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Buchhalterische Behandlung von Vorauszahlungen

Im folgenden wird die Besonderheiten der buchhalterische Behandlung von Vorauszahlungen in Mietverträgen und Umsatzmietenabrechnung beschreiben:

Die Buchung der Nebenkostenvorauszahlungen und der Umsatzmieten erfolgt mit Hilfe von je zwei Sonderhauptbuchvorgängen auf das Debitorenkonto.

Die Sonderhauptbuchvorgänge müssen vom Typ
"erhaltene debitorische Anzahlungen"
sein.

Im Auslieferungscustomizing werden hierzu beispielhaft die Sonderhauptbuchvorgänge J für die Buchung der Vorauszahlungsanforderung und K für die Gegenbuchung Betriebskosten/Heizkosten bzw. U für die Gegenbuchung Umsatzmieten ausgeliefert.

Der Buchungssatz lautet in diesem Fall:

1. Nebenkosten:

09 J Debitor mit Fortschreibung des Sonderhauptbuchkontos zu J
- an -
19 K Debitor mit Fortschreibung des Sonderhauptbuchkontos zu K
2. Umsatzmiete:

09 J Debitor mit Fortschreibung des Sonderhauptbuchkontos zu J
- an -
19 K Debitor mit Fortschreibung des Sonderhauptbuchkontos zu U

Beim Zahlungseingang wird jeweils die Vorauszahlungsanforderungsbuchung (Sonderhauptbuchvorgang J) ausgeglichen. Die Buchungen mit den Sonderhauptbuchkennzeichen K bzw. U bleiben als offene Posten auf dem Debitorenkonto (erhaltene Anzahlungen) stehen bis zum Zeitpunkt der Nebenkostenabrechnung bzw. der Umsatzmietenabrechnung. Sie werden im Zuge der Abrechnung ausgeglichen, siehe hierzu auch: Buchungsvorgänge der Nebenkostenabrechnung

Folgende Einstellungen im Customzing der Finanzbuchhaltung sind notwendig:

1. Die Sonderhauptbuchvorgänge sind als debitorische erhaltene Anzahlungen anzulegen. Bitte beachten Sie, daß die Vorgänge zwingend vom Typ "Anzahlung" sein müssen.

Customizing Finanzbuchhaltung ->
Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ->
Geschäftsvorfälle ->
Erhaltene Anzahlungen ->
Einstellungen zum Beleg durchführen bzw. prüfen ->
Buchungsschlüssel definieren

Hier sind die gewünschten Sonderhauptbuchvorgänge zu pflegen.
2. Den Sonderhauptbuchvorgängen sind pro debitorischem Abstimmkonto Sonderhauptbuchkonten zuzuordnen.

Customizing Finanzbuchhaltung ->
Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ->
Geschäftsvorfälle ->
Erhaltene Anzahlungen ->
Abstimmkonten für debitorische Anzahlungen hinterlegen.

Hier sind die abweichenden Abstimmkonten anzugeben (Sonderhauptbuchkonten).
3. Für die Steuerbehandlung müssen Mehrwertsteuerverrechnungskonten hinterlegt werden.

Zur Steuerbehandlung siehe unten.

Customizing Finanzbuchhaltung ->
Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ->
Geschäftsvorfälle ->
Erhaltene Anzahlungen ->
Konto für Steuerverrechnung hinterlegen.

Hier sind die Mehrwertsteuerverrechnungskonten zu hinterlegen.
4. Die Sonderhauptbuchvorgänge für die Forderungsbuchung (09 J) müssen als zahlbare Vorgänge gekennzeichnet sein, damit ein automatischer Zahlungseingang erfolgt und die Anzeige der Mieterkonten ordnungsgemäß ist.

Customizing Finanzbuchhaltung ->
Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ->
Geschäftsvorfälle ->
Zahlungseingang ->
Zahlungseingang automatisch ->
Zahlwegs- und Bankenauswahl ->
Zahlungsprogramm einrichten ->
Alle Buchungskreise ->
Buchungskreis per Doppelklick auswählen ->
Rahmen: Debitor -> zu regulierende SHB-Vorgänge
Hier ist nur der Sonderhauptbuchvorgang für die Forderungsbuchung (J) zu hinterlegen, die K- bzw. U-Buchungen sollen nicht reguliert werden, sondern werden im Rahmen der Abrechnungen umgebucht.
5. Die Sonderhauptbuchvorgängen für die Vorauszahlungsanforderung müssen als mahnbar gekennzeichnet sein.
Customizing Finanzbuchhaltung ->
Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ->
Geschäftsvorfälle ->
Mahnen ->
Mahnverfahren definieren
Für die verwendeten Mahnverfahren muß das Kennzeichen "Mahnen von Sonderhauptbuchvorgängen" gesetzt sein, über Springen -> Sonderhauptbuchkennzeichen sind die relevanten SHB-Kennzeichen (im Auslieferungscustomizing J) zu kennzeichnen.

Mehrwertsteuerbuchung bei Vorauszahlungen

Bei gewerblichen Mietverträgen erfolgt die Buchung der Vorauszahlung analog wie die der Grundmiete mit Steuer. Je nach Einstellung der Abstimmkonten für die Sonderhauptbuchvorgänge kann die Steuer mit der Forderungsbuchung (Sollprinzip) oder mit dem Zahlungseingang gebucht (Istprinzip).

Die Grundmiete (Vorgang ohne Sonderhauptbuchvorgang) wird stets nach dem IST-Prinzip gebucht.

Im folgenden wird dargestellt, welche Einstellungen vorgenommen werden müssen, damit die Steuer nach Istprinzip bzw. nach Sollprinzip gebucht wird. Die Darstellung erfolgt am Beispiel des ausgelieferten Mustercustomizings.

Beispiel:

Die Konditionsart "Vorauszahlungen Betriebskosten" verweist auf eine Bewegungsart, der der Buchungssatz

09 J Debitor an 19 K Debitor

zugeordnet ist.

Für die Sonderhauptbuchvorgänge sind folgende Abstimmkonten im Customizing der Finanzbuchhaltung vereinbart:
J 196900 Vorauszahlungsanforderungen Immobilien
K 196910 Vorauszahlungen Betriebskosten

Entscheidend dafür, wie die Steuerbehandlung erfolgt, ist die im Stammsatz der Sachkonten festgelegte Steuerkategorie (Feld SKB1-MWSKZ).

SOLL-PRINZIP

Ziel: Die Umsatzsteuer erscheint bereits nach der Sollstellung in der Umsatzsteuervoranmeldung.

Folgende Buchungen finden statt (100 DM netto Vorauszahlung, 15 DM Steuer):

Sollstellung

09 J Debitor 115 DM Soll

19 K Debitor 115 DM Haben

50 175000 Ausgangssteuer (aus K) 15 DM Haben

40 170011 Ausgangssteuerverrechnung K 15 DM Soll

Nach der Sollstellung erscheint die Steuer in der Umsatzsteuervoranmeldung.

Zahlungseingang:

Der auf den Debitoren gebucht J-Posten wird ausgeglichen, der K-Posten bleibt als offen stehen (geleistete Vorauszahlung).

40 Bankkonto 115 DM Soll

19 J Debitor 115 DM Haben

Einstellungen:

Konto und zugehörige Steuerkategorie:

196900 nicht steuerrelevant 170010 + 175000 >

196910 +B 170011 +

IST-PRINZIP

Ziel: Die Umsatzsteuer erscheint erst nach Eingang der Zahlung in der Umsatzsteuervoranmeldung.

Folgende Buchungen finden statt (100 DM netto Vorauszahlung, 15 DM Steuer):

Sollstellung

09 J Debitor 115 DM Soll

40 175000 Ausgangssteuer (aus J) 15 DM Soll

50 170010 Ausgangssteuerverrechnung J 15 DM Haben

19 K Debitor 115 DM Haben

50 175000 Ausgangssteuer (aus K) 15 DM Haben

40 170011 Ausgangssteuerverrechnung K 15 DM Soll

Nach der Sollstellung erscheint die Steuer nicht in der Umsatzsteuervoranmeldung.

Zahlungseingang:

Der auf den Debitoren gebucht J-Posten wird ausgeglichen, der K-Posten bleibt als offen stehen (geleistete Vorauszahlung).

40 Bankkonto 115 DM Soll

19 J Debitor 115 DM Haben

40 175000 Ausgangssteuer (aus J) 15 DM Haben

50 170010 Ausgangssteuerverrechnung J 15 DM Soll

Nach dem Zahlungseingang erscheint der Steuerbetrag in der Umsatzsteuervoranmeldung.

Einstellungen:

Konto und zugehörige Steuerkategorie:

196000 +B 170010 + 175000 >

196910 +B 170011 +