Dokument durch Revisionsstand kennzeichnen 

Den Revisionsstand für ein Dokument können Sie nicht direkt im Änderungsdienst vergeben.

Über den Änderungsdienst können Sie für ein Dokument lediglich Revisionsstände ändern und anzeigen.

Die Kennzeichnung eines Dokumentes durch einen Revisionsstand kann ausschließlich während der Bearbeitung des Dokumentinfosatzes erfolgen. Für Dokumente wird die Vergabe der Revisionsstandes automatisch über die Dokumentart und Dokumentstatus geregelt.

Einstellungen für Revisionsstand im Customizing der Dokumentenverwaltung

Wenn Sie einen Bearbeitungsstand einer Dokumentversion durch einen Revisionsstand kennzeichnen möchten, beachten Sie folgende Hinweise:

So wird ein Dokumentinfosatz durch einen Revisionsstand gekennzeichnet:

Wählen Sie im Menü der Dokumentenverwaltung die Funktion zur Bearbeitung des Dokumentinfosatzes (Dokument ® Ändern).

  1. Prüfen Sie, ob für das Dokument eine Änderungsnummer erfaßt ist.
    Der Revisionsstand wird nur vergeben, wenn Sie das Dokument mit Bezug auf eine Änderungsnummer bearbeiten.
  2. Vergeben Sie einen neuen Dokumentstatus, für den im Einstellungsleitfaden Dokumentenverwaltung, Arbeitsschritt Dokumentstatus, das Freigabekennzeichen gesetzt ist.

    3. Der weitere Bearbeitungsablauf ist davon abhängig, wie für die Dokumentart das Statusnetz definiert wurde.

    – Sie erhalten ggf. das Dialogfenster Protokollfeld, damit Sie die Statusänderung protokollieren.

    – Der als freigegeben gewertete Dokumentstatus hat ggf. die Statusart Sperrstatus bzw. Original in Bearbeitung. In diesem Fall erhalten Sie eine Information, daß mehrere Felder nicht mehr eingabebereit sind. Nur noch ausgewählte Funktionen sind ausführbar.

  3. Das System prüft,

    4. – welche Revisionsstände bereits für eine Dokumentversion vergeben freigegeben wurden.

    – die festgelegte Reihenfolge der Revisionsstände und ermittelt den nächsten freien Revisionsstand.

    Wie die Vergabe erfolgt, ist abhängig von den Einstellungen unter den Steuerungsdaten:

    – Bei einer externen Vergabe erhalten Sie den nächsten freien Revisionsstand als Vorschlagswert, der durch einen beliebigen Wert überschrieben werden kann.

    – Bei einer internen Vergabe wird in einem Dialogfenster mitgeteilt, welcher Revisionsstand für diese Version vergeben wird.

    Da Sie eine Version nur mit Bezug auf eine Änderungsnummer bearbeiten können, bezeichnet ein Revisionsstand eindeutig eine Version.

  4. Sichern Sie das Dokument.

Das System sichert den neuen Dokumentstatus und den vergebenen Revisionsstand. Wenn Sie das Dokument anschließend bearbeiten, wird für die freigegebene Version neben dem Status das Freigabedatum angezeigt. Als Freigabedatum ermittelt das System das Gültig-ab-Datum aus dem Änderungsstammsatz.