Gesamtsumme vorgeben 

Wenn Sie beispielsweise eine Reihe von Bankauszüge buchen und überprüfen wollen, ob die tatsächliche Summe der gebuchten Beträge mit der von Ihnen im voraus errechneten Summe übereinstimmt, können Sie eine Kontrollsumme verwenden. Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Errechnen Sie die zu buchende Gesamtsumme der Bankauszüge.
  1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Rechnungswesen ® Finanzwesen ® Hauptbuch ® Buchung ® Sonstige ® Allgemeine Buchung. Auf dem Einstiegsbild der Transaktion wählen Sie Umfeld ® Einstellungen ® Kontrollsummen.
  1. Wählen Sie Springen ® Vorgaben pflegen.
  1. Sie können entweder einen voraussichtlichen Kreditoren- und Debitorensaldo oder mindestens eine Kontrollsumme für die Felder Koart (Kontoart), Von-Konto, Bis-Konto, Soll-Betrag, Haben-Betrag und Währg eingeben.
  1. Nachdem Sie die Kontrollsummen erfaßt haben, buchen Sie Ihre Geschäftsvorfälle.

Das System errechnet automatisch die Summe der von Ihnen eingegebenen Soll- und Habenbeträge (der gebuchten Beträge).
  1. Wenn Sie die Geschäftsvorfälle eingegeben haben, kehren Sie zur Kontrollsummenfunktion zurück, indem Sie im Menü Hauptbuch Umfeld ® Einstellungen ® Kontrollsummen auswählen.
  1. Um Abweichungen anzuzeigen, wählen Sie Springen ® Abweichung anzeigen.

Das System zeigt die Abweichungen zwischen der im voraus festgelegten Kontrollsumme und den gebuchten Beträgen an. Wenn die beiden Summen nicht identisch sind, haben Sie bei der Berechnung der Kontrollsumme oder bei der Buchung der Geschäftsvorfälle einen Fehler gemacht.

Wenn Sie nach Eingabe aller gewünschten Geschäftsvorfälle eine Abweichung haben, müssen Sie die von Ihnen errechnete voraussichtliche Summe noch einmal überprüfen. Addieren Sie die einzelnen Schecks noch einmal. Wenn die Summe unverändert ist, prüfen Sie, ob alle Belege erfaßt wurden, und ob kein Beleg doppelt erfaßt wurde. Fehlende Belege erfassen Sie, doppelt erfaßte Belege stornieren Sie. Ergeben sich hier keine Differenzen, überprüfen Sie pro Beleg die gebuchten Beträge.