Dieser Abschnitt erläutert

• die verschiedenen Textarten in Einkaufsbelegen

• das Erfassen und Formatieren von Texten

• das Pflegen von Standardtexten und ihre Einbindung in Einkaufsbelege

Wo ein bestimmter Text in einem Einkaufsbeleg erscheint, hängt von der jeweiligen Textart ab. Das heißt, wenn Sie einen Text eingeben, ermittelt das System aufgrund der betreffenden Textart, an welcher Stelle in der Informationsreihenfolge dieser Text ausgedruckt werden muß.

Textarten sind variabel; d.h., die in Ihrem System verwendeten Textarten können im Rahmen des Customizing durch Ihre Systemverwaltung festgelegt werden.

Kopftext bezieht sich auf den gesamten Beleg. Im Standardfomular wird der Kopftext am Anfang des Belegs gedruckt, d.h. nach den Kopfdaten (wie Lieferantenanschrift, Belegnummer, Ansprechpartner etc.).

Da der Kopftext am Anfang des Ausgabebelegs erscheint, sollten Sie diesen Text für besonders wichtige Informationen an den Lieferanten reservieren. Zum Beispiel könnten Sie im Kopftext einer Anfrage spezielle ausschreibungsrelevante Anweisungen erfassen, da diese zuerst gelesen werden sollten.

Die Kopfnotiz dient lediglich zur internen Verwendung; der Text erscheint nicht im Ausgabebeleg.

In der Kopfnotiz können Sie einen internen Vermerk zu dem betreffenden Einkaufsbeleg festhalten; beispielsweise einen Hinweis darauf, daß sich bei diesem Lieferanten Qualitätsprobleme ergeben haben. Andere Benutzer haben zwar die Möglichkeit, sich diese Information anzeigen zu lassen, der Lieferant erhält jedoch keine Kenntnis davon.

Diese Texte beziehen sich jeweils auf die Position, bei der sie stehen. Der Positionstext wird im Anschluß an die Positionsdaten (Materialnummer, Kurztext, Menge, Preis etc.) ausgedruckt.

Im folgenden finden Sie Beispiele für die verschiedenen Arten von Positionstexten, die im Standardsystem enthalten sind:

Detaillierte Beschreibung eines bestellten Materials. Diesen Text können Sie zusätzlich zu dem aus dem Infosatz oder Materialstammsatz kopierten Positionstext erfassen.

Text aus dem Einkaufsinfosatz. Dieser Text kann den Materialbestelltext entweder ersetzen oder ergänzen.

Materialbestelltext

Beschreibung aus dem Materialstammsatz. Dieser Text stammt aus den Einkaufsdaten des Materialstammsatzes.

Text mit Lieferanweisungen. Gelten für die Position andere Lieferanweisungen als für den gesamten Beleg, können Sie sie hier erfassen.

Anhangtexte haben die gleiche Funktion wie Kopftexte, sie werden jedoch am Schluß eines Belegs gedruckt. Beispiele für Anhangtexte sind Haftungsausschlußklauseln und Vertragsanmerkungen am Ende eines Kontrakts oder einer Bestellung.

Dieser Abschnitt erläutert, welche speziellen Möglichkeiten Sie bei der Eingabe von Texten in Einkaufsbelege haben, und was Sie dabei berücksichtigen müssen.

Bevor Sie einen Text erfassen, müssen Sie zunächst entscheiden, welcher Textart (Kopftext, Positionstext etc.) Sie den Text zuordnen. Um eine Textart auszuwählen, greifen Sie auf den Beleg im Anlege- oder Änderungsmodus zu und wählen dann eine der in der folgenden Tabelle aufgelisteten Funktionen.

Sie erfassen Einkaufstexte mit dem SAPscript-Editor. Hierbei handelt es sich um einen vielseitigen Texteditor, der in einer Vielzahl von SAP-Anwendungen eingesetzt wird.

SAPscript ermöglicht die Formatierung von Zeichen und Absätzen. Beispielsweise können Sie Ihren Text mit einem Absatzformat versehen und ihn mit einer vorher festgelegten Schriftart und -größe (z.B. Helvetica oder Times Roman) ausdrucken.

Beim Ausdruck eines Textes wird dieser automatisch formatiert. Das Format hängt von der Art des gewählten Einkaufsformulars ab (z.B. Bestellung, Auftragsbestätigung, Mahnung/Erinnerung etc.).

Das Einkaufsformular enthält festgelegte Absatzformate, die z.B. den Einzug und die Schriftarten für den Text vorgeben. Das jeweilige Formular bestimmt die Absatzformatierung, die in Verbindung mit der betreffenden Textart gilt (z.B. wird Positionstext 10 Stellen eingezogen und in der Schriftart Courier ausgedruckt). Befindet sich im Texteditor in der äußerst linken Spalte (der Spalte mit der Absatzmarkierung) ein Stern (*), dann gilt das Standardabsatzformat aus dem Formular.

Sie können für Ihren Text auch eigene Absatzformatierungen wählen. Hierzu tragen Sie in der Absatzmarkierungsspalte lediglich das gewünschte Absatzformat ein.

Standardtexte sind wiederholt verwendbare Texte, die auf Einkaufsbelegen ausgedruckt werden. Der Inhalt einiger Standardtexte liegt bereits fest. So wird der Text von Mahnschreiben zentral durch Ihre Systemverwaltung festgelegt. Sie können Ihre in Einkaufsbelegen zu verwendenden Standardtexte jedoch auch selbst erstellen und auf diese dann Bezug nehmen.

Wenn ein Text sehr oft benötigt wird, dann können Sie diesen Text als Standardtext erstellen. Auf diesen Text beziehen Sie sich dann, wenn in Einkaufsbelegen immer dieselben Texte zu erfassen sind.

Angenommen, gemäß Ihrer Firmenpolitik wird in Kontrakten oder Bestellungen für Dienstleistungen eine Schadensersatzklausel mit aufgenommen. Sie könnten dann einen Standardtext mit dem Namen EK_SCHADERSZ erstellen, wobei das Kürzel EK prinzipiell Einkaufstexte ausweisen würde.

Möchten Sie auf den Standardtext z.B. vom Anhang eines Kontrakts aus Bezug nehmen, verwenden Sie den INCLUDE-Befehl:

/: INCLUDE EK_SCHADERSZ ID ST

wobei /: das Absatzformat für Befehle und ST die Kennung (ID) für Standardtexte darstellt.

Bestimmte Einkaufstexte werden mit dem System ausgeliefert und können dem Einkaufsbeleg im Customizing zugeordnet werden. Zu den Standardtexten gehören z.B. Mahnungen/Erinnerungen oder abschließender Text am Ende einer Bestellung.

Sie können einen SAPscript-Standardtext oder Text aus einem Stammsatz in den Einkaufsbeleg übernehmen. Dies bewirkt, daß der Text in den Beleg kopiert und dort gespeichert wird.

Der Vorteil bei der Textübernahme in einen Beleg ist, daß nachträgliche Änderungen an den Quelltexten keinen Einfluß auf die Belegtexte haben. Wenn z.B. eine Kontraktposition auf den Bestelltext im Materialstammsatz Bezug nimmt, dann wirkt sich eine Änderung des Bestelltextes im Materialstammsatz auch auf den Kontrakt und damit auf mögliche Kontraktabrufe zu diesem Kontrakt aus. Um dies auszuschließen, kopieren Sie den Text in den Kontrakt und haben so die Möglichkeit, ihn gezielt nur hier zu ändern ohne damit den Text im Materialstammsatz zu ändern.

An beliebiger Stelle im Text können Sie den Inhalt eines Datenbankfelds übernehmen. Auf ein Datenbankfeld zu verweisen, hat den Vorteil, daß ein für den betreffenden Beleg spezifischer Wert auf dem Ausgabebeleg erscheint.

1. Ermitteln Sie den kompletten Feldnamen des Datenbankfelds.

Diese Information erhalten Sie, wenn Sie sich die Hilfe zu dem gewünschten Feld anzeigen lassen und dann Technische Info wählen. Merken Sie sich den Inhalt der Felder Transparente Tab und Feldname - verbunden durch einen Bindestrich (-).

Zum Beispiel lautet der spezielle Feldname für Materialnummer EKPO-MATNR.

2. Editieren Sie den gewünschten Text. Fügen Sie den Feldnamen an beliebiger Stelle im Text ein und begrenzen Sie ihn am Anfang und am Ende mit einem kaufmännischen Und (&) (z.B. &EKPO-MATNR&).