Mit der Belegvorerfassung können unvollständige FI-Belege im SAP-System erfaßt und gespeichert (vorerfaßt) werden, ohne daß hierfür umfangreiche Eingabeprüfungen erforderlich sind. Bei der Belegvorerfassung ordnet das System eine Belegnummer zu und ermöglicht die Online-Sicht auf die vorerfaßten Belege. Wenn eine Kreditorenrechnung vorerfaßt wird, wird der Saldo des Kreditoren nicht aktualisiert. Statt dessen ist der Beleg online in der Einzelpostenliste für diesen Kreditoren in einer speziellen Kategorie, den "vorerfaßten Belegen", zu sehen. Von der Einzelpostenliste ausgehend kann der Benutzer den vorerfaßten Beleg anzeigen, um die Informationen zu prüfen. Er hat auf diese Weise einen kompletten Überblick über die Kreditorenbelastung. Belege können vorerfaßt werden, ohne einen Genehmigungs-Workflow auszulösen. Dies kann z.B. erforderlich sein, wenn eine Rechnung vor Ausführung einer Dienstleistung eingeht.

Zwei Vorbedingungen müssen erfüllt sein, bevor ein Beleg automatisch zur Genehmigung via Workflow weitergeleitet werden kann. Zunächst muß der Benutzer den Beleg vorerfassen. Danach analysiert das System den Betrag des vorerfaßten Belegs. Ist der Betrag gleich dem oder höher als der Basisauslösebetrag, der für die "Workflow-Variante" in der Konfiguration der Belegvorerfassung definiert wurde, wird der Workflow aktiviert. Die Weiterleitung des Belegs und die Regeln für die Genehmigungsstufen werden beim Customizing für Belegvorerfassungs-Workflows definiert. Nachdem die berechtigten Personen die Freigabe erteilt haben, können vorerfaßte Belege vervollständigt, geprüft und anschließend vom System automatisch an einem späteren Datum gebucht werden. Dieser Vorgang kann sogar von einem anderen Sachbearbeiter ausgeführt werden

Im IDES-System wurden drei verschiedene Genehmigungsstufen definiert:

· Unter DEM 500,00 Keine Genehmigung erforderlich

· Von DEM 500,00 bis 1.000,00 Eine Genehmigungsstufe erforderlich

· Von DEM 1.000,00 bis 10.000 Zwei Genehmigungsstufen erforderlich

· Über DEM 10.000 Drei Genehmigungsstufen erforderlich

In diesem betriebswirtschaftlichen Szenario wird eine eingehende Rechnung automatisch zur Genehmigung an eine Führungskraft weitergeleitet, wenn der Rechnungsbetrag über DEM 500,00, jedoch unter DEM 1.000,00 liegt. Weitere Informationen zur technischen Realisierung dieses Beispiels mit den Tools des SAP Business Workflow, zu den erforderlichen Vorbereitungsmaßnahmen und den Customizing-Einstellungen finden Sie in der Online-Hilfe unter R/3-Bibliothek ® BC-Basis ® SAP Business Workflow ® BC-Workflow-Szenarios in den Anwendungen: FI - Finanzwesen

Workflow Szenarios in der Finanzbuchhaltung (FI) ® Belegvorerfassung.