Vertreter pflegen und aktivieren 

Vertreter pflegen

  1. Wählen Sie im Business Workplace Einstellungen ® Workflow-Einstellungen ® Vertreter pflegen.

Sie gelangen auf das Dialogfenster Vertreter pflegen.

Zur Pflege der Vertretung werden in der Hierarchie im Bild Vertreter pflegen zum einen der Eintrag Persönliche Vertreter und zum anderen die Planstellen, die Sie besetzen, angezeigt.

Ihren Vertreter benennen Sie entweder als persönlichen oder als planstellenbezogenen Vertreter:

Der persönliche Vertreter darf alle Ihre Workitems sehen und ausführen, also insbesondere auch die Workitems, die Ihnen über eine persönliche Bearbeiterzuordnung zugeordnet sind.

Als persönlichen Vertreter können Sie nur einen anderen Benutzer benennen.

Der planstellenbezogene Vertreter darf nur die Workitems sehen und ausführen, die Sie aufgrund einer Bearbeiterzuordnung auf Planstellen-, Stellen- oder Organisationseinheitenebene erhalten haben.

Als planstellenbezogenen Vertreter können Sie sowohl eine andere Planstelle als auch direkt einen Benutzer eintragen.
  1. Positionieren Sie den Cursor entweder auf dem Eintrag Persönliche Vertreter oder auf der entsprechenden Planstelle und wählen Sie die Funktion Vertreter Anlegen.

    2. Sie können einen schon vorhandene Einträge pflegen, indem Sie auf dem Eintrag doppelklicken.

    Wenn Sie eine planstellenbezogene Vertretung pflegen wollen, entscheiden Sie, ob Sie durch eine andere Planstelle oder durch einen anderen Benutzer vertreten werden wollen. Wählen Sie dazu als Vertretertyp entweder Planstelle oder Benutzer aus und identifizieren Sie den Vertreter durch seine Nummer bzw. durch seinen Benutzernamen.

  2. Legen Sie auf dem Detailbild Vertretung den Gültigkeitszeitraum der Vertretung fest.

    3. Nur innerhalb dieses Zeitraums besteht für den Vertreter die Möglichkeit, die Vertretung zu übernehmen.

  3. Geben Sie auf dem Dialogfenster Detailbild Vertretung ein Vertreterprofil an.

    4. Unabhängig davon, ob Sie Ihren Vertreter als persönlichen oder als planstellenbezogenen Vertreter angelegt haben, können Sie durch die Angabe eines Vertreterprofils den Umfang der Workitems, die Ihrem Vertreter angezeigt werden, einschränken.

  4. Markieren Sie gegebenenfalls das Feld Vertretung aktiv.

    5. Wenn Sie wollen, daß die Workitems ab sofort automatisch für den Vertreter sichtbar werden, müssen Sie die Vertretung aktivieren. Wenn Sie die Vertretung nicht aktivieren, muß der Vertreter explizit die Vertretung übernehmen, um Ihre Workitems zu sehen.

  5. Sichern Sie und verlassen Sie die Vertreterpflege.

Vertreter aktivieren

  1. Wählen Sie im Business Workplace Einstellungen ® Workflow-Einstellungen ® Vertreter aktivieren.

    2. Sie gelangen auf das Dialogfenster Vertreter aktivieren.

  2. Markieren Sie die Vertreter, die Sie aktivieren wollen, und wählen Sie die Funktion Aktivieren.

Vertreter deaktivieren

  1. Wählen Sie im Business Workplace Einstellungen ® Workflow- Einstellungen ® Vertreter aktivieren.

    2. Sie gelangen auf das Dialogfenster Vertreter aktivieren.

  2. Markieren Sie die Vertreter, die Sie deaktivieren wollen, und wählen Sie die Funktion Deaktivieren.

Vertretung übernehmen

  1. Wählen Sie im Business Workplace Einstellungen ® Workflow-Einstellungen ® Vertretung übernehmen.

    2. Sie gelangen auf das Dialogfenster Vertretung auswählen.

  2. Markieren Sie den oder die Benutzer, für die Sie die Vertretung übernehmen wollen.
  3. Verlassen Sie das Dialogfenster.

Vertretung beenden

  1. Wählen Sie im Business Workplace Einstellungen ® Workflow-Einstellungen ® Vertretung beenden.

Die Vertretung wird beendet.