Für neue Beschaffungsvorgänge möchten Sie zunächst auf im System vorhandene Daten zurückgreifen. Die Vergabe einer Einmalbestellung oder die Ermittlung einer neuen Bezugsquelle über den aufwendigeren Prozeß von Anfrage und Angebot kommt oft erst in Frage, nachdem Sie festgestellt haben, daß es für einen bestimmten Bedarf keine geeignete Bezugsquelle im System gibt.

In einem Produktivsystem sind i.d.R. eine große Menge von Lieferanten und Rahmenverträgen gespeichert, die als externe Bezugsquellen in Frage kommen (Fremdbeschaffung extern) sowie interne Bezugsquellen, d.h. Werke Ihrer Firma (Fremdbeschaffung intern).

Die Bezugsquellenermittlung hilft Ihnen, aus der Menge dieser Daten die geeignete Bezugsquelle für einen bestimmten Bedarf herauszufinden; d.h. sie schlägt den passenden Rahmenvertrag oder die geeigneten Lieferanten für eine Bestellung vor.

Mit den folgenden Objekten schaffen Sie die Datengrundlage für die Bezugsquellenermittlung für Bestellanforderungen und Bestellungen:

• Rahmenvertrag
  Vorhandene Rahmenverträge stellen mögliche Bezugsquellen für ein Material dar. Wenn eine Bestellanforderung einem Rahmenvertrag zugeordnet wurde, kann das System dazu Kontraktabrufe oder Lieferplaneinteilungen erzeugen.

• Infosatz
  Wenn ein Infosatz für das angeforderte Material vorhanden ist, kann dieser als Bezugsquelle dienen. Die Preise und Konditionen im Infosatz werden vorgeschlagen, wenn Sie eine Bestellung mit Bezug zu der zugeordneten Bestellanforderung anlegen.

Bei der Ermittlung möglicher Bezugsqellen für ein angefordertes Material stützt sich das System der Reihe nach auf die folgenden Faktoren:

1. Quotierung
   Zunächst prüft das System, ob für das Material eine Quotierung existiert, deren Gültigkeitszeitraum das Lieferdatum der Bestellanforderung abdeckt.

2. Orderbuch
   Das System stellt fest, ob zu dem Material ein Eintrag im Orderbuch vorhanden ist, dessen Gültigkeitszeitraum das Lieferdatum der Bestellanforderung abdeckt. Es kann sich dabei um einen festen Lieferanten oder einen Rahmenvertrag (Kontrakt oder Lieferplan) handeln.

Wenn das Orderbuch eine eindeutige Bezugsquelle enthält, dann wird die Bestellanforderung dieser Bezugsquelle zugeordnet.

Falls mehrere Bezugsquellen gefunden werden, erhalten Sie ein Fenster zur Auswahl.

Wenn keine Bezugsquelle ermittelt werden konnte, dann werden die vorhandenen Rahmenverträge und Infosätze geprüft.

3. Rahmenvertrag und Infosatz
   Das System sucht nach Kontrakten oder Lieferplänen für das Material sowie nach Infosätzen und schlägt diese vor.

• Prüfung der Lieferregion
  Das System prüft, ob im zugehörigen Lieferantenstammsatz eine bestimmte Lieferregion festgelegt ist. Falls ja, dann wird festgestellt, ob das Werk in der Bestellanforderung zu dieser Lieferregion gehört. Falls nicht, dann scheidet der Infosatz als mögliche Bezugsquelle aus.

• Prüfung des Regellieferanten
  Das System prüft, ob ein Regellieferant für das Material festgelegt ist, d.h. ein Lieferant, der für den gesamten Konzern gültig ist (Mandant). Wenn dies der Fall ist und im Customizing eingestellt ist, daß der Regellieferant Vorrang hat, dann wird der Infosatz dieses Lieferanten als Bezugsquelle bevorzugt.

Wenn Sie die Bezugsquellenermittlung online ausführen und das System mehrere mögliche Bezugsquellen findet, dann erhalten Sie ein Fenster mit den Vorschlägen. Aus diesen können Sie eine Bezugsquelle auswählen und zuordnen.

Wenn Sie die Bezugsquellenermittlung im Hintergrund durchführen, muß das System eine eindeutige Bezugsquelle ermitteln, damit anschließend automatisch eine Bestellung erzeugt werden kann.

Falls im dritten Schritt mehrere Bezugsquellen gefunden werden, dann gibt das System dem Rahmenvertrag den Vorrang vor dem Infosatz, um zu einer eindeutigen Bezugsquelle zu kommen.

Falls zwei Rahmenverträge gefunden werden, wird geprüft, ob einer davon bei einem Regellieferanten besteht. Falls ja, dann wird dieser Rahmenvertrag als eindeutige Bezugsquelle zugeordnet. Falls nein, dann ordnet das System gar keine Bezugsquelle zu, die Zuordnung der Banf muß anschließend manuell durchgeführt werden.