Bestellabwicklung 

Verwendung

Bei integriertem Einsatz der Komponenten Investitionsmanagement (IM) und Materialwirtschaft (MM) kann ein Zugang zu einer Investitionsmaßnahme (PSP-Element oder Auftrag) über die Bestellabwicklung des Einkaufs gebucht werden.

Funktionsumfang

Für die externe Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen für eine Investitionsmaßnahme können Sie Bestellanforderungen oder Bestellungen direkt auf die Investitionsmaßnahme kontieren. Bei Waren- bzw. Rechnungseingang wird unter Bezug auf die Bestellung in der Lagerbuchhaltung gebucht. Das System belastet automatisch die betroffene Investitionmaßnahme mit dem Bestell- bzw. Rechnungswert.

Bestellanforderung

Sie können die Investitionsmaßnahme bereits in die Bestellanforderung eintragen. Über den Kontierungstyp P können Sie so die Bestellanforderung für Investitionsprojekte, über den Kontierungstyp F für Investitionsaufträge buchen.

Sollte die Investitionsmaßnahme zum Zeitpunkt der Bestellanforderung unbekannt oder noch nicht im System vorhanden sein, können Sie mit U für unbekannt kontieren.

Sofern Sie die Investitionsmaßnahme in die Bestellanforderung eintragen, wird ein Obligo in Höhe des Bestellwertes auf der Investitionsmaßnahme aufgebaut. Das System verwaltet Obligos aus Bestellanforderung und Obligos aus Bestellung getrennt.

Beim Anlegen der Bestellung können Sie sich auf die Bestellanforderung beziehen.

Bestellung

Sollten Sie die Bestellanforderung unkontiert angelegt haben, müssen Sie die Kontierung (Investitionsauftrag oder Investitionsprojekt) beim Anlegen der Bestellung angeben. Ferner hinterlegen Sie in der Bestellung ob der Wareneingang bewertet oder unbewertet erfolgen soll. Die Entscheidung schlägt sich später im Abbau des Obligos nieder.

Tragen Sie die Investitionsmaßnahme in die Bestellung ein, baut das System ein Obligo in Höhe des Bestellwertes auf der Investitionsmaßnahme auf. Wenn Sie schon die Bestellanforderung auf die Investitionsmaßnahme kontiert hatten, wird das Bestellanforderungsobligo in ein Bestellobligo umgewandelt.

Bei der Buchung des Wareneingangs werden die Bestelldaten automatisch übernommen. Sie müssen nur prüfen, ob tatsächlich die bestellte Menge geliefert wurde. Bei Unter- oder Überlieferung kann die Menge korrigiert werden.

 

Bestellabwicklung

Bewerteter Wareneingang

Haben Sie in der Bestellung das Kennzeichen Unbewerteter Wareneingang nicht gesetzt, so wird das Obligo durch den Wareneingang abgebaut. Ist nur eine Teillieferung erfolgt, so wird das Obligo proportional zur gelieferten Menge abgebaut. Alternativ steht im System auch ein wertmäßiger Obligoabbau zur Verfügung.

Wenn Sie keine vollständige Lieferung erhalten haben, aber die fehlende Menge auch nicht mehr nachgeliefert wird, können Sie über das Kennzeichen Endlieferung in der Bestellung den vollständigen Abbau des Obligos erzielen, auch wenn nicht vollständig geliefert wurde.

Beim Rechnungseingang beziehen Sie sich wiederum auf die Bestellung. Das System schlägt Ihnen den Bestellpreis, gegebenenfalls multipliziert mit der Bestellmenge, als Rechnungspreis vor.

Bewerteter Rechnungseingang

Haben Sie in der Bestellung das Kennzeichen unbewerteter Wareneingang gesetzt, so wird erst beim Rechnungseingang das Obligo abgebaut.

Haben Sie in der Bestellung das Kennzeichen unbewerteter Wareneingang nicht gesetzt, korrigiert das System automatisch den Preis aus dem Wareneingang, sofern der Rechnungsbetrag höher oder niedriger als der Bestellbetrag lag.

Bestellabwicklung aus Kontensicht

Die folgende Abbildung zeigt den Zugang und die Abrechnung einer Belastung auf eine Investitionsmaßnahme aus Kontensicht:

Zugang aus Kontensicht

Die Bestellung eines Materials erzeugt zunächst ein Obligo in Höhe des Materialpreises. Bei der Bestellung muß das Material und als Zusatzkontierung das betroffene PSP-Element angegeben werden. Beim Wareneingang zur Bestellung erzeugt das System die Aufwandsbuchung "Verbrauch Material". Dieses Konto ermittelt das System mit Hilfe der Kontenfindung des Materials. Gleichzeitig belastet das System das PSP-Element mit der Kostenart "Verbrauch Material" (entspricht dem Aufwandskonto). Bei der periodischen Abrechnung der Investitionsmaßnahme entlastet das System das PSP-Element mit der Kostenart "Verbrauch Material" und belastet die zur Investitionsmaßnahme gehörige Anlage im Bau bzw. deren AHK-Bestands-Abstimmkonto. Bei der Gesamtabrechnung bucht das System die Belastung aus dem AiB-Bestand in den "normalen" Anlagenbestand (fertige Anlagen) um.

Siehe auch:

Bestellanforderung anlegen

Bestellung anlegen

Wareneingang buchen

Rechnungseingang buchen