados financieros utilizando fórmulas estándar de Excel.

Escalado

Se pueden introducir/visualizar los datos en un factor de escalado especifico. La escala de 1, 1.000 o 1.000.000 es posible cuando se crea una matriz. Sin embargo, posteriormente puede modificarse el factor de escalado como se requiere (condición: Debe ser una escala).

Indicador Unidades de devolución

Si se selecciona este indicador se visualizan los valores con una unidad en los informes Excel activos (por ejemplo, moneda, unidad de medida).

Indicador Matriz de entrada de datos

Se debe fijar este indicador si se desea utilizar una matriz a fin de introducir datos y ejecutar la preparación para la entrada de datos.

Indicador Visualizar líneas en blanco

Normalmente en una matriz de datos se visualizan también las líneas en blanco y, por tanto, se selecciona el indicador. Al desmarcar el indicador se suprimen las líneas en blanco. Con ello podrá mejorar la claridad.

Indicador Visualizar columnas en blanco

Normalmente, en una matriz de datos se visualizan también las columnas en blanco y, por tanto, se selecciona el indicador. Si se desmarca, el indicador suprime las columnas en blanco. Con ello podrá mejorar la claridad.

Indicador Posición 0 para celdas en blanco

Cuando se desea escribir 0 para celdas en blanco, debe utilizarse este indicador. Puede utilizarse para introducir un valor numérico en todas las posiciones.

Modo de actualización

El modo de actualización determina cómo deben tratarse los valores de los registros de datos que se han contabilizado anteriormente. Existen las siguientes posibilidades:

Borrar (todas las posiciones, todas las imputaciones adicionales): Todos los datos existentes se reinicializan a cero para cada objeto

Borrar (posiciones introducidas, todas las imputaciones adicionales): Todos los datos existentes para cada objeto en posiciones contabilizadas se borran antes de la actualización de los datos que se han cargado.

Borrar (posiciones de la matriz, todas las imputaciones adicionales): Todos los datos existentes para cada objeto de la matriz se borran con todas las imputaciones adicionales antes de actualizar los datos que se han cargado

Sobrescribir (posiciones introducidas + imputaciones adicionales): Las entradas existentes se sobrescriben mediante las entradas cargadas (si son idénticas a la posición y a todas las imputaciones adicionales) y se actualizan otros datos cargados, de lo contrario las parametrizaciones existentes permanecen inalteradas.
Dividir (sobrescribir, pero el valor total de la posición permanece inalterado): El valor que ya existe en una posición se divide en las imputaciones adicionales que se han cargado, el valor total de la posición permanece inalterado. Para lograrlo, se crea una contrapartida automática en la imputación adicional de propuesta correspondiente.

La función Dividir, actualmente, está restringida a la imputación adicional Interlocutor.

Especifique los valores de característica globales.

Se pueden especificar valores individuales o fijar agregaciones como valores de característica para la cabecera de la matriz. A este fin, se pueden utilizar como propuesta datos maestros y parámetros de control en la base de datos fuente/destino.

Si un valor de característica es válido para una matriz completa, se puede marcar como una constante. El valor se fija en el fondo y la característica ya no está disponible para la definición, reduciendo de este modo el número de características en la lista.

Se puede saber qué características están definidas como constante y deshacer esta opción en cualquier momento. Para más información, véase Efectuar parametrizaciones globales para una matriz de datos nueva.

Si una característica determinada es irrelevante para la matriz, ésta puede marcarse como una constante sin ningún valor asignado. Quedará entonces inactiva y ya no se ofrecerá para ser seleccionada.

Si un valor de característica se modifica posteriormente en una matriz de informe una vez ya se está conectado a la base de datos, la matriz se actualiza automáticamente con los datos apropiados de la base de datos.