Sachkontenstammdaten, die Sie nicht benötigen, können Sie archivieren. Beim Archivieren werden die gewünschten Daten aus der Datenbank gelöscht und in eine Datei gestellt. Diese Datei können Sie dann in ein Archivierungssystem übertragen.

Der Stammsatz eines Sachkontos kann nicht sofort physisch aus dem System gelöscht werden. Zunächst muß vom System geprüft werden, ob er gelöscht werden kann. Sie können daher einen Stammsatz im ersten Schritt lediglich zum Löschen vormerken.

Dies können Sie auf zwei Ebenen tun:

• Wenn Sie einen Stammsatz für alle Buchungskreise löschen wollen, müssen Sie ihn im Kontenplan zum Löschen vormerken. Der Eintrag im Kontenplan wird ebenfalls gelöscht, wenn Sie dies für den Archivierungslauf angeben. Voraussetzung ist, daß keine Stammsätze in den Buchungskreisen von diesem Eintrag abhängig sind.
• Wenn Sie ihn lediglich in einem oder mehreren Buchungskreisen löschen wollen, müssen Sie ihn im buchungskreisspezifischen Bereich des Stammsatzes zum Löschen vormerken.

Zum physischen Löschen müssen Sie ein spezielles Programm aufrufen. Es prüft zunächst, ob die vorgemerkten Stammsätze gelöscht werden können. Voraussetzung ist, daß zu diesem Stammsatz keine Verkehrszahlen mehr gespeichert sind. Auch Verkehrszahlen zurückliegender, nicht archivierter Geschäftsjahre verhindern das Löschen. Sätze, die gelöscht werden können, werden archiviert und aus dem System gelöscht. Konnte das Programm Stammsätze nicht löschen, wird eine Liste dieser Stammsätze ausgegeben.