Das Kreditkartenclearing ist ein Erfassungsprozeß für Einzelbelege. Sie können ihn nur für Einzelbelege (z.B. Hotelrechnung, Restaurantquittung usw.) nutzen, die mit einer Kreditkarte bezahlt wurden.

Mit dem Kreditkartenclearing können Sie diese Einzelbelege einfach und effizient erfassen. Neben der Reduzierung des Arbeitsaufwands bietet Ihnen das Kreditkartenclearing weitere Vorteile:

• Der Umrechnungskurs der Währung wird zum Datum des tatsächlichen Umsatzes ermittelt.
• Zahlreiche Zusatzdaten über die erbrachte Leistung (z.B. Hotel, Restaurant) stehen Ihnen direkt zur Verfügung, die insbesondere in der Reiseplanung und der Reiseabrechnung zur zusätzlichen Transparenz beitragen.

Damit Sie das Kreditkartenclearing nutzen können, müssen folgende Anforderungen erfüllt sein:

• Anforderungen an die Kreditkarte

• Sie können nur Kreditkarten eines von der SAP zertifizierten Kreditkartenunternehmens einsetzen.
• Die persönliche Kreditkarte (walking card) muß ein vom Mitarbeiter geführtes Privatkonto belasten.
• Die Hauswährung des Mitarbeiters muß der Abrechnungswährung der Kreditkarte entsprechen.

• Anforderungen an das Customizing des Reisemanagement

• Sie müssen im Merkmal TRVPA die Ausprägung CCC für die entsprechende organisatorische Einheit aktiviert haben

• Sie müssen überprüft haben, ob jedem Kreditkartenumsatzschlüssel eine Reisespesenart zugeordnet worden ist.

• Sie müssen im Informationstyp 0105 (Kommunikation) Subtyp 0011 (Kreditkartennummer) die in Ihrem Unternehmen verwendeten Kreditkartenfirmen hinterlegt haben.

• Anforderungen an den Erfassungsprozeß für Reisen

• Sie müssen Reisen für die Mitarbeiter angelegt haben.
• Die Reisen müssen im Reisestatus Reise offen oder Reise genehmigt gesichert sein.

Die in der nachfolgenden Grafik verwendeten Ziffern beschreiben

• die einzelnen Teilprozesse des Kreditkartenclearings

• den optimalen zeitlichen Ablauf der einzelnen Teilprozesse im betriebswirtschaftlichen Gesamtprozeß

Sie lösen das Kreditkartenclearing aus, wenn Sie einen Einzelbeleg (z.B. eine Hotelrechnung) mit einer Kreditkarte bezahlen (1).

Nach der erfolgten Reise ergänzen Sie die sonstigen Reisefakten. Dabei dürfen Sie keine Einzelbelege erfassen, die Sie mit einer Kreditkarte bezahlt haben (2a).

Der Leistungserbringer (z.B. Hotel) stellt den Umsatz, den Sie mit der Kreditkarte getätigt haben, dem Finanzdienstleister (Kreditkartenfirma) in Rechnung (2b).

Die Kreditkartenfirma übermittelt in einem bestimmten Rhythmus die Kreditkartentransaktionen der Mitarbeiter per Datenträger an das Unternehmen der Mitarbeiter (3).