Rolle 

Definition

Objekt, das von der Komponente SAP Business Workflow zur Ermittlung möglicher Bearbeiter eines Workitems verwendet wird.

Verwendung

Sie verwenden Rollen, um einen (oder mehrere) Bearbeiter für eine Aufgabe zu bestimmen, wenn die Menge der möglichen Bearbeiter zu groß oder unspezifisch ist. Durch die Zuordnung von Worktitems zu den entsprechend organisatorisch geeigneten Mitarbeitern werden Zuständigkeiten und Berechtigungen geregelt und Engpässe vermieden.

Sie wollen die Abwesenheitsmitteilung von Herr Schmitt an seinen Abteilungsleiter leiten. Alle Abteilungsleiter in Ihrem Unternehmen sind mögliche Bearbeiter einer Abwesenheitsmitteilung. Sie wollen jedoch nicht, daß jeder Abteilungsleiter die Abwesenheitsmitteilung von Herrn Schmitt erhält. Die Rolle zur Ermittlung des Vorgesetzten ermöglicht Ihnen die Auswertung der Zuordnungen (Verknüpfungen) innerhalb einer Aufbauorganisation zur Laufzeit. Über die Verknüpfungen ermittelt das System Frau Müller als Abteilungsleiterin von Herrn Schmitt. Die Aufgabe wird an Frau Müller geleitet.

Andere Beispiele sind:

Rolle zur Ermittlung des Konstruktionsbüros

Rolle zur Ermittlung der Organisationseinheit eines Benutzers

Der Bearbeiter einer Rolle muß kein Benutzer sein. Alle Objekte der Komponente Organisationsmanagement können Bearbeiter einer Rolle sein.

Der Workflow verwendet die Werte im Rollen-Container, um eine Teilmenge der möglichen Bearbeiter auszuwählen. Die Rollenauflösung - die zur Bestimmung des Bearbeiters eines Workflow-Schrittes zur Laufzeit stattfindet - ist somit ein intelligentes, effizientes und flexibles Werkzeug.

Rollen als Defaultrollen bei der Definition von Einzelschrittaufgaben

Bereits bei der Definition von Einzelschrittaufgaben können Sie in den folgenden Fällen bestimmte Bearbeiter bzw. Empfänger durch ihre Rolle angeben:

In diesem Zusammenhang wird von den Defaultrollen einer Aufgabe gesprochen. Die Angabe von Defaultrollen bei einer Einzelschrittaufgabe ist immer optional. Wenn Defaultrollen angegeben werden, ist ggf. eine entsprechende Datenflußdefinition vom Aufgabencontainer auf den Rollencontainer vorzunehmen.

Die Defaultrollen werden aufgelöst, bevor die Einzelschrittaufgabe ausgeführt wird. (Wenn die Einzelschrittaufgabe als Schritt in einer Workflow-Definition verwendet wird, werden die Defaultrollen nur aufgelöst, wenn in der Workflow-Definition keine anderslautenden Angaben zur Zuständigkeit oder zu den Adressaten gemacht sind.)

Für die Bearbeitung von Einzelschrittaufgaben gilt generell, daß eine Einzelschrittaufgabe nur von ihren möglichen Bearbeitern (oder einer Teilmenge davon) ausgeführt werden kann.

Durch die Angabe einer Rolle wird der Kreis dieser Bearbeiter auf die ausgewählten Bearbeiter eingeschränkt; niemals können auf diese Weise neue Bearbeiter zur Ausführung der Kundenaufgabe/Standardaufgabe berechtigt werden.

Rollen in Workflow-Definition

Bei der Definition von folgenden Schritten einer Workflow-Definition können die zuständigen Bearbeiter und die Empfänger durch ihre Rolle angegeben werden:

Diese Angaben haben dann nur lokale Gültigkeit für die jeweilige Workflow-Definition und sind optional.

(Die Angabe einer Rolle ist dabei nur eine von mehreren Möglichkeiten, die zuständigen Bearbeiter und die Adressaten anzugeben. Es ist auch möglich, die Zuständigkeit durch ein geeignetes Organisationsobjekt (Stelle, Planstelle, Organisationseinheit) oder durch einen Ausdruck mit Bezug auf den Workflow-Container anzugeben.)

Struktur

Es gibt verschiedene Methoden, Rollen zu definieren. Benutzen können Sie dazu:

Sie verwenden einen Funktionsbaustein für die Definition von Standardrollen, wenn sehr komplexe Auswahlkriterien für das Auffinden des Bearbeiters einer Aufgabe vorliegen. Wenn Sie Rollen über Funktionsbausteine definieren, findet das System Bearbeiter, indem es die Funktion ausführt. Wie die Daten erhalten werden, variiert von Funktion zu Funktion. Sie können vordefinierte Funktionen verwenden oder eigene Funktionen anlegen.

Sie verwenden Organisationsdaten für die Definition von Standardrollen, wenn Sie sich bei der Leitung Ihrer Geschäftsprozesse auf Ihr Organisationsmodell stützen. Wenn Sie Rollen über Organisationsdaten definieren, verfolgt die Rollenauflösung die möglichen Bearbeiter einer Aufgabe über die Verknüpfungen zwischen der Aufgabe, den Objekten des Organisationsmanagements und den SAP Organisationsobjekten.

Sie verwenden Zuständigkeiten für die Definition von Standardrollen, wenn Sie präzisere Auswahlkriterien für die Bearbeiterauffindung benötigen, jedoch keine Funktionsbausteine einsetzen wollen. Sie können auch das Organisationsmodell zum Auffinden von möglichen Bearbeitern über Stellen, Planstellen etc. verwenden.

Alle drei Methoden bieten gewisse Vorteile. Die Verwendung von Zuständigkeiten ist jedoch vorzuziehen, da Sie dafür kein ABAP-Coding benötigen und Bearbeiterzuordnungen einfach anzeigen und ändern können. Sie können beliebig viele Kriterien zu einer Rolle definieren, auch wenn Sie nur einige dieser Kriterien für die Zuständigkeiten verwenden möchten.

Jede Rolle verfügt über einen Rollencontainer, der die Werte enthält, auf denen die Rollenauflösung basiert.

Rollen sind immer mandantenunabhängig definiert und als mandantenunabhängige Transportobjekte immer an das Transportwesen angeschlossen. Die Definition von mandantenabhängigen Rollen ist derzeit nicht vorgesehen.

Beim Sichern erhält jede Rolle vom System eine 8stellige Nummer mit vorangestellter Objektbezeichnung AC , über die sie identifiziert wird.