Das Szenario Veranstaltungsteilnahmeadministration beschreibt die Bearbeitung von Anfragen und Aufträgen (potentieller) Veranstaltungsteilnehmer.

Interessenten fragen nach den Bedingungen für Veranstaltungsteilnahmen, erhalten Angebote oder die Mitteilung, dass ihr Interesse an einer Teilnahme vorgemerkt ist.

Veranstaltungsteilnehmer melden sich zu Veranstaltungen an, stornieren Veranstaltungsteilnahmen, wünschen, dass ein Ersatzkandidat an ihrer Stelle teilnimmt, oder beabsichtigen die Veranstaltung zu wechseln.

Der Veranstalter versucht Ihre Aufträge zu erfüllen und schlägt, falls es nicht möglich ist, Alternativen vor.

Darüber hinaus kann er Veranstaltungsteilnahmen absagen.

Der Veranstalter erhält eine Anfrage nach Veranstaltungen und Teilnahmekonditionen. Diese kann auch ein Thema benennen, das noch nicht durch das Veranstaltungsangebot abgedeckt ist.

Zunächst werden die persönlichen Informationen des potentiellen Veranstaltungsteilnehmers erfasst bzw. aktualisiert. Schließlich wird die Anfrage erfasst und zur Beantwortung an die Angebotserstellung weitergegeben. Eine Eingangsbestätigung kann auf Wunsch erfolgen.

Aus gegebenem Anlass erstellt der Veranstalter ein Angebot für einen (potentiellen) Veranstaltungsteilnehmer. Beispielsweise kann ein Angebot als Antwort auf eine Anfrage erfolgen oder als Alternative zu einem Auftrag, der vom Veranstalter nicht erfüllt werden kann.

Aufgrund von Informationen über mögliche Veranstaltungen, die dort verfügbaren Plätze und über den Teilnehmer selbst werden, wenn möglich, die gewünschten Plätze reserviert und die Teilnahmekonditionen, sowie die Gültigkeitsdauer des Angebots festgelegt. Das Angebot ist an den Teilnehmer zu übermitteln.

Kann kein Angebot erstellt werden, wird der Bedarf des Teilnehmers vorgemerkt. Dieser kann in der Veranstaltungsplanung berücksichtigt werden.

Dem Veranstalter liegt ein Anmeldungsauftrag vor. Diesen Auftrag kann auch Teil eines Ersetzungs- oder Umbuchungsauftrags sein.

Zunächst werden die persönlichen Informationen des Veranstaltungsteilnehmers erfasst bzw. aktualisiert.

Dann wird der Auftrag erfasst.

Erfüllt der Teilnehmer die Voraussetzungen (Qualifikationen, Bonität, etc.) und sind genügend (freie oder für ihn reservierte) Plätze vorhanden, wird er angemeldet. Falls die Teilnahme nicht kostenlos ist, wird die Teilnahmegebühr ermittelt und die Zahlungsmodalitäten festgelegt. Der Teilnehmer kann eine (vorläufige oder endgültige) Anmeldebestätigung erhalten. Darüber hinaus kann bei einem Mitarbeiter des eigenen Unternehmens die Veranstaltungsteilnahme bei der Einsatzplanung berücksichtigt werden.

Erfüllt der Teilnehmer die Voraussetzungen nicht oder sind nicht genügend Plätze verfügbar, wird die Teilnahme abgelehnt und dem Teilnehmer wird die Entscheidung mitgeteilt. Es kann ihm ein Alternativangebot unterbreitet werden.

Aus unternehmenspolitischen Gründen kann der Veranstalter durch Verdrängen anderer Teilnehmer Plätze für den Veranstaltungsteilnehmer beschaffen. So kann ein Mitarbeiter des eigenen Unternehmens wegen eines wichtigen Kunden auf die Warteliste gesetzt werden oder es muss ihm abgesagt werden.

Der Veranstalter erhält den Auftrag, einen Veranstaltungsteilnehmer durch einen anderen zu ersetzen. Der

Veranstalter erfasst den Ersetzungsauftrag. Er reserviert den Platz des zu ersetzenden Teilnehmers für den Ersatzteilnehmer und meldet diesen zur betreffenden Veranstaltung an.

Ist die Anmeldung erfolgreich, kann auch der Ersetzungsauftrag erfolgreich abgeschlossen werden: Die Teilnahme des zu ersetzenden Teilnehmers wird storniert und die Ersetzungsgebühr ermittelt. Die Beteiligten sind zu benachrichtigen. Bei Mitarbeitern des gleichen Unternehmens können die geänderten Zeiten in der Einsatzplanung berücksichtigt werden.

Wird die Teilnahme des Ersatzteilnehmers abgelehnt, muss auch der Ersetzungsauftrag abgelehnt werden. Die Entscheidung wird dem Teilnehmer mitgeteilt. Wenn möglich, ist ihm ein Alternativangebot zu unterbreiten.

Der Veranstalter erhält den Auftrag, einen Veranstaltungsteilnehmer von einer Veranstaltung auf eine andere Veranstaltung umzubuchen.

Der Veranstalter erfasst den Umbuchungsauftrag und meldet den Teilnehmer bei der anderen Veranstaltung an.

Ist die Anmeldung erfolgreich, kann auch der Umbuchungsauftrag erfolgreich abgeschlossen werden: Die alte Teilnahme wird storniert und die Umbuchungsgebühr ermittelt. Der Teilnehmer ist zu benachrichtigen. Bei einem Mitarbeiter des gleichen Unternehmens können die geänderten Zeiten in der Einsatzplanung berücksichtigt werden.

Wird die Teilnahme abgelehnt, muss auch der Umbuchungsauftrag abgelehnt werden. Die Entscheidung wird dem Teilnehmer mitgeteilt. Wenn möglich, ist ihm ein Alternativangebot zu unterbreiten.

Der Veranstalter erhält von einem Veranstaltungsteilnehmer den Auftrag, eine Veranstaltungsteilnahme zu stornieren. Dieser Auftrag kann auch Teil eines Ersetzungs- oder Umbuchungsauftrags sein.

Die Veranstaltungsteilnahme wird storniert und die Stornogebühr ermittelt. Der Platz in der Veranstaltung ist wieder verfügbar. Bei einem Mitarbeiter des eigenen Unternehmens können die Zeiten, die für die Veranstaltungsteilnahme reserviert waren, wieder freigegeben werden. Dem Teilnehmer ist die Durchführung des Auftrags mitzuteilen.

Der Veranstalter sagt eine Veranstaltungsteilnahme ab. Dies kann beispielsweise erforderlich sein, wenn die betreffende Veranstaltung abgesagt werden musste, oder weil für einen Teilnehmer auf der Warteliste keine Aussicht mehr auf eine Teilnahme besteht.

Die Teilnahme wird abgesagt und der Platz ist, falls die Veranstaltung noch angeboten wird, wieder verfügbar. Bei einem Mitarbeiter des eigenen Unternehmens können die Zeiten, die für die Veranstaltungsteilnahme reserviert waren, wieder freigegeben werden.

Dem Teilnehmer ist die Entscheidung des Veranstalters mitzuteilen. Falls möglich, ist ihm ein Alternativangebot zu unterbreiten.

Im Veranstaltungsmanagement ist es erforderlich, dass Beteiligte über den Stand der Veranstaltungsplanung, über den Bearbeitungsstand von Anfragen und Aufträgen, sowie über mögliche Alternativen informiert werden.

Abhängig von der Art des auslösenden Vorgangs, werden die Empfänger ermittelt, und der Übertragungsweg festgelegt. Die Mitteilung wird erstellt und, gegebenenfalls, mit einem Angebot über Veranstaltungsteilnahmen an den oder die Empfänger übermittelt.