Layout von Einkaufsbelegen 

Verwendung

Dieser Abschnitt beschreibt das Formatieren von Einkaufsbelegen für die Ausgabe als Nachricht. Insbesondere werden folgende Punkte erläutert:

In diesem Abschnitt werden Grundkenntnisse auf dem Gebiet der SAPscript-Formulare vorausgesetzt. Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Basis unter SAPscript im Abschnitt Prinzipien des Formulardrucks.

Funktionsumfang

Was ist ein Formular?

In SAPscript dient ein Formular zur Festlegung des Formats und Inhalts eines Belegs. Das bedeutet, über das Formular wird gesteuert, welche Informationen auf einem Ausgabebeleg gedruckt werden und wo sie erscheinen sollen.

Über folgende Elemente im Formular wird die Formatierung gesteuert:

Seite
bestimmt das Layout einer jeden Seite eines Belegs. Jede Seite besteht aus einem oder mehr Fenstern.

Seitenfenster
definiert einen Informationsbereich auf einer Seite. Die Lieferantenanschrift ist z.B. ein Seitenfenster.

Textelemente
legen den Inhalt eines Seitenfensters fest. Textelemente können Text oder Verweise auf Text (d.h. INCLUDE-Anweisungen) enthalten. Außerdem können sie Verweise auf das Einkaufsdruckprogramm enthalten, das die in einem bestimmten Seitenfensters eines Belegs zu druckenden Informationen bereitstellt (z.B. Bestellmenge, Preis oder Materialnummer).

Absatzformate
legen das Druckformat innerhalb eines Seitenfensters fest, wie z.B. die Schriftart und die Einzugsebene.

Allgemeines zum Einkaufsformular

Das im SAP-Standardsystem enthaltene Einkaufsformular trägt den Namen MEDRUCK. Im einzelnen steuert MEDRUCK die Ausgabe von Anfragen, Bestellungen, Rahmenverträgen, Einteilungen, Mahnungen/Erinnerungen, Absageschreiben und Änderungsbelegen sowie Auftragsbestätigungsmahnungen.

Der obere Teil jedes Formulars sollte i.d.R. gleich aufgebaut sein; d.h., daß z.B. eine Bestellung, eine Anfrage, ein Auftrag oder ein Rechnungsbeleg Ihrer Firma das Firmenlogo jeweils an der gleichen Stelle haben soll.

Dazu werden in allen Formularen die gleichen Fenster benutzt; z.B. für Briefkopf und ggf. Firmenlogo das Fenster HEADER oder für Bestellnummer und Ihr Zeichen das Fenster INFO.

Seitenformate und Seitenfenster

Das Einkaufsformular bietet zwei Seitenformate: FIRST und NEXT . Das Seitenformat FIRST enthält die Formatvorgaben für die erste Druckseite (z.B. für die Kopfdaten, die nur am Anfang eines Belegs zu drucken sind). Das Seitenformat NEXT definiert das Format sämtlicher Folgeseiten.

Das System erkennt nur die Seitenfensternamen des Standardformulars. Daher müssen Sie bei Änderung des Standardformulars die Namen der Seitenfenster verwenden.

Das Fenster MAIN

Das Seitenfenster MAIN steuert den Ausdruck von Positionen einschließlich Mengen, Preisen, Einteilungen etc.

Die Textelemente des Seitenfensters MAIN enthalten Anweisungen, die das System beim Drucken verwendet. Daraus ermittelt es folgendes:

Jedes Textelement ist mit der Absatzmarkierung /E versehen. Die nach der /E-Marke folgenden Zeilen enthalten die Informationen, die in dem betreffenden Textelement gedruckt werden sollen. So beschreibt das Textelement ITEM_HEADER_F die Spaltenüberschriften, die bei Bestellpositionen einer Bestellung gedruckt werden sollen.

Pro Textschlüssel muß mindestens eine Textzeile vorhanden sein, und sei es nur eine Kommentarzeile (z.B. Absatzformat /*).

Sie können den Inhalt eines Textelements ändern, ändern Sie jedoch keinesfalls den Namen des Textelements im Formular, sonst kann das Druckprogramm den Text nicht finden.

Aktivitäten

Einkaufsdruckformular ändern

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die Ausgabe Ihrer Einkaufsbelege durch Änderung des Standardformulars MEDRUCK eigenen Erfordernissen anpassen können.

Voraussetzungen

Bevor Sie Änderungen am Standardformular vornehmen, sollten Sie folgendes berücksichtigen:

Formular ändern oder neu erstellen?

Sie können entweder das Standardformular ändern oder durch Kopieren des Standardformulars ein neues Formular erstellen.

Wenn Sie das Standardformular ändern, müssen Sie zuerst eine Korrektur anlegen, da das Ändern des Standardformulars eine Kundenmodifikation darstellt. Danach werden sowohl die geänderte als auch die SAP-Version des Formulars durch das System gepflegt.

Wenn Sie ein neues Formular erstellen, müssen Sie es der entsprechenden Nachricht (Nachrichtenart) zuordnen (z.B. Bestellung, Absageschreiben etc.). Erst dann ist das System imstande, mit dem neuen Formular zu drucken.

Es empfiehlt sich, stets ein eigenes Formular zu erstellen. Dadurch lassen sich Ihre angepaßten Formulare leichter von dem SAP-Standardformular unterscheiden.

Belegart

Das Standardformular enthält Formatvorgaben für alle als Nachrichten auszugebenden Einkaufsbelege. Sie haben auch die Möglichkeit, für einzelne Nachrichten (Nachrichtenarten) eigene Formulare zu erstellen, z.B., wenn Rahmenverträge und Bestellungen auf unterschiedlichen Formularen ausgegeben werden müssen.

Wenn unterschiedliche Formulare benötigt werden, dann müssen Sie sie zunächst erstellen und danach den entsprechenden Nachrichten (Nachrichtenarten) zuordnen.

Layout für Einkaufsbelege

Bevor Sie das Formular ändern oder neu erstellen, müssen Sie sich sorgfältig überlegen, welche Informationen auf dem Formular ausgegeben werden sollen. Zur Entwicklung Ihres eigenen Layouts nehmen Sie die Seitenfensterstruktur des Standardformulars zu Hilfe.

Messen Sie den Bereich genau ab, in dem die Information positioniert werden soll. Hierzu können Sie sich verschiedener Maßeinheiten (Zeichen und Zeilen, Zentimeter etc.) bedienen. Kommen in Ihrem Formular in verstärktem Maß unterschiedliche Schriftarten/-größen und Proportionalschrift wie Times Roman oder Helvetica vor, sollten Sie eine absolute Maßeinheit verwenden (d.h. eine andere Maßeinheit als Zeichen oder Zeilen).

Außerdem sollten Sie prüfen, ob das Seitenformat der Drucker dem des Formulars entspricht (z.B. Papier mit A4- oder 8x11-Format).

Feldnamen

Ferner sollten Sie die Feldnamen der Daten angeben, die Sie auf dem Formular ausgeben möchten.

Formulare für Einkaufsbelege erstellen

  1. Vom Systemmenü ausgehend, wählen Sie Werkzeuge ® SAPscript ® Formular.
  2. Geben Sie den Namen des neu zu erstellenden Formulars ein. Wählen Sie Formular ® Anlegen.
  3. Geben Sie in dem eingeblendeten Dialogfenster die erforderlichen Transport-/Korrekturdetails ein. Der Kopf des Formulars erscheint.

    4. Überprüfen Sie die im Kopf enthaltenen Informationen, wie z.B. das Seitenformat und die Seitenorientierung.

  4. Soll das Standardformular kopiert werden, wählen Sie Formular ® Übernehmen, geben dann den Namen des Standardformulars ( medruck ) ein und wählen ENTER .

    5. Das Standardformular wird in das neue Formular übernommen.

  5. Ändern Sie das Formular wie gewünscht. Weitere Hinweise zur Durchführung von Änderungen können Sie dem unten beschriebenen Beispiel entnehmen.
  6. Wählen Sie Formular ® Aktivieren, um das Formular mit Ihren Änderungen zu aktivieren.
  7. Ein neu erstelltes Formular muß der entsprechenden Nachricht (Nachrichtenart) zugeordnet werden. (Weitere Einzelheiten hierzu im Abschnitt "Formulare zuordnen".)

Wenn Sie das Standardformular modifiziert haben und für Einkaufsbelege derzeit das Standardformular verwendet wird, dann müssen Sie das Formular nicht zuordnen.

Formulare zuordnen

Nachdem Sie Ihre Formulare angepaßt haben, müssen Sie der Nachrichtenart zugeordnet werden. Diese Zuordnung wird im Customizing getroffen unter Nachrichten ® Formulare für Nachrichten ® Formular und Ausgabeprogramm für <Einkaufsbeleg> zuordnen.