Planen von Veranstaltungsterminen (SAP-Bibliothek - Veranstaltungsmanagement (PE))

Planen von Veranstaltungsterminen

Verwendung

Bei der Erstellung eines Veranstaltungsangebots können Sie im Dynamischen Planungsmenü gleich mehrere Veranstaltungstermine auf einmal auf Grundlage des Veranstaltungsbedarfes planen.

Die Funktionen Planen und Anlegen unterscheiden sich dadurch, daß bei der Planungsfunktion mehrere Termine in einem Schritt, bei der Anlegefunktion hingegen nur einzelne Termine angelegt werden können.

Im Ergebnis ist es dasselbe, ob Sie einen Termin geplant oder angelegt haben: in beiden Fällen wird der Veranstaltungstermin fest in Ihr Veranstaltungsangebot aufgenommen.

Der Vorteil der Planungsfunktion liegt darin, daß sie mit einer automatischen Bedarfsermittlung gekoppelt ist: Anhand des Bedarfs ermittelt das System unter Berücksichtigung verschiedener Nebenbedingungen, die Sie festlegen können, eine dem Bedarf entsprechende Anzahl an Terminen innerhalb des Planungszeitraums.

Funktionsumfang

Bedarfsermittlung

Sie können im Planungsmenü aus vorliegenden Daten einen Bedarf an Veranstaltungsterminen ermitteln und dadurch bedarfsgerecht planen.

Siehe auch: Bedarfsermittlung

Automatisches Erzeugen von Terminvorschlägen

Bei der Planung von Veranstaltungsterminen können Sie sich für einen Veranstaltungstyp in einem vorgegebenen Zeitraum und unter Berücksichtigung verschiedener Nebenbedingungen automatisch Terminvorschläge erzeugen lassen.

Folgende Nebenbedingungen für die Planung können Sie dabei festlegen:

Den Veranstaltungsort, wobei keine Eingabe gleichbedeutend mit alle Veranstaltungsorte ist (in diesem Fall muß für den vor dem Planungsvorgang noch änderbaren Bedarf angegeben werden, für welche Veranstaltungsorte Termine geplant werden sollen).
Die Veranstaltungssprache, wobei keine Eingabe gleichbedeutend mit alle Veranstaltungssprachen ist (in diesem Fall muß für den vor dem Planungsvorgang noch änderbaren Bedarf angegeben werden, für welche Veranstaltungssprachen Termine geplant werden sollen).
Kalendarische Nebenbedingungen wie arbeitsfreie Tage (d.h. es werden nur Termine ermittelt, in deren Ablauf keine arbeitsfreien Tage enthalten sind).
Über Auswahl Ressourcentypen/Ressourcen können in einem Dialogfenster (ähnlich der Ressourcenauswahl beim Anlegen von Einzelterminen) die beim Planungsvorgang zu berücksichtigenden Ressourcen näher bestimmt werden.

Dabei können Sie über temporär einen Ressourcentyp hinzufügen, der nur für die Ressourcenbelegung der in diesem Planungsvorgang zu planenden Veranstaltungstermine berücksichtigt wird.

Über können Sie einen Ressourcentyp dauerhaft mit dem Veranstaltungstyp verknüpfen (über die Verknüpfung benötigt Ressourcentyp).

Der obligatorische Ressourcenbedarf soll gedeckt werden (d.h. es werden nur Termine ermittelt, zu denen eine vollständige Belegung aller obligatorischen Ressourcen möglich ist).
Die Termine sollen gleichverteilt über einen bestimmten Zeitraum liegen oder in einem bestimmten zeitlichen Abstand voneinander stattfinden.

Das System ermittelt Ihnen eine dem Bedarf entsprechende Anzahl von Terminen, falls es die Nebenbedingungen, die Sie festlegen, zulassen. Unter Umständen ermittelt es den Nebenbedingungen entsprechend weniger bis gar keine Termine. Sie können dann beispielsweise Änderungen an Ihren Vorgaben machen und die Planungsfunktion erneut starten, so daß neue Termine ermittelt werden.

Ausgabe einer Planungstafel (Grafik der Terminvorschläge, auf Wunsch auch als Liste)

Die ermittelten Terminvorschäge werden in einer grafischen Planungstafel angezeigt, in der Sie die Möglichkeit haben, die Termine zu verschieben, zu kopieren, zu löschen, zu ändern. Sie können sich ebenfalls die zum Veranstaltungstermin gehörende Ressourcenliste und den Veranstaltungsablauf anzeigen lassen und den Ablauf sowie die Ressourcenbelegung von Veranstaltungen ändern. Sie können sich die ermittelten Termine in einer Liste anzeigen lassen.

Planungsmenü: Anzeige des Planungsstands durch Ampelikone vor Veranstaltungstyp

Im Planungsmenü gibt es pro Veranstaltungstyp eine Ampelikone, die erscheint, sobald für diesen der Bedarf an zu planenden Veranstaltungsterminen ermittelt wurde:

Eine rote Ampel bedeutet, daß zum Veranstaltungstyp noch keine Veranstaltungstermine geplant wurden.
Eine gelbe Ampel bedeutet, daß bereits Termine geplant wurden, der Bedarf aber noch nicht gedeckt ist.
Ein grüne Ampel bedeutet, daß genügend Termine geplant wurden, um den Bedarf zu decken.

Anzeige der Ressourcenbelegung der ermittelten bzw. geplanten Veranstaltungstermine durch Ampelikone vor Veranstaltungstermin

Vor den ermittelten Veranstaltungsterminvorschlägen und -terminen erscheint eine Ampelikone, die über den Stand der Ressourcenbelegung Auskunft gibt:

Wenn die Ampel rot ist, bedeutet dies, daß zum Veranstaltungstermin noch keine Ressourcenbelegung stattgefunden hat.
Eine gelbe Ampel bedeutet, daß der Ressourcenbedarf für die geplanten Termine noch nicht gedeckt ist.
Ein grüne Ampel zeigt an, daß die geplanten Termine ausreichend mit Ressourcen versorgt sind.

Manuelles Verändern der Daten aus der Struktur des Planungsmenüs heraus

Das Planungsmenü zeigt die geplanten Daten in einer übersichtlichen Struktur, aus der Sie direkt manuelle Veränderungen an den Planungsdaten vornehmen können. So können Sie beispielsweise einen nicht gedeckten Ressourcenbedarf durch eine nachträgliche Belegung von Ressourcen im Planungsmenü reduzieren bzw. decken.

Wiederholen der Planung

Die Funktion Planen können Sie immer wieder neu starten, indem Sie den Veranstaltungsbedarf entsprechend modifizieren.

Siehe auch:

Veranstaltungstermin

Veranstaltungstermine planen