Lokal Planen mit Upload ins SAP-System (SAP-Bibliothek

Lokal Planen mit Upload ins SAP-System

Verwendung

Wenn Sie dezentral mit Excel planen wollen, also lokal mit mehreren Excel-Dateien auf einem oder mehreren PCs, können Sie diese Dateien über einen Upload ins SAP-System importieren.

Voraussetzung

Für den Upload ist es notwendig, daß in der Schlüsselspalte des zugrunde liegenden Planungslayouts der Merkmalswert (mit) angegeben wird. Es darf dort nicht nur der Merkmalstext stehen.

Vorgehensweise

Vorbereitung

Da die Plandaten über eine passende Dateibeschreibung ins System eingelesen werden, müssen Sie als Grundlage für die lokale Planung eine Excel-Vorlage verwenden, die Sie im Customizing für ein Planungslayout definieren. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Folgen Sie der Vorgehensweise, die im Abschnitt Excel-Integration vorbereiten beschrieben ist und gestalten Sie Ihre Excel-Tabellenblattvorlage nach Ihren Vorstellungen.

Geben Sie unter Generische Datei einen generischen Dateinamen ein. Dieser muß aus einer Zeichenkette (in Großbuchstaben), dem generischen Zeichen '*' und der Dateiendung '.TXT' bestehen (Beispiel: PLANUNG*.TXT).

Über den generischen Dateinamen stellt das System später, wenn lokal in Excel geplante Daten über den Upload ins SAP-System importiert werden, die Verbindung von der lokalen Datei zur Dateibeschreibung her.

Die Namensräume der unterschiedlichen generischen Dateinamen dürfen sich nicht überlappen, da ansonsten keine eindeutige Zuordnung der lokalen Dateinamen zur Dateibeschreibung möglich ist. Wenn z.B. einer Dateibeschreibung der generische Dateiname PLAN*.TXT zugewiesen wurde und einer anderen PLANEN*.TXT, dann ist die zu importierende Datei PLANEN5.TXT nicht eindeutig zuzuordnen.

Eine Übersicht über alle Dateibeschreibungen mit den generischen Dateinamen liefert das Programm RKCDPREO, das Sie mit dem ABAP Editor der ABAP Workbench aufrufen können. Aus der Liste, die das Programm liefert, können Sie nicht mehr verwendete Dateibeschreibungen und generische Dateinamen löschen.

Sichern Sie in Excel eine Kopie der Datei auf Ihren PC und vergeben Sie einen Dateinamen, der zum generischen Dateiname paßt. Wenn als generischer Dateiname z.B. UMSATZ*.TXT festgelegt wurde, können Sie die heruntergeladene Datei beispielsweise UMSATZ1, UMSATZ2, UMSATZ_D nennen.

Als Dateiformat müssen Sie an dieser Stelle zunächst das Excel-Format (Endung .XLS) verwenden, damit die Datei im lokalen Excel korrekt geöffnet wird. Das Text-Dateiformat (Endung .TXT) ist erst beim Upload der Datei zurück ins SAP-System notwendig, und soll erst direkt vor dem Upload durch Speichern unter dem Dateityp TXT geändert werden.

Diese heruntergeladene Datei kann beliebig kopiert und für die dezentrale Planung zur Verfügung gestellt werden. Der Name der Kopien sollte aber wiederum dem generischen Dateinamen entsprechen, damit der spätere Upload korrekt funktioniert.

Lokale Planung

Geben Sie die Plandaten lokal auf dem PC in die herunter geladene Excel-Datei bzw. deren Kopien ein. Zwischensicherungen während der Planung sollten Sie im Excel-Format mit der Dateiendung .XLS sichern.

Beachten Sie bei der lokalen Planung folgendes:

Vermeiden Sie unbedingt folgende Excel-Funktionen:
- Löschen
- Einfügen
- Sortieren
Wenn Sie diese verwenden, ist kein korrektes Einlesen der Daten in das SAP-System möglich.
Sie können auf einem zweiten Tabellenblatt Nebenrechnungen durchführen oder Diagramme einfügen. Denn beim Sichern der Excel-Mappe als TXT-Datei vor dem Upload wird nur das erste Tabellenblatt gesichert. Die weiteren Tabellenblätter sind also für den Upload nicht relevant.
Das SAP-System interpretiert beim Upload jede Zeile als Objekt. Daher müssen Sie Summenzeilen vor dem Upload löschen, ansonsten versucht das System, diese auch als Objekt in die Datenbank einzulesen.
Wenn Sie einen Merkmalswert (z.B. Artikel, Kostenart) im SAP-System löschen wollen, geben Sie dafür den Wert '0' ein. Das ist nötig, weil beim Upload genau diejenigen Objekte verarbeitet werden, die in der lokalen Datei stehen. Wenn Sie den Artikel ganz herausnehmen, wird dieser im SAP-System nicht zurückgesetzt.

Sichern Sie die Dateien vor dem Upload im Textformat mit der Dateiendung .TXT.
Stellen Sie sicher, daß der lokale Dateiname dem generischen Dateinamen entspricht, damit eine korrekte Zuordnung zur Dateibeschreibung erfolgen kann.

Upload

Um die Plandaten ins SAP-System zu importieren, rufen Sie den Upload auf:

im Planungsmenü der Kostenstellenrechnung unter Zusätze ® Excelplanung ® Upload
im Menü der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung unter Planung ® Planungsintegration ® Excel-Upload ® Ausführen.
im Menü der Speziellen Ledger unter Planung ® Planwerte ® Excel-Upload

Geben Sie die zu importierende Datei bzw. das zu importierende Dateiverzeichnis an.
Sie können im Feld Dateibeschreibungen eine Dateibeschreibung eingeben, über die die Datei(en) eingelesen werden sollen. Wenn Sie hier nichts eingeben, ermittelt das System die Dateibeschreibung automatisch über den generischen Dateinamen.
Führen Sie den Upload aus.