Beim Anzeigen oder Ändern der Einzelposten werden Ihnen diese zunächst in einer Standardsortierfolge angezeigt. Die Standardsortierfolge wird systemintern bestimmt. Dazu benutzt das System bestimmte Felder des Belegs.

In der Einzelpostenanzeige können Sie dann die Sortierfolge wechseln. Dazu werden Felder angeboten, nach denen sortiert werden kann. Sollten Sie neben den vorgesehenen Sortierfeldern weitere benötigen, können Sie sie im System angeben.

Für die Standardsortierfolge benutzt das System einige ausgewählte Belegfelder. Dies sind:

1. Ausgleichsdatum
2. Ausgleichsbelegnummer
3. Zuordnung
4. Geschäftsjahr
5. Belegnummer

Ausgeglichene Posten werden immer nach Ausgleichsdatum und Ausgleichsbelegnummer und den folgenden Feldern sortiert angezeigt. Ausgleichsvorgänge können so im Zusammenhang betrachtet werden. Offene Posten werden immer nach dem Feld Zuordnung und den folgenden Feldern sortiert, da die Felder Ausgleichsdatum und Ausgleichsbelegnummer bei offenen Posten noch nicht gefüllt sind.

Einzelposten von Konten, die zusammen verarbeitet werden sollen, können gekennzeichnet werden. Dazu wird in das Feld Zuordnung der einzelnen Posten der gleiche Eintrag gestellt.

Der Inhalt des Feldes Zuordnung wird im einzelnen verwendet

• für die Sortierung der Posten beim Anzeigen, Ausgleichen und Ändern

• als Selektionsbegriff

• beim Zahlungsausgleich mit den Funktionen Buchen mit Ausgleich, Zahlungseingang oder Zahlungsausgang
• für die Kontopflege mit der Funktion Ausgleichen eines Kontos
• für die Funktionen zur Anzeige und Änderung der Einzelposten

• für die Untergliederung eines Kontos pro Diverse (CPD) und eines Zentralkontos

Den Inhalt des Feldes können Sie frei bestimmen. Sie haben dabei zwei Möglichkeiten:

• Sie können das Feld automatisch durch das System füllen lassen. Dazu müssen Sie im Stammsatz des Kontos einen Schlüssel eingeben, der die gewünschte Aufbauregel für das Feld Zuordnung darstellt. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, kontenspezifische Sortierfolgen für die Postenanzeige zu bestimmen.

• Sie können das Feld manuell beim Erfassen des Belegs füllen, wenn eine Belegposition nicht gemäß der Aufbauregel aus dem Stammsatz des Kontos gefüllt werden soll.

Die Aufbauregel im Stammsatz gibt an, welcher Eintrag aus dem Belegkopf oder aus der Belegposition zum Zeitpunkt des Buchens in das Feld Zuordnung zu stellen ist. Die möglichen Schlüssel und die zugehörigen Aufbauregeln sind im Einführungsleitfaden des Finanzwesens zu definieren. Im Standardsystem sind bereits Aufbauregeln definiert. Es ist empfehlenswert diese zu übernehmen.

Sie können den Schlüssel für die Aufbauregel im Stammsatz jederzeit ändern. Die neue Aufbauregel wird ab dem Zeitpunkt der Änderung wirksam: Alle Posten, die nach der Änderung gebucht werden, werden bei Einzelpostenanzeige nach der neuen Aufbauregel am Bildschirm angezeigt. Bei bereits gebuchten Belegen bleibt die Zuordnung jedoch unverändert.

Falls Sie eigene Aufbauregeln für das Feld Zuordnung definieren wollen, geben Sie für jede Regel einen Schlüssel und bis zu vier Felder an, deren Inhalt in das Feld Zuordnung gestellt werden soll. Die Feldinhalte werden in der Reihenfolge übertragen, in der Sie sie nennen. Sie können für die Aufbauregel alle Felder des Belegkopfes und alle Felder, die in der betreffenden Belegposition enthalten sind, verwenden.

Wenn der Inhalt des genannten Feldes nur teilweise in das Feld Zuordnung übertragen werden soll, können Sie den entsprechenden Teil abgrenzen. Sie können hierzu angeben, ab welcher Position der Feldinhalt ausgegeben werden soll und wieviele Stellen übertragen werden sollen.