Erfassungsszenario Wochenbericht 

Einsatzmöglichkeiten

Mit diesem Erfassungsszenario können Sie Wochenberichte erfassen und ändern. Wochenberichte umfassen stets einen Zeitraum von sieben Tagen. Das System stellt einen Wochenbericht als wochenweisen Kalender dar. Der Wochenbericht ist für die Erfassung von Einzelbelegen konzipiert. Sie können über den Wochenbericht nur Reisen erfassen, für die Sie keine Verpflegungs- oder Unterkunftspauschalen abrechnen möchten.

Voraussetzungen

Um den Wochenbericht an ihre unternehmensspezifischen Anforderungen anpassen, können Sie das Customizing der Reiseabrechnung nutzen. Dies betrifft insbesondere das Merkmal TRVPA und die Definition der Reisespesenarten.

Ablauf

  1. Sie starten den Wochenbericht indem Sie die Funktion Wochenbericht in der Reiseabrechnung aufrufen.

    2. Das System gibt Ihnen einen Überblick über alle Wochenberichte, die Sie für einen Mitarbeiter erfaßt haben. Reisen, die Sie über ein anderes Erfassungsszenario angelegt haben, zeigt das System in dieser Übersicht nicht an.

  2. Sie können entweder einen Wochenbericht auswählen und ändern oder einen Wochenbericht neu anlegen.

    3. Sie gelangen auf das zentrale Erfassungsbild des Wochenberichts. Das Erfassungsbild zeigt einen wochenweisen Kalender an. Den angezeigten Zeitraum können Sie selbst auswählen. Wenn Sie im ausgewählten Zeitraum für den Mitarbeiter schon Reisen über ein anderes Erfassungsszenario erfaßt haben, können Sie für die davon betroffenen Wochen keine Wochenbericht mehr erfassen, da das System prüft, ob eine Überschneidung von Reisen vorliegt. Sie können im Customizing der Reiseabrechnung über das Merkmal TRVPA festlegen, daß das System diese Prüfung für Wochenberichte und Reisen nicht durchführt.

  3. Sie erfassen die gefahrenen Kilometer im Wochenbericht tagesgenau.

    4. Die gefahrenen Kilometer rechnet das System pauschal ab. Sie können keine Kilometeraufteilung vornehmen. Die Kostenzuordnungsvorgabe für Kilometer können Sie jedoch trotzdem aufrufen.

  4. Sie erfassen im Wochenbericht die Beträge der angefallenen Reisespesenarten tagesgenau.

    5. Das System zeigt ihnen eine Liste der Reisespesenarten an. Welche Reisespesenarten das System angezeigt, bestimmen Sie im Customizing der Reiseabrechnung bei der Definition der Reisespesenarten.

  5. Um detaillierte Reisefakten zu erfassen, können Sie aus dem Wochenbericht weitere Erfassungsfunktionen aufrufen.

    6. Welche Erfassungsfunktionen sie aufrufen können, ist abhängig vom Reiseschema, das Sie im Customizing der Reiseabrechnung für den Wochenbericht definiert haben.

  6. Sie beenden das Szenario, in dem Sie die Funktion Reise Sichern auswählen.

Ergebnis

Sie haben einen neuen Wochenbericht angelegt oder einen Wochenbericht geändert. Das System hat den Wochenbericht in der Datenbank gespeichert. Um die Reisespesen auszahlen zu können, müssen Sie den Wochenbericht genehmigen, abrechnen und an das Rechnungswesen, an die Personalabrechnung oder an den Datenträgeraustausch übertragen.

Siehe auch:

Wochenbericht anlegen

Wochenbericht ändern

Reiseabrechnung simulieren (Wochenbericht)

Wochenbericht genehmigen

Wochenbericht abrechnen

Hinweise zum Merkmal TRVPA