Budgetvergabe prüfen 

Verwendung

Diese Funktion stellt sicher, daß das Budget bei der Budgetvergabe von Originalbudget, Budgetaktualisierungen und Freigaben in einem konsistenten Zustand abgespeichert wird.

Im Standard läßt das System beim Sichern nur eine fehlerfreie Budgetvergabe zu. Diese automatische Konsistenzprüfung wird jedoch nur für die Budgetversion 0 durchgeführt wird. Wenn Sie mit weiteren Budgetversionen arbeiten, können Sie jedoch in den Budgetierungstransaktionen mit der Funktion Prüfen jederzeit eine fehlerfreie Budgetvergabe sicherstellen.

Im Customizing des Haushaltsmanagements können Sie im Arbeitsschritt Jahresabhängige Parameter festlegen diese automatische Budgetkonsistenz für einen Finanzkreis und ein Geschäftsjahr deaktivieren. Sie können dann Ihre Eingaben auch in einem inkonsistenten Zustand sichern.

Sie sollten die automatische Konsistenzprüfung nur dann deaktivieren, wenn Sie bspw. für ein neues Geschäftsjahr die Budgetvergabe erstmalig planen und die Budgetvergabe für die einzelnen Finanzstellen und Finanzpositionen noch nicht genau festgelegt ist. Um später die Budgetkonsistenz herzustellen, können Sie die Budgetwerte bis zum obersten Knoten hochsummieren.

Voraussetzungen

Um die Budgetkonsistenz aktiv zu überprüfen, müssen Sie sich in einer Budgetierungstransaktion (z.B. Originalbudget, Nachtrag, Freigabe) befinden.

Funktionsumfang

Um sicherzustellen, daß die Budgetvergabe fehlerfrei ist, prüft das System für jede HHM-Kontierung, ob folgende Bedingungen erfüllt sind:

Finanzstellen- und Finanzpositionenhierarchie

Innerhalb der Hierarchie, bzw. den Teilhierarchien, muß der Budgetwert der übergeordneten Stufen mindestens so groß sein wie die Budgetwerte der untergeordneten Stufen (= Verteiltwert auf der übergeordneten Stufe).

 

Zeitebene

Pro Kombination von Finanzstelle und Finanzposition darf die Summe der Jahreswerte höchstens so groß sein wie der Gesamtwert. Diese Prüfung wird nur dann durchgeführt, wenn Sie mit Jahres- und Gesamtwerten arbeiten. Hierzu muß im Budgetprofil der Parameter "Gesamtwert" aktiv sein. Weitere Informationen zum Budgetprofil finden Sie im Einführungsleitfaden Haushaltsmanagement unter Budgetprofile einstellen.

 

Freigabe - aktuelles Budget

 

Umbuchungen

Der Umbuchungsbetrag darf höchstens so groß sein wie das aktuelle Budget des Senders. Bereits erfolgte Freigaben können nicht umgebucht werden.

 

Negatives Budget

Die Budgetwerte dürfen nicht negativ werden. Negatives Budget ist nur dann zulässig, wenn im Rahmen der Abschlußarbeiten zum Jahreswechsel durch den Budgetübertrag negative Budgetreste aus dem Vorjahr in das neue Jahr übertragen wurden und im neuen Jahr negatives Budget erzeugt haben.

Verfügbarkeitskontrolle

Wenn die Verfügbarkeitskontrolle aktiv ist, stellt das System die Budgetwerte den Verfügtwerten gegenüber (Ist + Obligo) und löst bei Überschreitung der definierten Toleranzgrenzen für das Budget (Jahreswerte/Gesamtwerte bzw. Jahresfreigaben/Gesamtfreigaben) die entsprechende Aktion aus (Warnung, Warnung mit Mail an den Budgetverantwortlichen, Fehlermeldung).

Aktivitäten

Um die Budgetkonsistenz zu prüfen, wählen Sie nach der Budgetvergabe die entsprechende Budgetart (z.B. Budget, Nachtrag, Rückgabe) ® Prüfen.

Im Fehlerfall geschieht folgendes: