Für die Personalnummer 15515 sei eine Reise mit einem Telefonbeleg von 10,00 USD erfaßt worden:

Die Sicht Lohnarten den Spesenarten für Einzelbelege zuordnen finden Sie im Einführungsleitfaden (IMG) des Reisemanagements unter Reisekostenabrechnung ® Vorsteuer und Lohnarten für Schnittstellen.

In dieser Sicht werden den Reisespesenarten die Lohnarten zugeordnet:

Das Abrechnungsprogramm RPRTEC00 erstellt mittels der Tabelle T706B4 die interne Tabelle ROT mit den buchungsrelevanten Lohnarten. Die Tabelle ROT wird zusammen mit den Reisedaten abgespeichert.

Die Lohnart MJ10 hat in diesem Beispiel den Betrag 10,00 USD inklusive Vorsteuer R2.

Falls der Reisestatus auf Reise genehmigt und abzurechnen gesetzt ist, werden folgende Spesenarten für die interne Tabelle ROT berücksichtigt:

• Belege, die nicht durch das Unternehmen bezahlt wurden

• Fahrtkostenpauschalen

• Unterkunftspauschalen

• Verpflegungspauschalen

Falls der Reisestatus auf Antrag genehmigt und abzurechnen gesetzt ist, werden diese Spesenarten für die interne Tabelle ROT nicht berücksichtigt.

Folgende Belege fließen abhängig vom Reisestatus in die interne Tabelle ROT ein:

• Belege, die durch das Unternehmen bezahlt wurden

• Vorschüsse

• Kassenvorschüsse

Bei welchem Reisestatus durch das Unternehmen bezahlte Belege in die Tabelle ROT aufgenommen werden, entscheidet ein Schalter im Merkmal TRVCT.

Bei welchem Reisestatus Vorschüsse in die Tabelle ROT aufgenommen werden, entscheidet ein Schalter im Merkmal TRVCT.

Bei welchem Reisestatus Kassenvorschüsse in die Tabelle ROT aufgenommen werden, entscheidet ein Schalter im Merkmal TRVCT.

Die Sicht Zuordnung Lohnart - Symbolisches Konto finden Sie im IMG des Reisemanagements unter Reisekostenabrechnung ® Übertragung Rechnungswesen.

In dieser Sicht wird den Lohnarten jeweils die Art der Buchung und ein symbolisches Konto zugeordnet. Über die Zuordnung der Lohnarten zu symbolischen Konten bleiben die Lohnarten der Personalabrechnung unabhängig von den tatsächlichen Sachkonten in der Finanzbuchhaltung. Das hat den Vorteil, daß bei einer Sachkontenänderung nur die Zuordnung vom Sachkonto zum symbolischen Konto neu definiert werden muß.

Die Lohnart MJ10 wird in der 1. Buchung dem symbolischen Konto X0 zugeordnet, aus dem später das tatsächliche Sachkonto in der Finanzbuchhaltung bestimmt wird.

Folgende Buchungsmöglichkeiten können über Einträge in der Sicht Zuordnung Lohnarten - Symbolisches Konto gesteuert werden:

Betrag der Spesenart TELE ist 10,00 USD

Das symbolische Konto X0 entspricht dem Sachkonto 474210

Das symbolische Konto X1 entspricht dem Sachkonto 474220

Der Eintrag + bedeutet, daß ein positiver Betrag in das Soll des Sachkontos gebucht wird.

Der Eintrag - bedeutet, daß ein positiver Betrag in das Haben des Sachkontos gebucht wird.

Falls das symbolische Konto und folglich später das Sachkonto nicht nur von der Lohnart abhängen soll, sondern noch von Eigenschaften der Reise, kann man sich der erweiterten Buchungsmöglichkeit mittels USER-EXITS bedienen.
Im Include RPREX010 des RPRFIN00 befindet sich die Routine EXB706K, die direkt vor jedem Lesezugriff auf die Tabelle T706K abgearbeitet wird. In dieser Routine kann der formale Parameter USERS geändert werden, mit dem der Benutzermodifikator (Tabelle T706K-USERS) der Tabelle T706K gelesen wird.

• S = Seminar
• K = Kurs
• _ = sonstige Tätigkeiten

• Bei einem Seminar dem symbolischen Konto X2

• Bei einem Kurs dem symbolischen Konto X1

• Ansonsten dem symbolischen Konto X0

Das Überleitungsprogramm RPRFIN00 erstellt eine interne Tabelle EP, die unter anderem die symbolischen Konten beinhaltet:

Die interne Tabelle EP wird dem Funktionsbaustein PTRV_TRANSLATE übergeben.

Die Sicht Umwandlung symbolisches Konto in Aufwandskonto finden Sie im IMG des Reisemanagements ebenfalls unter Reisekostenabrechnung ® Übertragung Rechnungswesen.

Sie ist eine spezielle Sicht auf die Fixkontentabelle T030. In dieser Sicht wird dem symbolischen Konto ein Sachkonto zugeordnet und ferner das Konto für die Gegenbuchung bestimmt.

Die allgemeine Modifikation ist dreistellig und beginnt immer mit einer 1. Unter 1X0 wird zum symbolischen Konto X0 das Sachkonto 474210 bestimmt. Unter 1RR wird das Konto der Gegenbuchung bestimmt, hier *KK:

Dabei haben die drei Stellen des Sachkontos folgende Bedeutung:

Der Funktionsbaustein PTRV_TRANSLATE erstellt aus der internen Tabelle EP die Buchungssätze für ein Einbuchen der Reiseübertragungsbelege in die Finanzbuchhaltung mit Hilfe des RW-Interface. Dabei bestimmt das Buchungsprogramm unter anderem die notwendigen Sachkonten über die Tabelle T030.

Der Batch-Input für die Personalnummer 15515 sieht dann folgendermaßen aus:

Der endgültige Buchungssatz lautet: