Für die automatische Verarbeitung von Zahlungseingängen und Lastschriftrückläufern können Sie in der Immobilienverwaltung
verwenden.
Beide Verfahren beruhen auf der Standardfunktion "Elektronische Kontoauszugsübernahme" aus der Finanzbuchhaltung (FI). Die K ontoauszugsübernahme läßt sich grob in drei Schritte gliedern:
Die Immobilienverwaltung greift nun in den Ablauf der FI-Standardfunktion ein, um z. B. einen Zahlungseingang direkt einem Mietvertrag zuordnen zu können. Deshalb sollen im folgenden die einzelnen Schritte genauer erläutert werden.
Dieser Schritt läuft analog zum Standard-FI ab. Starten Sie das Programm über den Menüpfad: Rechnungswesen -> Immobilienmanagement -> Bewirtschaftung -> Mietenbuchhaltung ->
Zahlungseingang -> Kontoauszugsübernahme
oder Länderspezifika -> Bankverfahren
Wichtige Customizingeinstellungen:
Führen Sie die FI-Customizingeinstellungen für den elektronischen Kontoauszug durch, insbesondere:
Beispiel für Lastschriftrückläufer
(Buchungsregel 0009):
Bereich 1
Buchungsart: 1 (Buchen Sachkonto)
Belegart: DZ
Soll: Buchungsschlüssel 40 Geldausgang
Haben: Buchungsschlüssel 50 Bank
Bereich 2
Buchungsart: 7 (Ausgleichen Personenkonto im Soll)
Belegart: DZ
Soll: leer
Haben: Buchungsschlüssel 50 Geldausgang
Nähere Informationen entnehmen Sie bitte dem entsprechenden Kapitel im Einführungsleitfaden der Finanzbuchhaltung.
Für die Analyse des Verwendungszwecks eines Einzelpostens stehen eine Reihe von Standard-, sowie anwendungsspezifischen Interpretationsalgorithmen zur Verfügung.
Die Zuordnung von Zahlungseingängen und Lastschriftrückläufern verläuft im FI-Standard (Interpretationsalgorithmus 001 ) über die Suche nach einer Belegnummer, bzw. einer Referenzbelegnummer des offenen Postens bzw. des Lastschriftbeleges.
Allerdings ist die Belegnummer dem Mieter in der Regel unbekannt, d.h. er wird als Zuordnungkriterium im Feld "Verwendungszweck" die Mietvertragsnummer, bzw. bei Verwendung des Bankverfahrens eine Kontonummer Bankverfahren angeben, die eindeutig seinem Mietvertrag zugeordnet ist. Um nun eine vom Standard-FI abweichende Interpretation der Angaben auf dem Datenträger zu ermöglichen, ist es notwendig, einen der beiden immobilienspezifischen Interpretationsalgorithmen zu verwenden, nämlich:
050: Zuerst Standardsuche des FI nach Belegnummer oder Referenzbelegnummer. Falls nicht erfolgreich, wird die immobilienspezifische Suche (Baustein: ANALYSE_VW_RE) durchgeführt. Auch hier nicht zuordenbare Zahlungseingänge werden auf ein Abweisungskonto gebucht.
051: Hier wird direkt die immobilienspezifische Suche gestartet. Nicht zuordenbare Zahlungseingänge werden auf ein Abweisungskonto gebucht. Falls Sie also nicht ausschließlich Zahlungseingänge zu Mietverträgen erwarten, sollten Sie Algorithmus 050 benutzen.
Wollen Sie eine eigene, erweiterte Logik für das Auffinden von Posten oder Verträgen vornehmen, so können Sie den Interpretationsalgorithmus 000 (kundenspezifischer User-Exit) verwenden:
Bei der Auswertung der Kontoauszugsdaten wird der User-Exit aufgerufen. Dieser Baustein enthält als Include das von Ihnen angelegte Programm. Sie haben nun die Möglichkeit das Programm ZXF01U01 beliebig anpassen, z.B. indem Sie statt des Bausteins ANALYSE_VW_RE einen eigenen Funktionsbaustein aufrufen, der eine Sonderlogik enthält. Der Report ZXF01U01 liegt im Kundennamensraum und kann daher beliebig von Ihnen geändert werden. Der Baustein ANALYSE_VW_RE darf nicht geändert werden, da es sich um ein SAP-Objekt handelt.
Wichtige Customizingeinstellungen:
Welchen Interpretationsalgorithmus Sie verwenden wollen, können Sie im FI-Customizing angeben (siehe
Zuordnung von externen Vorgängen zu Buchungsregeln).
Weiterhin können Sie im Einführungsleitfaden Immobilien im Kapitel "Mietenbuchhaltung" noch Bewegungsarten und Kontenfindung für nicht zuordenbare Zahlungseingänge definieren.
Zahlungseingänge:
Wenn der Zahlungseingang einem Mietvertrag zugeordnet werden konnte, werden nun die offenen Posten des Debitors für diesen Mietvertrag gesucht. Falls deren Summe größer als der Zahlungseingang ist, werden die offenen Posten nach Regeln sortiert, die Sie im Customizing vorgeben können. In der jetzt festgelegten Reihenfolge werden die offenen Posten ausgeglichen, bis der Zahlungseingang erschöpft ist. Bei einer etwaigen Differenz können Sie im Customizing bestimmen, ob ein neuer Restposten oder eine unqualifizierte Anzahlung gebucht werden soll. Falls der Zahlungeingang nicht zugeordnet werden konnte, wird er auf ein Abweisungskonto gebucht.
Lastschriftrückläufer:
Über die Belegnummer des Ausgleichsbelegs, die im Feld Verwendungszweck steht, werden die ursprünglichen Forderungen gesucht. Daraufhin wird einerseits der Ausgleich zurückgenommen und andererseits auf den Debitor neue Forderungen in Höhe des ursprünglichen offenen Postens sowie etwaiger Bankgebühren eingestellt.
Wichtige Customizingeinstellungen:
Wählen Sie Sortierkriterien für die offenen Posten (siehe
Zahlungseingangssteuerung ) und geben Sie eine Bearbeitungsart an (siehe
Vorgänge zuordnen Zahlungseingang 02, Zahlungsausgang 01).
Für die Behandlung von Lastschriftrückläufern müssen entsprechende Bewegungsarten zu den Bewegungstypen 3RET und 3GEB eingestellt werden. Siehe hierzu auch Bewegungsarten den Bewegungstypen zuordnen .