Sie erfassen den Vorschuß über den Reisekostenmanager und sichern die Mitarbeiter-Reise mit dem Reisestatus Reiseantrag genehmigt. Dabei müssen Sie darauf achten, daß das Kassenkennzeichen nicht aktiviert ist. Das System genehmigt den Reiseantrag und rechnet ihn ab. Mit der nächsten Übertragung der Abrechnungsergebnisse an den Datenträgeraustausch wird der Vorschuß ausgezahlt.

Mit dem Datenträgeraustauschprogramm können Sie die Überweisungsdaten an die jeweilige Hausbank senden. Nachdem die jeweilige Hausbank die korrekten Überweisungen bestätigt hat, müssen Sie nur die Gesamtsumme für diese Hausbank manuell in der Finanzbuchhaltung buchen.

Zum besseren Verständnis geht das folgende Szenario davon aus, daß bei den Buchungen des Datenträgeraustausches nur eine Reise für eine einzige Person überwiesen worden ist.

Den Vorschuß, der über den Datenträgeraustausch ausgezahlt worden ist, müssen Sie manuell buchen. Mit der Übertragung der Abrechnungsergebnisse des Reiseantrags in das Rechnungswesen wird der Vorschuß in der Finanzbuchhaltung gebucht.

Nach der Reise ergänzen Sie den Reiseantrag um die Reisefakten und sichern die Mitarbeiter-Reise unter dem Status Reise erfolgt. Das System genehmigt die Reise und rechnet sie ab. Mit der nächsten Übertragung der Abrechnungsergebnisse an den Datenträgeraustausch wird der um den Vorschuß verminderte Reiseaufwand ausgezahlt.

Den um den Vorschuß verminderten Reiseaufwand, der durch den Datenträgeraustausch ausgezahlt worden ist, müssen Sie manuell buchen. Mit der Übertragung der Abrechnungsergebnisse der Reise in das Rechnungswesen wird der Reiseaufwand in der Finanzbuchhaltung gebucht.

Dieses Szenario können Sie direkt im Customizing in der Sicht: Buchen und Auszahlung der Vorschüsse auswählen.

Wenn Sie dieses Szenario in ihrem Unternehmen verwirklicht möchten, so müssen Sie folgende Systemeinstellungen im Expertenmodus des Merkmals TRVCT vornehmen:

Position 2 betrifft die Vorschüsse ohne Kassenkennzeichen.

Position 7 betrifft die Vorschüsse mit Kassenkennzeichen.