Unter Vertretung wird im allgemeinen das zeitweise Ersetzen einer abwesenden Person verstanden. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht wird Vertretung mit einer zweiten Besetzung einer Planstelle definiert, die bei Abwesenheit des Planstelleninhabers dessen Aufgabe für den Zeitraum der Abwesenheit übernimmt.

In der Personalzeitwirtschaft wird der Begriff Vertretung weiter gefaßt. Hiernach ist nicht nur das Ersetzen eines abwesenden Mitarbeiters zu verstehen, sondern in erster Linie die Abänderung der Sollarbeitszeit eines Mitarbeiters.

Der Infotyp Vertretungen (2003) bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:

• Sollarbeitszeiten zuordnen, die vom ursprünglichen Persönlichen Arbeitszeitplan abweichen.

• Eine abweichende Kostenzuordnung.

• Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum zu einer anderen Planstelle zuordnen.

• Eine abweichende Bezahlung gemäß einer bereits definierten Planstelle aufgrund einer zeitweise anderen Tätigkeit.

Mit Ausnahme der Planstellenvertretung bewirken alle Vertretungsformen eine Änderung des persönlichen Arbeitszeitplanes Ihres Mitarbeiters, da das System bei Eingabe einer Vertretung den ursprünglichen Arbeitszeitplan überschreibt. Aus diesem Grund kann das System für jeden Tag nur eine Vertretung berücksichtigen, die eine Änderung der Sollarbeitszeit bewirken soll.

Durch die Möglichkeit, die Planstellenvertretung mit allen Vertretungsformen außer der Uhrzeitvertretung zu kombinieren, können Sie gleichzeitig eine Änderung der Sollarbeitszeit sowie der Bezahlung erreichen.
Zur Vermeidung von Fehlern können Sie im Customizing eine entsprechende Kollisionsprüfung festlegen.

Zur Erfassung von Vertretungen stehen Ihnen die folgenden Formen von Vertretungen zur Verfügung.

Über diese Funktion hinterlegen Sie tageweise Abweichungen vom Arbeitszeitplan Ihres Mitarbeiters.

Eine Verwendung dieser Funktion anstelle der Vertretung auf Basis einer Arbeitszeitplanregel empfiehlt sich, wenn z. B. ein Mitarbeiter nur kurzzeitig einen anderen Arbeitszeitplan erhalten soll.

Über diese Funktion hinterlegen Sie eine mehrtägige Abweichung vom persönlichen Arbeitszeitplan eines Mitarbeiters.

Eine Verwendung dieser Funktion empfiehlt sich, wenn Sie z. B. einem Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum eine andere Personalteilbereichs-/Mitarbeitergruppierung oder einen anderen Feiertagskalender zuordnen müssen.

Über diese Funktion bewirken Sie eine Änderung einer Arbeitszeitplanregel, indem Sie einem Mitarbeiter die Personalnummer eines anderen Mitarbeiters zuteilen, dem die gewünschte Arbeitszeitplanregel zugeordnet ist.

Eine Verwendung dieser Funktion empfiehlt sich, wenn z. B. ein Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum einen abwesenden Kollegen vertritt oder vorübergehend die gleiche Arbeitszeitplanregel wie ein anderer Mitarbeiter erhalten soll.

Über diese Funktion hinterlegen Sie eine beliebige Abweichung der Sollarbeitszeit für einen bestimmten Zeitraum. Dies erreichen Sie, indem Sie Anfangs- und Endeuhrzeiten der Vertretung und bei Bedarf die Pausenzeiten auf Tagesebene angeben.

Eine Verwendung dieser Funktion empfiehlt sich, wenn Sie für die Art bzw. Abbildung der Vertretung auf keine vergleichbaren Tagesarbeitszeitpläne bzw. Arbeitszeitplanregeln zurückgreifen können.

Über diese Funktion hinterlegen Sie eine für einen bestimmten Zeitraum abweichende Bezahlung eines Mitarbeiters nach den Vorgaben einer anderen Planstelle. Dies erreichen Sie, indem Sie dem Mitarbeiter die Planstelle zuordnen, welche mit der von Ihnen beabsichtigten Bezahlung hinterlegt ist.

Wenn Sie nur die Planstelle eingeben, bewirken Sie keine Änderung der Sollarbeitszeit, da das System die ursprüngliche Sollarbeitszeit des Vertreters nicht überschreibt.

Über diese Funktion können Sie noch weitere Variationen der Vertretung nutzen, indem Sie die Vertretung auf der Basis einer Planstelle mit allen anderen Formen der Vertretung kombinieren.

Mit einer zur Planstellenvertretung zusätzlich erfaßten Uhrzeitvertretung legen Sie ausschließlich eine geänderte Bezahlung für das eingegebene Zeitintervall fest.

Sie haben neben der Vertretung auf Basis einer Planstelle zwei weitere Möglichkeiten, eine geänderte Bezahlung, die sich aus einer Vertretung ergibt, im System zu hinterlegen: