Vorschuß über Kasse (manuelles Buchen)  

Ablauf des Szenarios

Die Kasse zahlt einen genehmigten Betrag an einen Mitarbeiter aus und bucht manuell über Buchen Belege in der Finanzbuchhaltung den Vorschuß.

Nach der Reise ergänzen Sie die fehlenden Reisefakten und aus dokumentarischen Gründen (Historienbildung) den an der Kasse ausgezahlten Vorschuß (z.B.: über Reisekostenmanager oder Schnellerfassung). Sie sichern die Mitarbeiter-Reise im Reisestatus Reise erfolgt.

Bei der Erfassung des Vorschusses im Erfassungsbild Reisedaten pflegen: Vorschüsse sollten Sie das Kassenkennzeichen setzen. Dadurch dokumentieren Sie, daß der Vorschuß über die Kasse ausgezahlt wurde.

Wenn Sie den Vorschuß im Erfassungsbild Reisedaten pflegen: Vorschüsse sichern, sperrt das System diese Zeilen gegen eine weitere Änderung. Damit wird eine Historienverwaltung der Vorschüsse ermöglicht. Sie können den Vorschuß dann nur noch ändern, indem Sie weitere Zuschüsse hinzufügen.

Das System genehmigt die Reise und rechnet sie ab. Mit der nächsten Übertragung der Abrechnungsergebnisse in das Rechnungswesen wird der Reiseaufwand in der Finanzbuchhaltung gebucht.

Beim nächsten Zahlungslauf der Finanzbuchhaltung gleicht das System die entsprechenden Konten aus und zahlt die noch zu ersetzenden Reisekosten über die Bank aus.

Übersicht der Buchungen

Grafik: Übersicht der Buchungen bei Vorschußauszahlung über Kasse mit manueller Buchung des Vorschusses in der Finanzbuchhaltung

Hinweis zum Customizing

Dieses Szenario können Sie direkt im Customizing in der Sicht: Buchen und Auszahlung der Vorschüsse auswählen.

 

Hinweis zum Customizing (Expertenmodus)

Wenn Sie dieses Szenario in ihrem Unternehmen verwirklicht möchten, so müssen Sie folgende Systemeinstellungen im Expertenmodus des Merkmals TRVCT vornehmen:

 

R-Zeile

  

Position

Eintrag

Bedeutung

2

0

Das System berücksichtigt den Vorschuß bei der Reisekostenabrechnung nicht

7

0

Das System berücksichtigt den Vorschuß bei der Reisekostenabrechnung nicht

Position 2 betrifft die Vorschüsse ohne Kassenkennzeichen.

Position 7 betrifft die Vorschüsse mit Kassenkennzeichen.