Abschlußarbeiten 
Abschlußarbeiten
Einsatzmöglichkeiten
Diese Komponente ermöglicht die Vorbereitung und Durchführung sämtlicher Aktivitäten zum Jahresabschluß: die Übertragung von offenen Verpflichtungen (Obligo-Vortrag) und eine differenzierte Übertragung nicht verbrauchten Budgets (Budget-Übertrag von Budgetresten) vom alten Geschäftsjahr in das neue. Die Abschlußarbeiten dienen der periodengerechten Darstellung der Budgets und der verfügten Werte.
Einführungshinweise
Der Ablauf der Abschlußarbeiten untergliedert sich in mehrere Schritte, deren Reihenfolge Sie einhalten müssen.
Der Obligo-Vortrag erfolgt jeweils auf dem aktuellen Stand der Daten in den dem Haushaltsmanagement vorgelagerten Systemen. Es ist jedoch keine automatische Verknüpfung zu den Abschlußarbeiten in anderen Komponenten vorhanden. Dies bedeutet, daß nach der Durchführung der Abschlußarbeiten für das Haushaltsmanagement die Änderungen an Belegen in den anderen Komponenten im Haushaltsmanagement nicht mehr berücksichtigt werden. Sie sollten daher die Abschlußarbeiten im Haushaltsmanagement erst dann durchführen, wenn die Abschlußarbeiten in den anderen Komponenten bereits durchgeführt wurden.
Systemtechnisch ist die Durchführung der Abschlußarbeiten zum Jahreswechsel nicht notwendig. Wenn Sie die Aktivitäten nicht durchführen, verbleibt bereits verbrauchtes Budget im alten Jahr und kann im neuen Jahr nicht verwendet werden. Offene Verpflichtungen werden im alten Jahr korrekt abgebaut, wenn diese im neuen Jahr weiterverarbeitet werden. (Bspw. wird eine Bestellung aus 1996 durch eine Rechnung im Jahr 1997 abgebaut.)
Der Übertrag von Obligo und Budget ist prinzipiell abhängig vom gewählten
Fortschreibungsprofil. Im Fortschreibungsprofil ist festgelegt, ob ein Übertrag überhaupt möglich ist und für welche Werttypen (z.B. Bestellungen, Mittelvormerkungen, Rechnungen) ein Übertrag erfolgen darf.Funktionsumfang
Sie können die notwendigen Arbeiten zum Jahreswechsel simulieren und unabhängig vom Jahresendtermin auf verschiedene Zeitpunkte verteilen. Hierzu stehen Ihnen für den Obligo-Vortrag und den Budget-Übertrag mehrere Reports zu Verfügung. Weitere Informationen finden Sie unter
Reports für die Abschlußarbeiten.Der Obligo-Vortrag kann nach unterschiedlichen Selektionskriterien erfolgen, bspw. für einzelne Finanzstellen, bestimmte
Sie können auch Budget, das durch den Obligo-Vortrag in das neue Jahr freigeworden ist, in das neue Geschäftsjahr übertragen.
Die Definition von Übertragunsgvorschriften und Übertragungsregeln ermöglicht eine individuelle Steuerung des Übertrags von Budgetresten und somit eine Berücksichtigung von Änderungen an der Organisationsstruktur oder von sachlichen Umwidmungen. Der Budgetrest einer HHM-Kontierung kann im neuen Jahr auf einen anderen Empfänger oder auf mehrere verteilt werden. Auch ein Übertrag von Teilbeträgen ist möglich.
Wenn Sie mit Fonds arbeiten und geschäftsjahresübergreifend ein Gesamtbudget vergeben haben, ermöglicht Ihnen der Saldovortrag Fonds eine Übersicht über die Fonds-Bestände. Im Unterschied zum Obligo-Vortrag handelt es sich hier um eine Verdichtung und den Vortrag von Istdaten.