Reisekosten gehören zu den größten personalbasierten Kostenfaktoren und bieten ein beträchtliches Potential zur Kosteneinsparung.

Die R/3-Komponente Reisemanagement-Reiseplanung trägt mit ihrem angeschlossenen Online-Buchungsservice erheblich zu einer Reduzierung der Reise-Prozeßkosten bei. Mit Hilfe der Reiseplanung werden die im Planungs- und Buchungsprozeß einer Reise involvierten Instanzen reduziert, der Prozeß selbst vereinfacht und beschleunigt und eine automatisierte Einbeziehung der firmeninternen Reiserichtlinien ermöglicht. Auch die Transparenz der Kosten bzw. der kostenverursachenden Bereiche/Personen wird wesentlich verbessert.

Der Einsatz der Reiseplanung ist weiterhin ein wichtiger Strategievorteil für die Rolle des Travel Managers eines Unternehmens: Die Umsatzstatistiken und Reporting-Tools der Reiseplanung liefern stichhaltige Argumente bei Tarifverhandlungen mit Leistungsträgern. Der Travel Manager erfährt eine bedeutende Entlastung von Routineaufgaben und kann sich somit auf weitere strategisch wichtige Aufgaben konzentrieren wie System- und Qualitätsmanagement als auch Controlling und Optimierung firmeninterner Prozesse.

Die Reiseplanung trägt wesentlich zur Erweiterung der Mitarbeiterverantwortung bei: Die Funktionen der Reiseplanung richten sich nicht nur an Experten, die tagtäglich mit der Buchung von Reisedienstleistungen betraut sind, sondern insbesondere auch an den Mitarbeiter als Gelegenheitsbenutzer. Hierzu gehören z.B. die Reisenden selbst oder Mitarbeiter eines Bereichssekretariats, das sich um die Organisation der Reisen für mehrere Reisende kümmert.

Kostenvorteile entstehen ebenso durch die Anbindung der Reiseplanung an den SAP Business Workflow, mit dessen Hilfe die Genehmigungsprozesse eindeutig definiert sind und mit dem auch komplexe Genehmigungsverfahren problemlos im System umgesetzt werden können.

Zur Nutzung der vollen Informations- und Buchungsfunktionalität der Reiseplanung, ist die Einrichtung eines Anschlusses an ein globales Reservierungssystem notwendig, über das die Kommunikation mit den Leistungsanbietern erfolgt.

Zur Zeit existiert dieser Anschluß zum Reservierungssystem der AMADEUS Global Travel Distribution, einem weltweiten System, an das rund 160.000 Terminals in 37.000 Reisebüros und Ticketverkaufsstellen in über 130 Ländern angeschlossen sind.

Die Daten der Reiseplanung werden automatisch in die Reisekostenabrechnung des SAP Reisemanagements weitergeleitet:

• Datum und Uhrzeit
• Grund, Zielort
• Belege mit Flugpreisen, Mietwagenpreisen und Hotelpreisen
• Zwischenziele

Von hier aus kann die automatische Übertragung erfolgen

• an die Finanzbuchhaltung (FI)
• an die Personalabrechnung (HR)
• in das Controlling (CO)

Durch den Einsatz der Reiseplanung können Sie folgende Funktionalitäten nutzen:

• Zugriff auf anbieterneutrale Informationsservices für Flug, Hotel, Mietwagen, Bahn
• Online-Buchung von Flügen, Hotelzimmern, Mietwagen
• Berücksichtigung von unternehmensinternen Reiserichtlinien bei Abfragen und Buchungen
• Möglichkeit der Einrichtung eines unternehmensspezifischen Hotelkatalogs
• Automatische Berücksichtigung von Abkommen mit Reisedienstleistern
• Automatische Berücksichtigung von persönlichen Präferenzen der Reisenden

• Vollständige Datenintegration in die Reisekostenabrechnung