Freigabe 

Verwendung

Für wesentliche Funktionen in der Stamm- und Bewegungsdatenbearbeitung wurde in der Darlehensverwaltung ein gestaffeltes Freigabeverfahren nach dem Mehr-Augen-Prinzip realisiert. Dies kann für einzelne Bereiche unterschiedlich ausgeprägt sein. Beispielsweise kann bei der Darlehensstammdatenerfassung das Zwei-Augen-Prinzip und bei der Auszahlung das Vier-Augen-Prinzip verwendet werden. Die Freigabestufen werden dabei anhand des Freigabestatus festgelegt.

Voraussetzungen

Die Freigabe muß im Customizing unter Aktivkennzeichen pflegen für die relevanten Freigabeobjekte aktiv geschaltet sein. Zudem ist eine objektindividuelle Aussteuerung des Mehr-Augen-Prinzips unter Freigabestatusparameter definieren festzulegen.

Funktionsumfang

Folgende Freigabeobjekte können Sie bei aktivierter Freigabe über den Freigabeworkflow bearbeiten und freigeben:

Abhängigkeiten

Eine Eigenschaft des Freigabeverfahrens besteht darin, daß zuerst alle Stammdaten zu einem Darlehen freigegeben sein müssen, bevor weitere Schritte zu diesem durchgeführt werden können wie z.B. Buchungen oder das Erzeugen von Plansätzen. Stammdaten zu einem Darlehen umfassen die Darlehensdaten selbst sowie die Daten zu allen zugeordneten Geschäftspartnern und zum Beleihungsobjekt. Bewegungsdaten beschreiben dagegen immer Vorgänge, die für die Buchhaltung relevant sind. Darunter fallen die Auszahlung, die einzelnen Geschäftsvorfälle, die Zahlungseingangsnachbearbeitung, die Kapitalumbuchung und das Storno.

Bevor Sie die Daten freigegeben haben, können Sie diese noch ändern. Nach durchgeführter Freigabe führen Veränderungen der Daten dazu, daß Sie diese erneut freigeben müssen. Der Freigabestatus wird dabei auf den Initialwert zurückgesetzt.

Ein weiteres Merkmal ist, daß kein neuer Bewegungssatz zu einem Darlehen eingegeben werden kann, bevor nicht ein bereits vorhandener Bewegungssatz derselben oder einer anderen Buchungsanwendung freigegeben ist. Es ist z.B. nicht möglich, eine Bearbeitungsgebühr zu erfassen, sofern eine zuvor angelegte Auszahlung noch nicht freigegeben wurde.

Auslösen des Freigabeverfahrens

Bei jeder Neuanlage bzw. Änderung eines Freigabeobjekts wird ein neues Workitem erzeugt und somit das Freigabeverfahren eingeleitet. Bei der zur Freigabe autorisierten Person erscheint das Workitem zur weiteren Bearbeitung und Freigabe automatisch im Eingang des Business Workplace (Arbeitsplatz des Anwenders).

Gesondert zu betrachten ist die Beschlußfassung, bei der das Freigabeverfahren manuell ausgelöst werden muß. Nähere Informationen finden Sie unter Beschlußfassung.

Freigabe über den Business Workplace

  1. Wählen Sie Büro ® Arbeitsplatz ® Eingang. Die von Ihnen freizugebenden Objekte werden Ihnen in einer Tabelle, die über den ABAP List Viewer ausgegeben wird, angezeigt.
  2. Markieren Sie ein Workitem und wählen Sie Ausführen. Es wird Ihnen die Freigabehistorie des Objekts ausgewiesen, innerhalb dieser die Änderungen über den Freigabestatus protokolliert werden. Die Freigabehistorie unterteilt sich in mehrere Abschnitte:
    1. Es werden Ihnen das Datum und die Zeit, zu denen das Objekt angelegt bzw. geändert wurde, angezeigt.
    2. Die Person, die das Objekt angelegt, geändert bzw. freigegeben hat, wird in den Feldern Vorname und Nachname benannt sowie im Feld Benutzer/in. Zusätzlich werden Angaben zum Telefon, d.h. Vorwahl und Anschluß, zur Durchwahl sowie zur Abteilung angezeigt.
    3. Das Freigabeverfahren ordnet den zur Freigabe anstehenden Freigabeobjekten einen Freigabestatus zu. Der Freigabestatus gibt Ihnen Auskunft über den aktuellen Stand des Datensatzes. Die erste Stelle repräsentiert die Anzahl der Augenpaare, die bei der Freigabe berücksichtigt werden. Die zweite Stelle des Status kennzeichnet die Anzahl der noch zu erteilenden Freigaben.

      4.  

      Ein Datensatz unterliegt dem Vier-Augen-Prinzip, das bedeutet, daß zwei Freigabestufen zu durchlaufen sind und somit zwei Anwender unabhängig voneinander den Satz freigeben müssen. Der Initialstatus, der beim Anlegen vergeben wird, ist damit 22. Nach der ersten erfolgten Freigabe hat der Freigabestatus den Wert 21 und nach der zweiten den Wert 20. Dieser Status bedeutet, daß der Satz vollständig freigegeben wurde.

    4. Anhand des Freigabekennzeichens können Sie erkennen, ob das Objekt neu angelegt worden ist ('I') oder bereits geändert wurde ('U'). Nach Freigabe des Objekts bleibt dieses Feld leer.
    5. Das für das Objekt relevante Mehr-Augen-Prinzip wird Ihnen im Feld Bezeichnung erläutert, das dem in numerischer Form dargestellten Freigabestatus entspricht.

    Die Freigabehistorie können Sie sich auch beim Anlegen bzw. Ändern eines Freigabeobjekts anzeigen lassen, ohne daß Sie dort jedoch das Objekt bearbeiten und freigeben können.

  3. Über Freigabeobjekt ändern haben Sie die Möglichkeit, bereits angelegte Daten des Objekts zu ändern. Nachdem Sie die Änderungen gesichert haben, gelangen Sie automatisch in den Eingang des Business Workplace zurück. Durch die Änderung wurde ein neues Workitem erzeugt, das das alte ersetzt. Dieses kann nun erneut über Ausführen bearbeitet und freigegeben werden.
  4. Über Freigabeobjekt anzeigen werden Ihnen die Daten zu dem Objekt angezeigt. Dabei wird automatisch ein neuer Modus geöffnet, so daß Sie die Möglichkeit haben, die angezeigten Objektdaten mit den Änderungsbelegen zu vergleichen, die Sie parallel dazu über Änderungsbelege für Objekt anzeigen aufrufen können. Die Funktion Änderungsbelege für Objekt anzeigen steht nur für die Darlehensstammdaten, den Geschäftspartner sowie für die Objekte zur Verfügung.
  5. Sie geben das Freigabeobjekt über Freigabe erteilen frei. Ist die Freigabe vollständig durchgeführt und somit die zweite Stelle des Freigabestatus auf Null, wirkt sich dies unterschiedlich auf die Objekte aus:

    6. Darlehensstammdaten, Objekte, Geschäftspartner, Neugeschäftstableau

    Die Daten dieser Objekte sind freigegeben.

    Auszahlung, Sondertilgung, Geschäftsvorfallerfassung Gebühren, Einzelerfassung Gebühren

    Aus den freizugebenden Sätzen werden durch die Freigabe Plansätze, die erst jetzt auf die Datenbank geschrieben werden. Diese Plansätze können nun gebucht werden.

    Kapitalumbuchung, Zahlungseingangsnachbearbeitung, Storno

    Mit der Freigabe erfolgt sofort die Buchung der Daten (Istsätze).

  6. Sie haben auch die Möglichkeit, das Freigabeobjekt abzulehnen. Über Freigabe ablehnen erhält der Initiator des Freigabeworkflows das Freigabeobjekt zur Überarbeitung zurück, d.h. es erscheint als Workitem im Eingang seines Business Workplace. Die Ablehnung sollten Sie in einer Anlage begründen.

Weitere Informationen finden Sie unter BC-Basis ® SAP Business Workflow (BC-BMT-WFM).