Teilnahme buchen 

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie im Bild SAP Easy Access im SAP Menü Personal ® Veranstaltungsmanagement ® Teilnahmen ® Buchen: Teilnehmer auf Veranstaltung. Sie gelangen in das Bild Teilnahme buchen: Daten.
  2. Geben Sie den Veranstaltungstyp ein, auf dessen zugehörige Veranstaltungen Sie die Teilnahme buchen möchten. Wählen Sie dafür im linken oberen Bildbereich (Suchbereich) das Suchwerkzeug oder die Suchvariante, mit dem Sie nach dem Veranstaltungstyp suchen möchten und machen Sie ggf. eine erforderliche Eingabe (z.B. Eingabe eines Suchbegriffs).
  3. Wählen Sie anschließend im linken unteren Bildbereich (Auswahlbereich) aus der Trefferliste den gewünschten Veranstaltungstyp, indem Sie einen Doppelklick auf dem betreffenden Veranstaltungstyp ausführen. Der Veranstaltungstyp wird automatisch in den rechten Bildbereich (Arbeitsbereich) unter Veranstaltungstyp übernommen.

    4. Sie können den Veranstaltungstyp auch direkt über die Wertehilfetaste im rechten Bildbereich (Arbeitsbereich) auswählen.

    Wenn Sie die Funktion Teilnahme buchen aus dem dynamischen Teilnahmemenü aufrufen und den Cursor dabei auf die gewünschte Veranstaltung positioniert haben, werden die Daten dadurch eingelesen. Sie gelangen daraufhin direkt in das Dialogfenster Teilnahme buchen: Daten, in dem die Veranstaltung bereits ausgewählt ist, d.h., die Arbeitsschritte 1. - 7., die der Auswahl der Veranstaltung über die Einzeltransaktion dienen, entfallen.

    Das Dialogfenster entspricht dem Arbeitsbereich, der über das Aufrufen der Einzeltransaktion über das Benutzer- oder Easy-Access-Menü angezeigt wird. Für weitere Informationen zur Anzeige bei den Einzeltransaktionen Teilnahme buchen sowie Teilnahme vormerken siehe Arbeiten mit dem Objektmanager.

  4. Verändern Sie ggf. den Zeitraum, in dem die Veranstaltung, für die Sie die Teilnahme buchen möchten, stattfinden soll.
  5. Geben Sie ggf. die Sprache ein, in der die Veranstaltung abgehalten werden soll.
  6. Wählen Sie ggf. , wenn Sie Änderungen wie einen anderen Zeitraum vorgenommen haben, um die Anzeige unter Veranstaltungsangebot zu aktualisieren.
  7. Wählen Sie unter Veranstaltungsangebot aus der Liste der angezeigten Termine den gewünschten Veranstaltungstermin aus, indem Sie die betreffende Zeile markieren (gilt nicht für Funktionsaufruf aus dem dynamischen Teilnahmemenü, bei dem die Veranstaltung, auf die gebucht werden soll, bereits ausgewählt ist).
  8. Wählen Sie den Teilnehmertyp und geben Sie einen Teilnehmer entsprechend dem gewählten Teilnehmertyp ein.

    9. Wenn Sie einen Sammelteilnehmertyp (z.B. Organisationseinheit) gewählt haben, geben Sie zusätzlich die gewünschte Anzahl Buchungen ein.

  9. Geben Sie eine Buchungspriorität an.

    10. Über gelangen auf ein Dialogfenster, in dem Sie die Buchungspriorität als numerischen Wert eingeben können. Das System zeigt an, welche Intervalle im Customizing eingestellt sind.

  10. Für das Buchen haben Sie zwei Möglichkeiten:
    1. Wählen Sie Buchen, wenn Sie alle ab- und verrechnungsrelevanten Daten für den Teilnehmer durch den ihm zugeordneten Teilnehmertyp automatisch übernehmen möchten und wenn Sie keine Notiz für den Buchungsvorgang erfassen möchten. Lesen Sie weiter unter Ergebnis.
    2. Wählen Sie Buchen/Zahlungsinfo, wenn Sie die am Teilnehmertyp eingestellten ab- und verrechnungsrelevanten Daten einsehen oder ändern möchten, eine Notiz anlegen oder eine der folgenden Funktionen für die Ab- oder Verrechnung zulassen möchten: Fakturierung per Zahlungskarte, Angabe abweichender Partnerrollen für die Fakturierung, prozentuale Kostenverteilung auf mehrere Kontierungsobjekte für die Interne Leistungsverrechnung.

Weitere Vorgehensweise für Buchen/Zahlungsinfo:

Durch die Wahl von Buchen/Zahlungsinfo gelangen Sie in das Dialogfenster Gebühr und Zuordnung. Dort werden die ab- und verrechnungsrelevanten Daten für den Teilnehmertyp, dem der gewählte Teilnehmer zugeordnet ist, angezeigt. Ändern Sie ggf. die angezeigten Daten:

  1. Ändern Sie ggf. die Abrechnungsart.
  2. Ändern Sie ggf. die Teilnahmegebühr.

Hinter dem Eingabefeld für Gebühr befindet sich eine Statusanzeige, die darüber Auskunft gibt, ob die betreffende Teilnahme bereits fakturiert bzw. verrechnet wurde.

Geben Sie die erforderlichen Daten für die gewählte Abrechnungsart ein:

    1. Eingabe für Abrechnungsart Faktura:
      1. Wählen Sie entweder Partnerrollen oder Zahlungskarte:

        2. Geben Sie unter Partnerrollen eine Kundenreferenznummer und ggf. abweichende Partnerrollen ein

        oder

        geben Sie unter Zahlungskarte den Karteninhaber, die Kartenart, die Kartennummer sowie das Gültigkeitsendedatum der Karte ein.

      2. Wählen Sie .

        3. Bei Zahlungskartenfunktion werden die Daten der Zahlungskarte in den Vertrieb übermittelt, wo eine Plausibilitätsprüfung der Karte stattfindet. Das Ergebnis der Prüfung wird unter Kartenprüfung ausgegeben. Wenn die Prüfung positiv verlaufen ist, werden dort Daten ausgegeben, andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung.

        Nur für Zahlungskarte:

      3. Autorisieren Sie die Zahlungskarte über Zahlungskarte. Wenn der Fakturareport durchgeführt wird (zu finden unter Veranstaltungen ® Fakturierung), um die Teilnahme zu fakturieren, wird die Teilnahmegebühr automatisch über die Zahlungskarte abgerechnet.

Bei der Abrechnungsart Fakturierung können Sie über eine Simulation der Preisfindung aus dem Dialogfenster durchführen, die den zu fakturierenden Nettobetrag (inkl. Rabatte etc.) ermittelt und anzeigt. Für die Simulation müssen alle für die Fakturierung benötigten Daten gepflegt sein. Deshalb erhalten Sie hier, sollten fakturarelevante Daten fehlen, bereits entsprechende Fehlermeldungen, anhand derer Sie die fehlenden Daten nachpflegen können. Durch diese Funktion können Sie also bereits beim Buchen die Durchführbarkeit der Fakturierung überprüfen.
    1. Eingabe für Abrechnungsart Leistungsverrechnung:
      1. Geben Sie hier den/die Kostenrechnungskreis/e und die Kostenstelle/n ein, die mit den Teilnahmegebühren belastet werden soll/en.

Dabei können Sie eine prozentuale Kostenverteilung auf mehrere Kostenstellen und auf die Kontierungsobjekte interne Aufträge und Projekte vornehmen.

Bevor Sie die Daten sichern, können Sie sich aus dem Dialogfenster über die Standard-Kostenverteilung für Teilnehmer des Typs Person und Organisationseinheit ermitteln zu lassen. Dadurch wird die am Teilnehmer hinterlegte Kostenverteilung automatisch gelesen und in die Kostenverteilungs-Tabelle eingetragen. Diese Funktion können Sie nutzen, nachdem Sie zunächst davon abweichende Einträge für die Kostenverteilung vorgenommen haben, anschließend jedoch wieder die am Teilnehmer hinterlegten Daten (z.B. die Stammkostenstelle) für die Leistungsverrechnung verwenden möchten.
  1. Wählen Sie ggf. , um eine Notiz zu dem Vorgang zu erfassen.
  2. Wählen Sie .

Ergebnis

Der Teilnehmer wurde erfolgreich auf die Veranstaltung gebucht, alle ab- und verrechnungsrelevanten Daten wurden für eine spätere Ab- oder Verrechnung festgelegt.

Siehe auch:

Buchen von Teilnahmen

Fakturierung

Interne Leistungsverrechnung