Durch eine sinnvolle Organisation der Belegablage stellen Sie sicher, daß eine eindeutige Verbindung zwischen Originalbeleg und EDV-Beleg hergestellt wird.

Je nachdem, ob Sie debitorische oder kreditorische Belege ablegen wollen, bieten sich unterschiedliche Arten der Belegablage an:

Bei debitorischen Belegen übernehmen Sie entweder die Belegnummer aus einem Vorfakturiersystem, oder Sie lassen das System mit Hilfe der internen Vergabe die Nummern vergeben.

Bei kreditorischen Belegen lassen Sie die EDV-Belegnummer durch das System vergeben. Vermerken Sie die EDV-Belegnummer auf dem Originalbeleg (siehe folgende Abbildung). Im Belegkopf des EDV-Belegs geben Sie die Nummer des Originalbelegs in das Feld für die Referenznummer ein. Damit steht Ihnen die Originalbelegnummer für Ihre Korrespondenz oder bei Anfragen im System zur Verfügung. Die Referenznummer können Sie als Suchhilfe für die Einzelpostenanzeige verwenden.