Altdatenübernahme 

Verwendung

Unter "Altdatenübernahme" ist hier die Übernahme von Daten aus einem Vorsystem zu verstehen. Prinzipiell haben Sie im System IM nur die Möglichkeit, Altdaten manuell aus einem Altsystem zu übernehmen. Ein Batch-Input-Verfahren ist derzeit nicht vorgesehen.

Funktionsumfang

Investitionsmaßnahmen sind Aufträge oder PSP-Elemente und dazugehörige Anlagen im Bau. Diese Anlagen im Bau können nicht direkt bebucht werden. Sie erhalten Ihre Werte grundsätzlich über das "Leitobjekt" Auftrag oder PSP-Element. Aus diesem Grund können diese Anlagen im Bau nicht mit den Übernahmetransaktionen des Systems FI-AA (Anlagenbuchhaltung) angelegt werden. Außerdem müssen auch die Aufträge bzw. PSP-Elemente parallel zu den zugehörigen Anlagen im Bau mit historischen Plan-/Budget- und Istwerten versorgt werden. Deshalb ist für die Übernahme von Investitionsmaßnahmen aus einem Altsystem eine eigene Vorgehensweise erforderlich.

Beachten Sie jedoch, daß die im folgenden beschriebene Vorgehensweise nur für summarische Investitionsmaßnahmen durchgeführt werden kann (vgl. Abrechnung von Investitionsmaßnahmen). Einzelpostengenau verwaltete Investitionsmaßnahmen können derzeit nicht übernommen werden.

  1. Legen Sie Ihre Investitionsmaßnahmen mit der Stammdatentransaktion des Systems IM an. Das System legt dann einen Auftrag oder ein PSP-Element an. Bei Freigabe des Auftrages oder PSP-Elementes legt es automatisch die zugehörige Anlage im Bau an.
  2. Die historischen Budget- und Planwerte zu den Aufträgen bzw. PSP-Elementen können Sie mit den Budgetierungs- bzw. Planungsfunktionen der Systeme PS (Project System) bzw. CO-OM-OPA (Order Project Accounting) auch für die Vergangenheit angeben.
  3. Die Ist-Werte auf den Aufträgen bzw. PSP-Elementen müssen Sie wie folgt übernehmen:
  1. Ermitteln Sie die Nummer der zur Investitionsmaßnahme gehörigen Anlage im Bau (siehe Step 1.). Über Zusätze in der Stammsatztransaktion für Aufträge bzw. PSP-Elemente können Sie hierfür direkt in den Stammsatz der zugehörigen Anlage im Bau springen.
  2. Die Übernahme der Altdatenwerte auf die Anlage im Bau müssen Sie dann mit Hilfe der Übernahme-Änderungstransaktion (AS92) des Systems FI-AA durchführen (FI-AA-Customizing). Dort können Sie summarisch Werte auf die AiB übernehmen (Übernahmewerte). Außerdem müssen Sie dort das historische Aktivierungsdatum der Anlage im Bau angeben.

Für den Herkunftsnachweis kann zu den Übernahmewerten die Herkunftskostenart und das Ursprungsobjekt (Kostenstelle oder Kostenstelle/Leistungsart) gepflegt werden.

Eine unterjährige Altdatenübernahme muß zur Zeit nach dem selben Muster erfolgen, nur daß beim Ändern der Anlage im Bau noch die Bewegungen des laufenden Jahres anzugeben sind.

Die Übernahme von offenen Anzahlungen ist derzeit nicht vorgesehen.

Beachten Sie bitte, daß durch die Altdatentransaktion des Systems FI-AA keine Hauptbuchkonten im System FI fortgeschrieben werden, sondern nur die entsprechenden Anlagenstammdaten und Einzelposten in der Anlagenbuchhaltung.

Die folgende Abbildung zeigt die Übernahme einer Investitionsmaßnahme und der dazugehörigen Werte im Überblick:

Die übernommenen Daten führen zu folgenden Werten auf der Investitionsmaßnahme:

Plan: 5.000

Budget: 4.500

Ist: 3.000

Abgerechnet: 3.000

Beachten Sie bitte, daß die abgerechneten 3.000 dadurch zustandekommen, daß die Umbuchung von der "Dummy"-Kostenstelle durch eine entsprechende Abrechnung rückgängig gemacht wird. Diese 3.000 stellen eigentlich den Wert dar, der bei einer regulären Investitionsmaßnahme (keine Altdatenübernahme) auf die zugehörige Anlage im Bau abgerechnet worden wäre.