Indexlaufzeiten (FI) 

Neben der Belegarten- und der Kontoartenlaufzeit können auch Indexlaufzeiten angelegt werden.

Das System unterscheidet zwischen Sekundärindizes sowie konten- und belegorientierten Indizes:

Sie können mittels der Sekundärindexlaufzeit und der Archivindexlaufzeit bestimmen, ob und wie lange ein Index zu einem Beleg (bezogen auf Buchungsdatum und Stichtag des Indexabbauprogramms) über die Archivierung hinaus im System gehalten werden soll. Ist die Indexlaufzeit länger als die Kontoarten-/Belegartenlaufzeit, so kann ein Beleg schon archiviert und aus der Datenbank gelöscht sein, seine Sekundärinformation ist jedoch noch immer im System vorhanden bzw. der Direktzugriff auf die Daten im Archiv noch möglich.

Archivierungsstichtag ist der 01.04.96, die Sekundärlaufzeit beträgt 60 Tage. Das Buchungsdatum für Beleg A ist der 15.03.96 und für Beleg B der 15.01.96. Damit wird der Sekundärindex von A zum Zeitpunkt der Archivierung nicht gelöscht, während der von B gelöscht wird.

Sie bestimmen die Laufzeiten des Sekundärindex bzw. den Archivindex für Kontoarten über das Customizing "Grundeinstellungen Finanzwesen" im Arbeitsschritt Kontoartenlaufzeit definieren. Hier können Sie neben den Kontoartenlaufzeiten auch die beiden Indexlaufzeiten eintragen. Die Indexlaufzeiten müssen dabei immer größer oder gleich der Kontoartenlaufzeit sein.

Sie bestimmen die Laufzeiten des Archivindex für die Belegarten über das Customizing "Grundeinstellungen Finanzwesen" im Arbeitsschritt Belegartenlaufzeit definieren. Auch diese Laufzeit muß immer größer oder gleich der Belegartenlaufzeit sein.

Durch diese Technik wird außerdem gewährleistet, einen Beleg über die Einzelposten-Liste aus dem Archiv anzuzeigen. Die Anzeige erfolgt innerhalb der Einzelpostenanzeige unter Hauptbuch, Debitoren und Kreditoren.

Die Einzelposten eines Kontos können nur dann angezeigt werden, wenn der Sekundärindex noch im System vorhanden ist. Über den Einzelposten ist dann der Zugriff auf den Beleg in der Archivdatei möglich. Es können jedoch nur die Belege gefunden werden, für die der Archivindex für die Belegarten noch vorhanden ist.

Beleg- und kontenorientierte Archivindizes werden beim Schreiben des Archivs aufgebaut. Dies kann beim Customizing des Archivierungsobjektes eingetragen werden. Markieren Sie hierzu bei den technischen Einstellungen des Archivierungsobjektes "Finanzbuchhaltungsbeleg" das Kennzeichen "Indexaufbau".

Wenn Sie versehentlich Sekundärindizes sowie belegorientierte oder kontenorientierte Archivindizes gelöscht haben, oder aus irgendeinem Grund solche Indizes wieder aufbauen möchten, lesen hierzu den Abschnitt Indexaufbauprogramm für Belege starten (FI).

Im Geschäftsjahr der Hauswährungsumstellung dürfen keine Sekundärindizes von Belegen, die im aktuellen Geschäftsjahr ausgeglichen wurden, abgebaut werden, da diese für die Hauswährungsumstellung benötigt werden. Für den Schutz der Sekundärindizes mit Ausgleich im laufenden Geschäftsjahr sollte die Sekundärindexlaufzeit auf mindestens 366 Tage eingestellt werden. Die Indexlaufzeit muß aber mindestens die Differenz in Tagen zwischen Geschäftsjahresanfang und Umsetzungszeitpunkt betragen. Hierfür muß allerdings der Umsetzungszeitpunkt bekannt sein, und es ist auf Buchungskreise mit verschobenem Rumpfgeschäftsjahr zu achten. Das Customizing der Laufzeiten kann nach der Hauswährungsumstellung wieder auf die Ursprungswerte zurückgesetzt werden.

Weitere Einzelheiten zum Thema Archivindex finden Sie in der Dokumentation zum Archive Development Kit in Erweiterte Funktionsbibliothek Anwendungen. Diese Dokumentation finden Sie in der SAP-Bibliothek unter Basis ® ABAB/4 Development Workbench.

Was Sie tun müssen, um die Funktion "Anzeige einzelner Belege aus dem Archiv" nutzen zu können, lesen Sie in Anzeige einzelner Belege aus dem Archiv (FI).