Nebenkostenabrechnung

Im Rahmen der Nebenkostenabrechnung wird im System folgendes automatisch gebucht:

    1. Entlastung der Abrechnungseinheit
    2. Sollstellung f�r Nebenkonten
    3. Umbuchung der Vorauszahlungen
    4. Ausnahmen:
      a) Raumschuldnerprinzip (�sterreich). Weitere Informationen finden Sie unter Raumschuldnerprinzip.
      b) Rundungsdifferenzen (Schweiz)

Beispiel:

Ein Objekt besteht aus zwei Mieteinheiten, ME1 und ME2. Sie wollen eine Abrechnung f�r das Jahr 1999 buchen. Die Mieteinheiten waren wie folgt vermietet:

Konditionen:

F�r den gesamten Zeitraum (1.1.99 31.12.99) betrugen die Nebenkosten 3.000 DM und wurden auf das Konto 470400 gebucht:

40 Konto 470400 mit Nebenkontierung auf die Abrechnungseinheit

-an-

31 Kreditor

Die Aufteilung der Nebenkosten und (gegebenenfalls) der Leerstandskosten zwischen den Mietern wird durch die Umlegungseinheiten bestimmt:

Entlastung der Abrechnungseinheit

Die Aufteilungskonten werden angegeben:

IMG -> Nebenkostenabrechnung -> Schl�ssel und Regeln f�r die Abrechnung -> Kontenfindung, Buchungsschl�ssel, Belegarten -> Konten, Buchungsschl�ssel Aufteilungs- und Erl�sbuchungen

F�r das Konto 470400 sind folgende Konten bestimmt:

SAP Kontenbezeichnung Nummer Beschreibung
Entlastungskosten NK 470499 Entlast.Aufw. Betriebskosten
Verrechnungskonto MV 470500 Abrechnung.MV
Verrkonto MV o.Weiterverrechnung 470500 Abrechnung MV o. Weiterverr.
Verrechnungskonto ME 470520 Abrechnung.ME
Verrkto n.abzugsf. VSt 470950 Abrechnung n.a. Vorsteuer
Entlastung n.abzugsf. VSt 470999 Entlastung n.a. Vorsteuer

Wenn Sie mit der Buchung der Nebenkostenabrechnung beginnen, m�ssen Sie eine Belegart angeben. Die Nebenkostenabrechnung enth�lt folgende Buchungspositionen:

BS Konto (Nebenkontierung) Betrag
50 470499 (Entlastungskonto) (Abrechnungseinheit) 3000 DM
40 470500 Verrechnungskonto (MV 1.1) 500 DM
40 470500 Verrechnungskonto (MV 2) 600 DM
40 470500 Verr.konto MV o. Weiterverr. (MV 1.2) 700 DM (Pauschale)
40 470520 Verr.konto ME (ME1) 200 DM (Leerstand)

Vorverteilungs-Abrechnungseinheit

Wenn eine Vorverteilungs-Abrechnungseinheit abgerechnet werden soll, gibt es zwei Schritte:

Beispiel:Ein Hausmeister ist f�r zwei Wirtschaftseinheiten verantwortlich.Die Hausmeisterkosten sollen folgenderma�en verteilt werden:

30% auf die Abrechnungseinheit der Wirtschaftseinheit 1

50% auf die Abrechnungseinheit der Wirtschaftseinheit 2

20% sind nichtumlagef�hige Kosten (z.B. Instandhaltungskosten), die an eine Kostenstelle gebucht werden

Diese Verteilungsregeln sind in der Vorverteilungs-Abrechnungseinheit definiert.

Im System wird die Kostenart 470400 Umlagef�hige Betriebskosten f�r die Buchung der Gesamtkosten in H�he von 1.000 DM an die Vorverteilungs-Abrechnungseinheit verwendet.

Folgende Einstellungen m�ssen im Customizing vorgenommen worden sein:

Text Konto Kontoname

Kostenart Entlastung Vorvert-AE* 470499 Entlastung umlagef�higer Betriebskosten

Kostenart Empf�nger v. Vorvert-AE 470400 Umlagef�hige Betriebskosten (BK)

Kostenart Restkosten Vorvert-AE 470498 Entlastung Rest-BK v. Vorvert-AE

*Vorvert-AE = Vorverteilungs-Abrechnungseinheit

Mit diesen Einstellungen im Customizing finden im System folgende Buchungen zur kreditorischen Seite der Vorverteilungs-Abrechnungseinheit statt:

BS Konto (Nebenkontierung)

50 470499 Entlastung umlagef�hige Betriebskosten (Vorvert-AE) 1000 DM

40 470400 Umlagef�hige Betriebskosten (AE f�r WE1) 300 DM

40 470400 Umlagef�hige Betriebskosten (AE f�r WE2) 500 DM

40 470498 Entlastung Rest-Betriebskosten Vorvert-AE (Kostenstelle) 200 DM

Buchung: Sollstellung Mieterkonto

Die auf die einzelnen Mieter anfallenden Kosten werden vom System auf die Debitorenkonten der Mieter gebucht. Das gilt nicht f�r Mieter, die Pauschalen bezahlen.

Der zu benutzende Buchungssatz wird wie folgt ermittelt:

Einer Bewegungsart ist eine Konditionsart Vorauszahlung, die sich im Mietvertrag befindet, zugeordnet. Die Referenzbewegungsart .Nachforderung aus Abrechnung (Beziehungsschl�ssel 004) wird f�r diese Bewegungsart bestimmt, und es wird die Kostenfindungsvorschrift, die f�r diese Bewegungsart bestimmt wurde, verwendet.

Beispiel:

Bewegungsart 2001 ist der Konditionsart Vorauszahlung Betriebskosten zugeordnet. Im Dialogfenster Referenzbewegungsarten zuordnen findet man im Beziehungsschl�ssel 004 (.Nachforderung aus Abrechnung) die Referenzbewegungsart 2005, welcher folgende Kontenfindungsvorschrift zugeordnet ist:

Bewegungsart 2005 Konzernkz. + �berw.Nutz.Art + KoFiWert +
Soll 01* Abstimmkonto
Haben 50 205 Ertrag aus Abrech. BK
Belegart DR

Kontensymbole:

* Abstimmkonto zum Debitorenstammsatz
205 841500 Ertrag aus Betriebskostenabrechnung
Text Konto
KontoErtragNetto 841500 Ertrag aus Betriebskostenabrechnung
KontoErtragNaVSt 841900 Ertrag aus nichtabzugsf. Vorsteuer BK

In diesem Beispiel wird vom System f�r Mieter 1.1 folgendes gebucht:

01 Debitorenmieter 1.1. zu Mietvertrag 1.1. 500 DM

50 841500 Ertrag Abrechnung Nebenkontierung MV 1.1. 500 DM

F�r den Fall, da� im Mietvertrag eine Endabrechnung vereinbart wurde, wird eine Bewegungsart vom Nebenkostenabrechnungsschl�ssel abgeleitet.

IMG -> Nebenkostenabrechnung -> Schl�ssel und Regeln f�r die Abrechnung -> Endabrechnung: Nebenkostenschl�ssel/Bewegungsart zuordnen

Diese Bewegungsart bestimmt die Referenzbewegungsart, und die Referenzbewegungsart bestimmt wiederum das Konto.

Buchung: Umbuchungen der Vorauszahlungen an Mieterkonten

Die Mietervorauszahlungen werden gegen jegliche offene Nachforderungen in der Abrechnung verrechnet. Deshalb ist es wichtig, schon vor der Abrechnung zu wissen, welche Vorauszahlungen der Mieter geleistet hat.

Beispiel:

Mit dem Mieter mit Mietvertrag 1.1. war vereinbart worden, da� er monatlich 50 DM f�r die Dauer von drei Monaten vorausbezahlt. Eine Summe von 300 DM wurde bezahlt, und die Vorauszahlung f�r den dritten Monat steht noch aus. Die Abrechnung f�r diesen Zeitraum hat ergeben, da� der Kostenanteil dieses Mieters 500 DM betr�gt. Die Kosten werden wie oben beschrieben auf das Mieterdebitorenkonto gebucht. Im System m�ssen die Vorauszahlungen (in diesem Fall 300 DM) dem Mieterkonto als Gutschrift gebucht werden. Diese Posten stehen zun�chst auf dem Mieter-Debitorenkonto:

Soll Haben Vorgang
J 150 DM K 50 DM Sollstellung
J 150 DM Zahlungseingang
J 150 DM K 150 DM Sollstellung
J 150 DM Zahlungseingang
J 150 DM K 150 DM Sollstellung
500 DM Nachforderung aus Abrechnung
(J = f�llige Vorauszahlung; K = geleistete Vorauszahlung)

Die Positionen 'f�llige Vorauszahlung' (J) und 'geleistete Vorauszahlung' (K) sind aus der Konditionsart 21 'Vorauszahlung Betriebskosten' entstanden (siehe ), und werden mit der Bewegungsart 2000 gebucht. Diese Bewegungsart und die anderen Vorauszahlungsbewegungsarten geh�ren zum Typ 3ZVB (Definition der Bewegungsarten).

. Daraus ergibt sich der Betrag:

Soll 150 DM + Haben 450 DM = 300 DM Haben

Dieser Betrag wird jetzt umgebucht:

BS Konto Betrag
16 Debitor (Abstimmkonto aus Stammsatz) 300 DM Haben
09K Debitor (Sonderhauptbuchkonto) 450 DM Soll
19J Debitor (Sonderhauptbuchkonto) 150 DM Soll

und die Vorauszahlungen werden verrechnet.

In diesem Fall werden nur die tats�chlich geleisteten Vorauszahlungen ber�cksichtigt (IST-Vorauszahlungen).

Bitte beachten Sie, da� ein Posten nicht f�r eine Umbuchung ber�cksichtigt wird, wenn das F�lligkeitsdatum (Feld BSID-ZFBDT) dieses Postens nicht im Abrechnungszeitraum liegt.

Hinweis:

Es besteht die M�glichkeit, nur die K-Posten bei einer Nebenkostenabrechnung auszugleichen, durch die Vorgabe, da� nur die Sollvorauszahlungen ber�cksichtigt werden.

Die Tabelle, in der die Bewegungstypen den Bewegungsarten zugeordnet sind, bestimmt das Konto. Bewegungsarten und ihre Typen k�nnen in folgendem Vorgang dargestellt werden: IMG -> Konditionen, Bewegungsarten, Kontenfindung -> Bewegungsarten pflegen -> Den Bewegungstypen Bewegungsarten zuordnen.

Der Eintrag f�r eine unqualifizierte Anzahlung ist:

3UAN Unqualifizierte Anzahlung 7000

Die Bewegungsart 7000 wird benutzt, um den Buchungsschl�ssel 16 f�r die Habenbuchung zu bestimmen:

Bewegungsart 7000/Konzernkennzeichen+/�berwiegende Nutzungsart+
Soll 40 & Nicht benutzt
Haben 16 * Abstimmkonto./SHB-Konto
Belegart DA
Der Sollbuchungsschl�ssel wird nicht ausgewertet.

Die Buchung erfolgt �ber den Batch-Input f�r die FI-Transaktion "Beleg buchen mit Ausgleich", und der Buchungsschl�ssel 16, die Belegart, der Debitor und die Belegnummer/ Zeilennummer werden den offenen Vorauszahlungsposten �bergeben. Der Ausgleichsbuchungsschl�ssel f�r diese offenen Posten wird in F1 ermittelt.

Optierende Buchungskreise: Buchung der nichtabzugsf�higen Vorsteuer

Wenn Sie einen Buchungskreis haben, der zur Vorsteuer optiert, wird der Anteil der nichtabzugsf�higen Vorsteuer in der Nebenkostenabrechnung neuberechnet; gegebenenfalls wird eine Korrekturbuchung vorgenommen.

Beispiel

Im Oktober 1999 wurde ein Beleg mit dem Nettobetrag von 500 DM und 50 DM Vorsteuer auf eine Abrechnungseinheit gebucht.

31 Kreditor 550 DM

40 470400 Umlagef�hige Betriebskosten 500 DM

40 154000 (Abzugsf�hige) Vorsteuer 50 DM

F�r Oktober 1999 wird ein Optionssatz von 70% ermittelt, und dies f�hrt zu folgender Buchung f�r die Vorsteueraufteilung:

40 470900 Nichtabzugsf�hige Vorsteuer 15 DM
50 154000 (Abzugsf�hige) Vorsteuer 15 DM

Zur Einstellung der Kontenfindung f�r die Vorsteueraufteilung beachten Sie bitte das Kapitel zur Vorsteuerbearbeitung.

Die Nebenkostenabrechnung gibt an, da� 40% der Kosten von nichtgewerblichen (nicht optierenden) Mietern, 60% von gewerblichen (optierenden) Mietern stammen. Das bedeutet, da� der Anteil an nichtabzugsf�higer Steuer, der an den nichtgewerblichen Mieter weitergereicht wird, 40% von 50 DM, also 20 DM betr�gt. Deshalb mu� die f�r Oktober gebuchte nichtabzugsf�hige Vorsteuer um 5 DM angepa�t werden. Daraus ergeben sich folgende Buchungen f�r die Nebenkostenabrechnung:

40 470950 Abrechnung nichtabzugsf�hige Vorsteuer 20 DM
50 470999 Entlastung nichtabzugsf�hige Vorsteuer 20 DM
40 470900 Nichtabzugsf�hige Vorsteuer 5 DM
50 154000 (Abzugsf�hige) Vorsteuer 5 DM

Stellen Sie die o.g. Konten in im Unterpunkt Verrechnungskosten zu den Kostenkonton (umlagef�h. Kosten) ein.

Die Kosten der nichtabzugsf�higen Vorsteuer werden auf die nicht optierenden Mietern verteilt und zu den f�lligen Nettokosten addiert. Der so entstandene Betrag (Summe des Nettokostenanteils und des Anteils an nichtabzugsf�higer Vorsteuer) ist das Abrechnungsergebnis und wird dem Mieter ins Soll gestellt. Falls es im o.g. Beispiel nur einen nichtgewerblichen Mieter gibt, w�rden folgende Abrechnungsbuchungen stattfinden:

01 Debitorenkonto des Mieters 220 DM

50 841500 Erl�s aus Nebenkostenabrechnung 200 DM

50 841900 Erl�s aus nichtabzugsf�higer Vorsteuer 20 DM

Weitere Informationen zur Bestimmung des Erl�skontos 841500 finden Sie im obigen Text "Buchung: Sollstellung Mieterkonten". Aus diesem Konto wird das Erl�skonto f�r nichtabzugsf�hige Vorsteuer 841900 abgeleitet. Diese Einstellung erfolgt in im IMG-Vorgang "Zuordnung Erl�skonto naVSt zu Erl�skonto netto (NKA)"