Ablegen in der Dokumentenverwaltung (CA-DMS) 

Verwendung

Die Integration der Dokumentenverwaltung in die betriebswirtschaftlichen Arbeitsabläufe erfordert oftmals, den Originalzustand einer Information (Dokument) aufzunehmen und für einen langen Zeitraum aufzubewahren. Für viele betriebswirtschaftliche Aufgabenstellungen müssen diese Daten ohne Zeitverlust bereitgestellt werden.

SAP ArchiveLink ermöglicht sowohl die geordnete Datenspeicherung (ggf. mit vorheriger Komprimierung) als auch die Bildverarbeitung (Image Processing).
Der Dokumentinfosatz wird durch SAP ArchiveLink mit einem abgelegten Dokument verknüpft. Durch die vielfältigen Verknüpfungsmöglichkeiten eines Dokumentinfosatzes mit anderen Business Objekten (z.B. Materialstammsatz) sind auch diese Anwendungen indirekt mit der Ablage mit SAP ArchiveLink verknüpft.

Im Dokumentenverwaltungssystem (DVS) können Sie folgende Dokumente ablegen:

 

Die nachfolgende Grafik zeigt die Elemente des Ablegens in der Dokumentenverwaltung.

Ablegen in der Dokumentenverwaltung

Voraussetzungen

Technische Realisierung (CA-DMS)

Objekttyp

DRAW

Verknüpfungstabelle

TOA01

Zuordnung der Dokumentart (SAP ArchiveLink) zum Dokumenttyp

Dokumentart

Bezeichnung

Dokumenttyp
(Ablageformat)

D01

Druckliste

ALF (Drucklisten)

DMO

DVS Demo-Dokumente

ALF (Drucklisten)

DRW

DVS Dokumente

ALF (Drucklisten)

DVS

DVS Originale

BIN (Binärdaten)

 

Erweiterungen

Es sind keine Erweiterungen vorgesehen.

Vorbereitung und Customizing (CA-DMS)

Customizing der Dokumentenverwaltung

Für das Ablegen von Dokumenten sind Einstellungen im Customizing Dokumentenverwaltung erforderlich.

Das Customizing Dokumentenverwaltung finden Sie im Einführungsleitfaden unter folgendem Eintrag:

Anwendungsübergreifende Komponenten ® Dokumentenverwaltung

Nachfolgend werden alle erforderlichen Arbeitsschritte aufgelistet:

Sie können für jede Dokumentart (CA-DMS) entscheiden, ob das Ablegen von Originaldateien vorgesehen ist. In diesem Fall setzen Sie im Feld ArchBer das Kennzeichen: Ablage im Archiv vorgesehen.

Voraussetzung:

Im Customizing SAP ArchiveLink müssen die externen Ablagesysteme, die Sie für das DVS nutzen möchten, mit ihren RPC-Adressen definiert sein.

In diesem Arbeitsschritt definieren Sie die Ablagesysteme, auf denen Dokumente für die Dokumentenverwaltung abgelegt werden sollen (z.B. A2 , A3 ), als Datenträger.

Für jedes Ablagesystem erfassen Sie den Pfad für die Bereitstellung von abgelegten Originaldateien. Dieser Pfad wird benötigt, wenn Sie abgelegte Originaldateien anzeigen bzw. ändern möchten.

Diese Pfadangabe ist ein Vorschlagswert. Bei der Bearbeitung von abgelegten Originaldateien können Sie diesen Pfad durch jeden anderen Pfad ersetzen, der durch das Ablagesystem erreichbar ist.

Definieren Sie die Ablagesysteme für die Dokumentenverwaltung als Datenträger für die Originaldateien.

Für Applikationen, deren Originaldateien abgelegt werden sollen, erfassen Sie das Ablagesystem (z.B. Ablagesystem A2 für die Applikation WinWord 7.0).

Anwendungsspezifische Berechtigungen

Das System prüft, ob der Sachbearbeiter berechtigt ist, die Originaldateien der gewählten Dokumentart zu bearbeiten. Darüber hinaus finden Berechtigungsprüfungen für die Ablagefunktionen statt.

Die Berechtigungsobjekte für die Bearbeitung von Dokumenten (DVS) sind der Objektklasse Dokumentenverwaltung zugeordnet.

Folgende Berechtigungsobjekte werden geprüft:

Dieses Objekt steuert, für welche Kombination aus Aktivität und Dokumentart ein Benutzer den Dokumentinfosatz bearbeiten darf.

Dieses Objekt steuert, für welche Originaldateien einer bestimmten Dokumentart Zugriffsberechtigungen bestehen.

 

Aktivitäten

Das Menü für die Dokumentenverwaltung finden Sie unter folgendem Pfad:

Logistik ® Zentrale Funktionen ® Dokumentenverwaltung ® Dokument ® Anlegen bzw. Ändern

Sie können folgende Aktivitäten für eingehende Dokumente ausführen:

Sie können folgende Aktivitäten für digitale Originaldateien ausführen: