Hintergrundinformationen zur verdichteten Analyse
Verwendung
Ziel dieses Abschnittes und der zugehörigen Beispiele ist, die betriebswirtschaftliche Methodik der Verdichtung in der Kostenträgerrechnung zu erklären. Weiterhin werden die sich daraus ergebenden Konsequenzen für die Interpretation der Daten benannt.
Dazu werden folgende Aspekte betrachtet:
Verdichtung von Daten auf originären Objekten
Allen Verfahren der verdichteten Analyse (Produktrecherche, Verdichtungshierarchie, Kostenträgerhierarchie) in der Kostenträgerrechnung ist gemeinsam, daß sie auf den Daten der originären Objekte ( z.B. Fertigungsaufträge und Produktkostensammler) aufsetzen.
Auf diesen originären Objekten werden die Daten folgendermaßen fortgeschrieben:
Eine weitere Gliederung erfolgt in:
Die notwendigerweise durchzuführenden Datenbeschaffungsläufe überführen die Daten für den Verdichtungszeitraum periodengerecht in die Verdichtungsstrukturen:
Beispiel
Das im folgenden beschriebene Beispiel ist aufgegliedert in einen Stammdatenteil und ein Szenario.
Die Stammdaten umfassen:
In dem Szenario ist ein Produktionsprozeß über zwei Perioden beschrieben:
Beide Aufträge haben eine Abrechnungsvorschrift mit der Abrechnungsart GES (Gesamt). An jedem Periodenende wird der Periodenabschluß im Auftragsbezogenen Produkt-Controlling durchgeführt.
Stammdaten:
Es wird ein Gemeinkostenzuschlag auf die Eigenleistungen berechnet. Der Zuschlagssatz beträgt im Plan 50%, im Ist jedoch 75%, wodurch Abweichungen zustande kommen.
Halbfabrikatekosten in der verdichteten Analyse
Die eingehenden Halbfabrikatekosten bilden in der Regel bei Verdichtungsmerkmalen, die hierarchisch höher als Material liegen, eine Besonderheit.
Während Rohstoffeinsatz, Leistungsverbrauch, Zuschläge, Ware in Arbeit und Abweichungskategorien ohne Probleme in einer kostenartengerechten Verdichtung auf den einzelnen Verdichtungsstufen aggregiert betrachtet werden können, sind verdichtete Kennzahlen zu Plan-, Ist- und Sollkosten gesondert zu interpretieren.
Betrachten Sie beispielsweise die Verdichtung auf Kennzahlenebene für die Periode 1. Auf Materialebene bewirken die Istkosten-Belastungen von DM 450,- für das Halbfabrikat und DM 675,- für das Fertigerzeugnis keine Probleme bei der Interpretation der Daten.
Betrachten Sie nun die Istkosten-Belastungen beider Aufträge verdichtet als Kennzahl (DM 450,- + DM 675,- = DM 1125,-). Eine Interpretation dieses Wertes als gesamte Istkosten der Periode ist nicht statthaft, da in dieser Kennzahl sowohl die Fertigungskosten des Halbfabrikates als auch die Lagerentnahme eines Halbfabrikates für die Erstellung des Fertigerzeugnises enthalten sind.
Auch eine Saldierung der Istkosten-Belastungen von DM 1125,- mit den verdichteten Istkosten-Entlastungen von DM 400,- liefert in der Regel nicht die Istkosten der Periode.
Ein analoges Problem ergibt sich für die Betrachtung der Kennzahlen für Plankosten und Sollkosten.
Empfehlung
Analysieren Sie die Kosten für Halbfabrikate und die übrigen Kosten getrennt voneinander.
Dies ist in der Verdichtungshierarchie und in der Kostenträgerhierarchie durch die kostenartengerechte Verdichtung und eine entsprechend eingestellte Materialkontenfindung (separate Kostenart für die Fortschreibung des Verbrauchs von Halbfabrikaten) jederzeit möglich.Für die Produktrecherche können Sie ein entsprechendes Elementeschema definieren, welches die Kostenart für den Verbrauch von Halbfabrikaten einem separaten Kostenelement zuordnet. Dieses Elementeschema hinterlegen Sie im Customizing des Informationssystems im Arbeitsschritt Berichtsparameter Produktkosten-Controlling pflegen.
Bei der Interpretation der Halbfabrikatekosten müssen Sie nun entscheiden, welcher prozentuale Anteil in den Kosten dieser Periode bereits enthalten ist oder welche Halbfabrikate bereits in Vorperioden gefertigt wurden. Dies kann nicht vom System unterstützt werden.
Objekte mit Gesamtabrechnung
Viele Anwender nutzen die verdichtete Analyse für periodische Betrachtungen. Die einzelnen Objekte sind hingegen meist kumuliert zu betrachten. Dies wird bei Produktionsaufträgen durch die Abrechnungsart "Gesamt" festgelegt. Im folgenden wird die Problematik der periodischen Analyse von Objekten mit Gesamtabrechnung erläutert.
Bei dem im Beispiel aufgeführten Fertigungsauftrag für das Fertigerzeugnis ist ein Fall veranschaulicht, in dem sich ein Fertigungsauftrag mit Abrechnungsart "Gesamt" über zwei Perioden erstreckt. Die gesamten Sollkosten werden erst in der Periode errechnet und auf der Datenbank fortgeschrieben, in der der Auftrag endgeliefert oder technisch abgeschlossen wird. Die Ermittlung und Fortschreibung der Sollkosten erfolgt im SAP-System im Rahmen der
Abweichungsermittlung.Betrachten Sie nun die Kennzahlen für die Sollkosten und für die Istkostenbelastung des Fertigungsauftrages für das Fertigerzeugnis. Während den Istkosten der Periode 1 keine Sollkosten gegenüberstehen, stehen den Istkosten der Periode 2 die über beide Perioden kumulierten Sollkosten in Höhe von DM 950,- gegenüber. Eine separate Betrachtung einer einzelnen Periode führt hier zu falschen Aussagen.
Auf hoch verdichteten Ebenen oder Betrachtungen über längere Zeiträume saldiert sich dieser periodische Effekt jedoch in der Regel auf Null.
Verdichtungszeitraum
Bei einem Datenbeschaffungslauf müssen Sie einen Verdichtungszeitraum in der Form 'von Periode'/'bis Periode' angeben.
Durch Angabe dieses Zeitraums bestimmen Sie folgendes:
Auf die Selektion der Objekte, deren Daten verdichtet werden, hat die Eingrenzung des Gültigkeitszeitraumes beim Datenbeschaffungslauf KEINE Auswirkung! Die Spezifizierung der zu selektierenden Objekte erfolgt z.B. durch die Definition einer Verdichtungshierarchie.
Empfehlung
Berücksichtigen Sie bei der Eingabe des Verdichtungszeitraums mindestens die offenen Perioden in der Finanzbuchhaltung (FI) als Verdichtungszeitraum, da sich innerhalb der offenen Perioden die Daten auf den originären Objekten noch verändern können. In der Regel wählen Sie daher die Abschlußperiode und deren Vorperiode.
Besonderheit bei statusabhängiger Selektion
Benutzen Sie eine Verdichtungshierarchie in Verbindung mit einem Statusselektionsschema, so müssen Sie dies bei der Festlegung des Verdichtungszeitraumes beachten.
Sie nutzen beispielsweise eine Verdichtungshierarchie mit einem Statusselektionsschema, bei dem nur Objekte mit einer durchgeführten Abweichungsermittlung einbezogen werden. Gleichzeitig wählen Sie als Verdichtungszeitraum von Periode 2 bis Periode 2. Dies hätte zur Konsequenz, daß der Fertigungsauftrag für das Fertigerzeugnis aus obigem Zahlenbeispiel in dieser Verdichtung erstmalig einbezogen würde, jedoch nur die Daten aus Periode 2 verdichtet würden. Im Verdichtungsbericht würden - wie unter Objekte mit Gesamtabrechnung erläutert, den kumulierten Sollkosten nur partielle Istkosten gegenüberstehen.
Um brauchbare Aussagen zu erhalten, ist hierbei also ein Verdichtungszeitraum zu wählen, der sich an der maximalen Laufzeit der originären Objekte orientiert.
Stellen Sie daher sicher, daß der Verdichtungszeitraum so eingestellt ist, daß die maximale Laufzeit der Objekte, die neu in die Verdichtung aufgenommen werden, auch abgedeckt ist.