Wenn Sie die Originalbelege immer unter der EDV-Belegnummer ablegen, können Sie die Ablage über die Belegarten steuern. Alle Originalbelege, die mit der gleichen Belegart im System gebucht werden, werden zusammen abgelegt. Sie haben aber auch die Möglichkeit, die Belege mehrerer Belegarten zusammen abzulegen.

Über die Belegarten differenzieren Sie die Buchungen entsprechend den verschiedenen Geschäftsvorfällen.

Sollen die Belege nach Belegarten getrennt abgelegt werden, müssen Sie jeder Belegart einen eigenen Nummernkreis zuordnen.

Sollen mehrere Belegarten zusammen abgelegt werden, müssen Sie diesen Belegarten denselben Nummernkreis zuordnen. Beispielsweise können Sie so die Buchung von Kreditorengutschriften (Belegart KG) und -rechnungen (Belegart KR) über die Belegart differenzieren und die Belege für die Ablage über einen gemeinsamen Nummernkreis wieder zusammenführen (siehe folgende Abbildung).