In der Durchführungsphase werden eine Vielzahl der auszuführenden Tätigkeiten aus dem Projekt heraus angestoßen. Die Realisierung kann zum Teil auch außerhalb der Projektorganisation/des Projektsystems erfolgen: beispielsweise, wenn Bestellungen aufgegeben und vom Einkauf abgewickelt werden, der Vertrieb Kundenaufträge anlegt und verwaltet, usw.

Die Zuordnung der betriebswirtschaftlichen Abläufe erfolgt über eine entsprechende Kontierung auf ein PSP-Element oder einen Netzplanvorgang.

Neben dem Projektsystem werden die folgenden Funktionalitäten anderer Module verwendet:

• SD Kundenauftragsbearbeitung, Versand, Faktura
• PP Produktionsplanung und Steuerung
• MM Materialwirschaft, Service
• CO Internes Rechnungswesen
• FI Externes Rechnungswesen und Cash Management
• PDM Produktdatenmanagement

Nach Eingang einer Bestellung des Kunden können Sie aus dem vorhandenen Angebot einen Kundenauftrag erstellen. Änderungen gegenüber der Angebotssituation können Sie im Kundenauftrag sowie im Projekt abbilden.

Der Kundenauftrag (als externe Sicht zum Kunden) bietet Ihnen Funktionen wie Lieferung und Fakturierung und gewährleistet durch die Verknüpfung mit dem Projekt die Fortschreibung der Kosten und Erlöse.

Das Budget ist der von der Geschäftsleitung genehmigte Kostenrahmen für ein Projekt. Es unterscheidet sich von der Projektkostenplanung durch seine Verbindlichkeit.

• Budgetaktualisierung: Unvorhergesehene Ereignisse, zusätzlich notwendige Maßnahmen, Verteuerung von Fremdleistungen etc. können dazu führen, daß das Originalbudget korrigiert werden muß, d.h. Budgetaktualisierungen notwendig sind. Diese werden vorgenommen in Form von
• Nachträgen
• Rückgaben
• Umbuchungen
• Budgetfreigabe: Damit nicht zu einem früheren Zeitpunkt als geplant die zur Verfügung stehenden Mittel verbraucht werden, können Sie das Budget im Projektsystem sukzessive freigegeben. Grundlage der Freigabe ist das aktuelle Budget, d.h. das durch Nachträge, Rückgabe oder Umbuchungen veränderte Originalbudget.

Die Freigabe eines Projekts oder von Teilprojekten erlaubt, Istbuchungen vorzunehmen. Die Entscheidung zur Projektfreigabe beruht auf den Ergebnissen der Planungsphase.

Da sich der Umfang oder andere Terminierungsgrundlagen eines Projekts ändern können, ist evtl. eine Terminaktualisierung notwendig.

Um für ein Projekt effizient Termine kontrollieren zu können, vergleichen Sie die Ecktermine mit den Istterminen, d. h., Sie stellen die geplanten Termine den tatsächlichen Terminen bzw. den voraussichtlichen Fertigstellungsterminen gegenüber.

Rückmeldungen dokumentieren den Stand der Bearbeitung von Vorgängen und Vorgangselementen im Netzplan und ermöglichen eine Prognose für den weiteren Ablauf der Projektdurchführung.

• Leistungsverrechnung: Innerbetriebliches Kostenverrechnungsverfahren, bei dem bewertete Leistungen (Bezugsgrößen) von Kostenstellen verursachungsgerecht auf die Kostenempfänger weiterverrechnet werden können.
• Rückmeldung aus BDE und externen Systemen: Daten können in externen Systemen erfaßt und an das R/3 System weitergeleitet werden.
• Rückmeldung von Vorgängen: Mit dieser Funktionalität können Sie Rückmeldungen direkt im Projektsystem (PS) erfassen. Es wird unterschieden zwischen Einzel-, Sammel- und Summenrückmeldung.
• Rückmeldung über das Arbeitszeitblatt: Beim Arbeitszeitblatt handelt es sich um eine komponentenübergreifende Anwendung des R/3-Systems, mit deren Hilfe unternehmenseigene Mitarbeiter Ihres Unternehmens ebenso wie externe Dienstleister Rückmeldungen zu Netzplänen persönlich erfassen und in das Projektsystem (PS) übermitteln können.

Anzahlungen werden zur kurz- oder mittelfristigen Finanzierung benutzt. Sie werden dem Lieferanten oder Hersteller einer Ware meist zinslos zur Verfügung gestellt. In einigen Branchen ist es üblich, eine Anzahlung zu leisten, wenn der Hersteller einer Ware z.B. wegen einer langen Produktionsdauer nicht in der Lage ist, die Finanzierung allein zu übernehmen. In der Regel werden Anzahlungen vor Produktionsbeginn oder nach Teilfertigstellung geleistet.

Im Rahmen der Materialbedarfsplanung werden zur Eindeckung von Bedarfen Planaufträge erstellt. Planaufträge stellen Anforderungen zur Beschaffung oder Produktion eines Materials dar. Planaufträge für Materialien, die zur Eigenfertigung vorgesehen sind, werden in Fertigungsaufträge umgesetzt. Die für die Fertigung benötigten Materialkomponenten sind als Positionen im Planauftrag enthalten und werden bei der Umsetzung des Planauftrags direkt in den Fertigungsauftrag übernommen.

Statistische Kennzahlen können für Kennzahlenbildungen im Berichtswesen sowie als Bezugsbasis für periodenbezogene Verrechnungen erfaßt werden.

Mit der Fakturierung werden einem Kunden die Lieferungen und Leistungen, die aufgrund eines Kundenauftrags erbracht wurden, in Rechnung gestellt.

• Festpreisfakturierung: Die Fakturierung erfolgt pro Kundenauftragsposition zu einem einzigen Fakturierungsdatum und zu einem Festpreis.
• Fakturaanforderungsbearbeitung und Auwandsbezogene Fakturierung: Bei der Aufwandsbezogenen Fakturierung werden auf Basis der Kosteninformationen Positionen in der Fakturaanforderung erzeugt. Aus der Fakturaanforderung wird zu den jeweiligen Terminen die Faktura erstellt.

Im Rahmen des Periodenabschlusses führen Sie periodenbezogene betriebswirtschaftliche Vorgänge durch. So stellen Sie sicher, daß alle in die Periode gehörenden Daten ermittelt werden und dem Unternehmenscontrolling zur Verfügung stehen.

• Periodische Umbuchung: Korrektur von Fehlbuchungen auf dem Projekt.
• Gemeinkostenzuschläge: Für die Bereitstellung von Materialien, Personen, Maschinen berechnet das System die Zuschläge der Gemeinkosten mengenbezogen oder proportional zu den Einzelkosten.
• Template-Verrechnung von Gemeinkosten: Während das System die Gemeinkostenzuschläge pauschal verteilt, verteilt das System bei der Template-Verrechnung die Gemeinkosten von Geschäftsprozessen oder Kostenstellen/Leistungsarten.
• Verzinsung: Bewertung der Mittelbindung durch Kosten, Erlöse bzw. Zahlungen und zur Optimierung des Zahlungsflusses auf dem Projekt.
• Nachbewertung Isttarife: Leistungen oder Geschäftsprozesse, die im Rahmen der Projektabwicklung in Anspruch genommen werden, bewertet das System zunächst anhand des Plantarifs, da die Isttarife erst im Rahmen des Periodenabschlusses ermittelt werden. Die Nachbewertung nehmen Sie vor, um die tatsächlichen Istkosten auf Basis der Isttarife zu ermitteln.
• Ergebnisermittlung: Periodische Bewertung der Ergebnisse der Projekte.
• Abrechnung: Die auf dem Projekt angefallenen Istkosten rechnet das System ganz oder teilweise an einen oder mehrere Empfänger ab. Hierbei erzeugt das System automatisch entsprechende Gegenbuchungen zur Entlastung des Projekts.

Zur Auswertung und Analyse Ihrer Projektdaten bietet Ihnen das Projektsystem ein flexibles und umfangreiches Informationssystem an.