Beim Verarbeiten der EDI-Rechnung versucht das System, einen Rechnungsbeleg zu buchen. Dabei ermittelt es zu der gesendeten Bestellposition aus der Bestellentwicklung die zu berechnende Menge und den zu berechnenden Wert (Vorschlagsmenge und Vorschlagswert):

• Unterschreitet die Rechnungsmenge die Vorschlagsmenge bzw. der Rechnungswert den Vorschlagswert, so wird der Rechnungsbeleg mit den Rechnungsdaten gebucht.
• Überschreitet die Rechnungsmenge die Vorschlagsmenge bzw. der Rechnungswert den Vorschlagswert, reagiert das System je nach Einstellung im Customizing.

Im Customizing der Rechnungsprüfung ist eingestellt, wie das System Abweichungen zwischen den ermittelten Vorschlagswerten und den Werten der EDI-Rechnung verarbeiten werden soll.

Sie können folgende Arten der Verarbeitung wählen:

• Der Rechnungsbeleg wird mit den Daten der EDI-Rechnung gebucht. Enthält die Rechnung Mengen- oder Preisabweichungen, wird sie zur Zahlung gesperrt.
• Der Rechnungsbeleg wird vorerfaßt, wenn die EDI-Rechnung zu Gunsten des Lieferanten ausfällt. Die vom System ermittelten Vorschlagswerte und die Werte der EDI-Rechnung werden gesichert. Die abweichenden Positionen werden als ungeklärter Fehler gesichert, diese müssen Sie in der Übersicht Rechnungen weiterbearbeiten.

• Der Rechnungsbeleg wird gebucht mit den vom System ermittelten Vorschlagswerten. Die EDI-Rechnung wird um die Summe der Abweichungen gekürzt.

• Der Rechnungsbeleg wird abhängig von der positiven Kleindifferenz in den lieferantenabhängigen Toleranzen wie folgt erzeugt:

• Ist die Summe der positiven Abweichungen der Rechnungspositionen einer Rechnung kleiner als die positive Kleindifferenz, wird die Rechnung mit Preisabweichungen gebucht, aber zur Zahlung gesperrt.

• Ist die Summe der positiven Abweichungen der Rechnungspositionen einer Rechnung größer als die positive Kleindifferenz, wird die Rechnung als ungeklärter Fehler vorerfaßt und muß später weiterbearbeitet werden.

• Der Rechnungsbeleg wird nach dem Toleranzverhalten wie online geprüft.

Wenn eine Rechnung aufgrund der Einstellungen im Customizing vorerfaßt wurde, müssen Sie die Rechnung manuell weiterbearbeiten.

1. Wählen Sie dazu Logistik-Rechnungsprüfung ® Weiterverarbeitung ® Übersicht Rechnungen.

Sie gelangen auf das Bild Übersicht Rechnungen.

2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein. Markieren Sie

• im Bereich Status der Rechnungen das Feld fehlerhaft
• im Bereich Erfassung der Rechnungen das Feld EDI
• im Bereich Einschränkung - fehlerhafte Rechnungen das Feld enthält ungeklärte Fehler

3. Wählen Sie

Das System zeigt Ihnen die Rechnungsbelege, die über EDI erfaßt wurden und bisher ungeklärte Fehler enthalten.