Um lange Laufzeiten bei der Aufbereitung von Berichtsdaten zu vermeiden können Sie bei der Ausführung von Berichten Extrakte erzeugen. Bei einem Extrakt handelt es sich um einen gespeicherten Datenbestand, der die zum Zeitpunkt der Extrakterzeugung selektierten Berichtsdaten enthält.

Bei der Anzeige der im Extrakt gespeicherten Berichtsdaten stehen Ihnen dieselben Navigations- und Aufbereitungsmöglichkeiten zur Verfügung wie bei einer Neuselektion der Daten dieses Berichtes.

Sie erzeugen ein Extrakt bei der Ausführung eines Berichtes unter Bezug auf die bei der Berichtsausführung mitgegebenen Selektionsparameter. Dementsprechend können Sie mehrere Extrakte erzeugen, wenn Sie Ihren Bericht mit unterschiedlichen Selektionskriterien ausführen.

Nehmen Sie nach der Erzeugung von Extrakten im Customizing des Informationssystems Änderungen an der Datenstruktur vor (insbesondere bei der Feldauswahl für die Auftragsselektion/Kundenauftragsselektion oder bei der Auswahl der Klassifizierungsmerkmale), so kommt es zu Inkonsistenzen zwischen der aktuellen Datenstruktur und der im Extrakt gespeicherten Struktur. Die Daten des Extraktes können demzufolge nicht mehr angezeigt werden.

Extrakte, die Sie nicht mehr benötigen, können gelöscht werden. Hierfür müssen Sie in die Extraktverwaltung verzweigen (lassen Sie sich mit F4 eine Liste der vorhandenen Extrakte anzeigen und wählen Sie Extraktverwaltung).

Möchten Sie überprüfen, mit welchen Selektionskriterien ein Extrakt erzeugt wurde, so verzweigen Sie ebenfalls in die Extraktverwaltung. Im Detailbild zu einem Extrakt erhalten Sie Informationen über die bei Berichtsausführung mitgegebenen Selektionskriterien.

Erzeugen Sie Extrakte für die zu analysierenden Berichtsdaten. Hierfür gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Auf dem Selektionsbild des Berichtes bestimmen Sie die Selektionskriterien, mit denen Sie den Bericht ausführen möchten.
2. Danach wählen Sie Extrakte.
3. Im Bild Ablaufsteuerung Extrakte wählen Sie die Option Sichern und vergeben dem Extrakt einen Namen und eine Bezeichnung. Danach wählen Sie Ausführen.
4. Starten Sie die Ausführung des Berichtes. Es erfolgt nun eine Selektion der Berichtsdaten. Die selektierten Daten werden unter dem angegebenen Extraktnamen gespeichert.

Um die im Extrakt gespeicherten Berichtsdaten anzuzeigen gehen Sie wie folgt vor:

1. Auf dem Selektionsbild des Berichtes wählen Sie den Button Extrakte.
2. Sie erhalten das Bild Ablaufsteuerung Extrakte.
3. Wählen Sie die Option Lesen und geben Sie den Namen Ihres Extraktes an.
4. Wählen Sie Ausführen.
5. Wählen Sie anschließend noch die gewünschte Anzeigevariante aus und wählen Sie Ausführen.