Erhebungsbögen werden im Einführungsleitfaden im Abschnitt "Einzelabschlußdaten" jeweils im Kapitel Übernahme aus dezentraler PC-Erfassung oder im Kapitel Online-Erfassung definiert.

Ein Erhebungsbogen setzt sich aus einem Zeilenaufbau und einem Spaltenaufbau zusammen. Im Zeilenaufbau werden die pro Erhebungsbogen zu erfassenden Positionen mit den jeweiligen Zusatzkontierungen festgelegt. Der Spaltenaufbau beinhaltet die Ausprägungen der zu erfassenden Positionen hinsichtlich Positionstext, Positionsnummer und Wert.
Die Definition der Zeilenaufbauten und Spaltenaufbauten erfolgt innerhalb der Defintion von Erhebungsbögen über den Menüpunkt Zusätze.

Bei der Definition von Erhebungsbögen sind folgende Parametrisierungen vorzunehmen:

• Alle Erhebungsbögen erhalten einen maximal 12-stelligen Namen sowie eine Überschrift, die beim Ausdruck bzw. beim Erfassen erscheint.

• Im Feld Zeilenaufbau wird die Zeilenaufbauvorschrift und im Feld Spaltenaufbau die Spaltenaufbauvorschrift zugeordnet. Ist die entsprechende Vorschrift noch nicht definiert, so wird der Anwender vom System darauf hingewiesen und das Anlegen dieser Vorschrift angeboten.

• Das Kennzeichen im Feld Texttyp legt fest, ob Kurz-, Mittel- oder Langtexte der Positionen gedruckt werden sollen. Wenn Vortexte mit ausgegeben werden sollen, so ist dies entsprechend anzukreuzen.

• Die Angabe einer exklusiven Bewegungsart bewirkt, daß für alle Positionen einer Zeilenaufbauvorschrift diese Bewegungsart zur Eingabe erscheint. Dadurch entfällt in der Zeilenaufbauvorschrift die Angabe eines Bewegungsartensets sowie die Definition zusätzlicher Sets. Somit können auch mit einer einzigen Zeilenaufbauvorschrift verschiedene Erhebungsbögen durch Eingabe der jeweiligen Bewegungsart definiert werden. Wurde zur Differenzierung der Umsätze z.B. die Position 30110201 "Bruttoerlöse Nordamerika" in einer Zeilenaufbauvorschrift ohne die Angabe eines Bewegungsartensets definiert, so können nun verschiedene Formulare mit der jeweiligen Bewegungsart angelegt werden. Dies ist insbesondere dann nützlich, wenn über Bewegungsarten Sparten oder Tätigkeitsbereiche bearbeitet werden sollen.

• Zur Tabellenpflege über Erhebungsbogen ist im Feld Tabelle der Name der Meldetabelle zu hinterlegen.

• Für die Erfassung von Mengen ist die Mengeneinheit zu hinterlegen, in der erfaßt werden soll.

• Über das Sperrkennzeichen kann gesteuert werden, wann die Erfassung eines Formulares möglich ist:

• die Erfassung ist generell gesperrt
• die Erfassung ist möglich, bis die Erfassung in der Statusverwaltung gesperrt ist
• die Erfassung ist möglich, bis die Währungsumrechnung in der Statusverwaltung gesperrt ist
• die Erfassung ist generell möglich

• Die Positionen können in mehreren Erhebungsbögen zur Erfassung erscheinen. Dabei kann jeweils ein anderer Aufriß oder nur die Eingabe des Positionswertes erfolgen. Wenn nun bei aufgerissenen Formularen keine Änderung des schon erfaßten übergeordneten Positionswertes erfolgen soll, so ist das Feld Formular sperren anzukreuzen.

• Soll für einen Erfassungsbogen ein Schlußblatt, welches das Datum der Ausgabe auf der letzten Seite angibt, gedruckt werden, so ist dies entsprechend anzukreuzen.

• Die Erfassung der Erhebungsbögen kann auch in Konzernwährung durchgeführt werden, wenn das Feld Konzernwährung angekreuzt wird. Ansonsten erfolgt die Erfassung in Hauswährung.

• Eine Position kann in verschiedenen Zeilenaufbauvorschriften mit unterschiedlichen Sets (z.B.: verschiedene Bewegungsartensets) zum Aufriß definiert werden. Dadurch können für eine Position jeweils unterschiedliche Bewegungsarten erfaßt werden. Durch das Ankreuzen des Feldes KZ BWA aus Set kann nun gesteuert werden, ob bereits erfaßte Bewegungsarten, die im aktuellen Set jedoch nicht definiert sind, erscheinen sollen oder nicht:

• Bei der Erfassung kann eine zusätzliche Berechtigungsprüfung erfolgen, wenn eine Berechtigungsgruppe im entsprechenden Feld angegeben wird. Somit kann nur der Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung einen Erhebungsbogen erfassen und/oder ändern.

• Bei einigen Erhebungsbögen - wie Bilanz oder GuV - sollten die Werte bei der Erfassung einen Saldo von Null ergeben. Wenn dies zwingend der Fall sein soll, d.h. daß ein Buchen eines Formulars nur noch bei Saldo Null möglich ist, muß das Feld KZ Saldo-Null angekreuzt werden.