Vorschuß über Kasse (Reisekosten über DTA)  

Die Kasse zahlt einen genehmigten Vorschuß an einen Mitarbeiter aus, legt über die Vorschußerfassung eine Mitarbeiter-Reise an und sichert sie. Dabei setzt das System für den erfaßten Vorschuß automatisch das Kassenkennzeichen.

Mit der Übertragung der Abrechnungsergebnisse des Reiseantrags in das Rechnungswesen wird der Vorschuß in der Finanzbuchhaltung gebucht.

Nach der Reise ergänzen Sie den Reiseantrag um die Reisefakten und sichern die Mitarbeiter-Reise unter dem Status Reise erfolgt. Das System genehmigt die Reise und rechnet sie ab. Mit der nächsten Übertragung der Abrechnungsergebnisse an den Datenträgeraustausch wird der um den Vorschuß verminderte Reiseaufwand ausgezahlt.

Mit der Übertragung der Abrechnungsergebnisse der Reise an das Rechnungswesen wird der Reiseaufwand in der Finanzbuchhaltung gebucht.

Nach der Auszahlung des um den Vorschuß verminderten Reiseaufwands durch den Datenträgeraustausch müssen Sie den verminderte Reisaufwand manuell buchen.

Übersicht der Buchungen

Grafik: Überblick der Buchungen bei Vorschußauszahlung über Kasse und Auszahlung des Reiseaufwands über den Datenträgeraustausch

Hinweis zum Customizing

Dieses Szenario können Sie direkt im Customizing in der Sicht: Buchen und Auszahlung der Vorschüsse auswählen.

Hinweis zum Customizing (Expertenmodus)

Wenn Sie dieses Szenario in ihrem Unternehmen verwirklicht möchten, so müssen Sie folgende Systemeinstellungen im Expertenmodus des Merkmals TRVCT vornehmen:
 

R-Zeile

  

Position

Eintrag

Bedeutung

2

0

Das System soll den Vorschuß nie buchen

7

4

Das System berücksichtigt den Vorschuß nur im Antrag. Zusätzlich berücksichtigt es den Kassenvorschuß bei der Auszahlung des Reiseaufwands über den Datenträgeraustausch oder die Personalabrechnung

 

Position 2 betrifft Vorschüsse ohne Kassenkennzeichen.

Position 7 betrifft Vorschüsse mit Kassenkennzeichen.