Ein Einkaufsbeleg ist ein Instrument, das vom Einkauf verwendet wird, um Materialien oder Dienstleistungen zu beschaffen.

Die anschließende Auflistung zeigt die verschiedenen im Standardsystem enthaltenen Einkaufsbelege:

Anfrage
übermittelt den in der Bestellanforderung definierten Bedarf an potentielle Lieferanten.

Angebot
enthält die Konditionen des Lieferanten und bildet die Basis zur Auswahl von Lieferanten.

Bestellung
ist die formelle und verbindliche Willenserklärung gegenüber einem Lieferanten zur Abnahme eines Materials oder einer Dienstleistung.

Kontrakt
eine Art des Rahmenvertrags; der Kontrakt ist die verbindliche Willenserklärung zur Abnahme eines Materials oder einer Dienstleistung innerhalb eines vereinbarten Zeitraums.

Lieferplan
eine Art des Rahmenvertrags; der Lieferplan enthält fest definierte Zeitpunkte (Einteilungen), zu denen Lieferungen erfolgen sollen.

Einkaufsbelege sind in zwei Bereiche untergliedert: in den Belegkopf und den Bereich der einzelnen Positionen. Pro Beleg sind ein Kopf und mehrere Positionen möglich.

Der Belegkopf enthält die für den gesamten Beleg geltenden Informationen, die Positionen die zu beschaffenden Materialien oder Dienstleistungen. So sind bei einer Bestellung Angaben zum Lieferanten und die Belegnummer Bestandteil des Bestellkopfs, während die einzelnen Positionen das Material und die Bestellmenge angeben.

Die Zusatzdaten enthalten zusätzliche Informationen zu einer Position und stehen in keinem direkten Zusammenhang mit den Beschaffungsdaten der Position. Zusatzdaten sind beispielsweise die Kontierungsdaten (wie Kostenstelle und Sachkonto) und die Bestellentwicklung einer Position, die Informationen über bereits erfolgte Waren- und Rechnungseingänge zu der Position enthält.

Einkaufsbelege unterscheiden sich im SAP-System durch die Einkaufsbelegart. Sie bestimmt z.B., welcher Nummernkreis maßgebend ist und welche Felder Ihnen zur Pflege angeboten werden. Die jeweilige Belegart wird beim Anlegen eines Einkaufsbelegs vorgeschlagen.

Es gibt beispielsweise Belegarten für Anfragen, Bestellungen und Kontrakte. Bestimmte Belegarten werden im SAP-Standardsystem angeboten; Ihre Firma kann aber auch ihre eigenen Belegarten definieren.

Jedem Beleg wird eine Nummer zugeordnet. Diese Nummer kann intern oder extern vergeben werden, je nach Handhabung in Ihrem Unternehmen. Interne Nummernvergabe bedeutet, daß dem Beleg vom System eine Nummer zugewiesen wird; extern heißt, daß die Person, die den Beleg erstellt, auch die Nummer festlegt.
Alphanumerische Nummernvergabe ist nur bei externer Nummernvergabe möglich.