Excel-Integration vorbereiten (SAP-Bibliothek - Kostenstellenplanung (CO-OM-CCA))

Excel-Integration vorbereiten

Voraussetzung

Sie müssen ein Planungslayout definiert haben.

Wenn Sie im nachhinein ein Planungslayout ändern, für das Sie bereits eine Excel-Vorlage erstellt haben, können Sie die Excel-Vorlage nicht mehr verwenden, sondern müssen eine neue erstellen.

Für die Gestaltung eines Excel-Tabellenblatts als Vorlage ist es aus technischen Gründen nötig, daß im System Plandaten vorhanden sind, die dem Planungslayout entsprechen (mindestens eine Zeile). Wenn das nicht der Fall ist, müssen Sie Daten erfassen (z.B. indem Sie über das jeweilige Layout ohne Excel-Integration Daten eingeben).

Vorgehensweise

Excel aktivieren

Je nach Ihrer Applikation gehen Sie folgendermaßen vor:

In der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA) setzen Sie bei der Definition einer Parametergruppe zur Planungsmethode Plandaten erfassen oder Plandaten anzeigen das Kennzeichen zur Excel-Integration auf Aktiv (nähere Informationen dazu im Abschnitt Manuelle Plandatenerfassung einrichten). Beim ersten Auswählen dieser Parametergruppe im Planungseinstieg wird der im Planungslayout festgelegte Aufbau in der linken oberen Ecke eines Excel-Tabellenblatts dargestellt.

In den anderen Applikationen setzen Sie im Customizing unter Planerprofile definieren bei der Zuweisung der Planungslayouts zum Planerprofil das Kennzeichen Excel-Integration. Dadurch wird Excel als Planungsoberfläche aktiviert. Beim Einstieg in die Planung wird in diesem einfachen Fall die im Planungslayout festgelegte Maske in der linken oberen Ecke eines Excel-Tabellenblatts dargestellt.

Bei der Zuweisung des Planungslayouts können Sie einen eigenen Namen für die Dateibeschreibung eingeben. Das ist z.B. sinnvoll, wenn Sie die Dateibeschreibung mehrmals verwenden wollen. Wenn Sie hier nichts eingeben, wird später beim Sichern der Dateibeschreibung vom System automatisch ein Name vergeben, der die Profilposition widerspiegelt.

Wenn Sie bei der Planung ein individuell gestaltetes Tabellenblatt verwenden wollen, müssen Sie eine entsprechende Vorlage definieren (siehe Absatz "Excel-Tabellenblatt als Vorlage gestalten").

Wenn Sie einen Upload durchführen wollen, müssen Sie eine solche Excel-Tabellenblattvorlage bearbeiten, damit das System eine Dateibeschreibung erzeugt. Diese ist für den Upload notwendig. Außerdem müssen Sie einige zusätzliche Einstellungen vornehmen (siehe Abschnitt Lokal Planen mit Upload ins SAP-System).

Excel-Tabellenblatt als Vorlage gestalten

CO-PA: Führen Sie die Planungsmethode Plandaten erfassen über die entsprechende Parametergruppe aus. Dadurch gelangen Sie in das ungestaltete Excel-Tabellenblatt. Wählen Sie dort Einstellungen ® Formatierung.

Andere Applikationen: Wechseln Sie im IMG in der Planerprofildefinition zur Vorparametrisierung und geben Sie Werte für die im Planungslayout festgelegten Variablen ein. Diese Eingabe ist nötig, damit das Tabellenblatt im nächsten Schritt geöffnet werden kann. (Sie können die eingegebenen Werte nach der Gestaltung der Excel-Vorlage ggf. wieder löschen.)

Öffnen Sie dann Excel innerhalb der SAP-Oberfläche über .

Nun können Sie im Bild Pflege Dateibeschreibung ein Excel-Tabellenblatt als Vorlage für die Planungssitzung gestalten.

Beachten Sie dabei folgendes:

Verschieben Sie Plandaten innerhalb des Tabellenblatts nur über die entsprechende SAP-Funktion. Markieren Sie dazu über die zu verschiebenden Daten und wählen Sie an der Zielposition . Die Verbindung von der alten zur neuen Position der Daten sichern Sie über Sichern Dateibeschreibung.

Das erste Excel-Tabellenblatt ist geschützt. Nur die Zellen, die auch über eine SAP-Erfassungsmaske eingabebereit wären (z.B. im Planungslayout definierbar), sind in Excel von diesem Schutz ausgenommen. Wenn Sie also Funktionen in Excel nutzen möchten, die über die Bearbeitung der eingabebereiten Zellen hinausgeht, müssen Sie vorher den allgemeinen Blattschutz in Excel aufheben.

Sie sollten den Blattschutz in Excel nach der Bearbeitung wieder aktivieren, damit bei der späteren Planung nur die Daten eingegeben werden können, wie es im SAP-System festgelegt wurde.

Zur Gestaltung der Excel-Vorlage können Sie die Formatierungsfunktionen von Excel verwenden und beispielsweise die Schriftart oder Farben ändern.
Sie können in Excel Diagramme, Makros und Formeln, z.B. für Nebenrechnungen, erstellen. Wir empfehlen Ihnen, diese auf einem zweiten Tabellenblatt einzufügen, weil es dadurch später nicht zu Konflikten mit den eigentlichen SAP-Plandaten kommen kann, die immer nur vom ersten Tabellenblatt ins System eingelesen werden.
Wenn Sie in Excel Formeln im SAP-Datenbereich eingeben, werden diese beim Sichern mit dem Ergebnis der Formel überschrieben, und die Formel an sich geht verloren.
Die Gestaltung in Excel können Sie im SAP-System über Sichern Excel Layout sichern.

Falls Sie später einen Upload von lokalen Dateien ins SAP-System durchführen wollen, müssen Sie einen generischen Dateinamen eingeben (siehe Abschnitt Lokal Planen mit Upload ins SAP-System).

Wählen Sie

in der Symbolleiste. Diese Funktion schließt das Sichern der Dateibeschreibung und des Tabellenblatt-Layouts ein.

Die hier gesicherten Daten werden sofort endgültig gesichert.

Wählen Sie

CO-PA: Sie gelangen zurück zum Planungseinstieg.

Andere Applikationen: Sie gelangen zurück zur Vorparametrisierung. Löschen Sie Werte, die Sie für die Variablen eingegeben haben, falls diese nicht als Vorgabe bei der Planung angezeigt werden sollen. Wählen Sie .

Die Vorparametrisierung wird an dieser Stelle nur zwischengesichert. Sichern Sie daher zum Abschluß noch das Planerprofil, weil erst danach der Name der Dateibeschreibung endgültig dem Planungslayout zugewiesen wird, und die Werte für die Variablen erst dann endgültig gesichert werden.