Stammdatenpflege 

Verwendung

Das Anlegen einer Investitionsmaßnahme vollziehen Sie im System durch das Anlegen eines Auftrages bzw. eines PSP-Elements (siehe Eigenschaften von Investitionsmaßnahmen).

Beim Freigeben des Auftrages bzw. des PSP-Elements prüft das System, ob ein Investitionsprofil zugeordnet ist. Wenn dies der Fall ist, identifiziert das System den Auftrag bzw. das PSP-Element als Investitionsmaßnahme und legt gegebenenfalls automatisch eine zugehörige Anlage im Bau an und weist der Investitionsmaßnahme den Systemstatus AiB-angelegt zu. Eine Investitionsmaßnahme verfügt also sowohl über die Stammdaten eines Auftrags/PSP-Elements als auch über die Stammdaten einer zugeordneten Anlage im Bau.

Folgende Abbildung zeigt die aus Sicht des Investitionsmanagements wichtigsten Stammdaten eines Investitionsauftrages/-projektes im Überblick:

 

Stammdaten einer Investitionsmaßnahme

Funktionsumfang

Für das automatische Erzeugen einer Anlage im Bau müssen Sie eine oder mehrere spezielle Anlagenklassen der Anlagenbuchhaltung anlegen und jeweils eine in Ihren Investitionsprofilen hinterlegen. Aus diesen Anlagenklassen erhält das System alle erforderlichen Stammdaten für das Anlegen einer Anlage im Bau. Setzen Sie in diesen Anlagenklassen das Kennzeichen, welches sie für Investitionsmaßnahmen reserviert. Anlagen dieser Klassen

Mehrere Anlagenklassen statt nur einer für alle Investitionsmaßnahmen sind unter Umständen sinnvoll, um mit Hilfe der Anlagenklasse spezifische Sonder-AfA-Parameter oder Investitionsförderungen an die jeweiligen Anlagen im Bau zu "vererben" oder weil mehrere AiB-Bestandskonten vorhanden sind. Im Investitionsprofil können Sie außerdem festlegen, ob statt der Vorschlagsklasse auch manuell alternative Anlagenklassen beim Anlegen einer Investitionsmaßnahme verwendet werden dürfen.

Die folgende Abbildung zeigt die Funktion der Anlagenklasse beim Anlegen einer Investitionsmaßnahme:

Funktion der Anlagenklasse

Stammdaten AiB

Wenn die Anlagenklassen für Investitionsmaßnahmen ausreichend gepflegt sind, brauchen Sie keine weiteren Eingaben in den Stammdaten der jeweiligen Anlage im Bau zu machen. Die Bezeichnung und die organisatorischen Zuordnungen (Kostenstelle, Werk, Standort, Geschäftsbereich und Jurisdiction-Code) übernimmt das System direkt aus dem jeweiligen Auftrag/PSP-Element. Bei Bedarf können Sie aber auch die vollständige Stammdatenpflege für Anlagen aufrufen (in der Menüleiste unter Zusätze).

Folgende Felder werden vom Auftrag/PSP-Element identisch auf die zugehörige Anlage im Bau übernommen:

· Auftragsnummer / PSP-Element

· Bezeichnung

· Betriebliche Zuordnungen (Buchungskreis, Geschäftsbereich, anfordernde Kostenstelle, Standort, Jurisdiction-Code)

Beachten Sie bitte, daß diese Felder nicht durch die Bildaufbausteuerung der zugehörigen Anlagenklasse im Anlagenstamm ausgeblendet sein dürfen.

Grundsätzlich können Sie die automatisch erzeugten Anlagen im Bau von Investitionsmaßnahmen auch in der Stammdatenpflege der Komponente Anlagenbuchhaltung (FI-AA) pflegen. Die Felder, die konsistent zum Auftrag bzw. PSP-Element sein müssen (z.B. organisatorische Zuordnungen) können Sie dort allerdings nicht ändern.

Unvollständige Anlagen

Da es vorkommen kann, daß nicht alle wichtigen AiB-Stammsatzinformationen aus der Anlagenklasse vorgeschlagen werden können oder der jeweilige Systemanwender nur über eine eingeschränkte Anlagensicht verfügt (siehe unten unter Berechtigungen), haben die automatisch angelegten Anlagen im Bau einen Status:

Unvollständige Anlagen leitet das System mit Hilfe der Workflowtechnik als Arbeitsvorrat in die R/3-Mailbox des zuständigen Anlagenbuchhalters weiter. Für diese automatische Workflowsteuerung sind allerdings grundsätzliche Customizing-Einstellungen der Anlagenbuchhaltung erforderlich. Insbesondere muß die Standardaufgabe Anlage ändern korrekt zugeordnet und aktiv sein. Vergleichen Sie hierzu bitte die Ausführungen im Einführungsleitfaden (IMG) des Investitionsmanagements unter Stammdaten ® Anlagen im Bau.

Alternativ zur Workflowtechnik ist es auch möglich, unvollständige Anlagen mit einem speziell hierfür vorgesehenen Report zu selektieren (im Menü der Anlagenbuchhaltung unter Werkzeuge - siehe FI-AA - Anlagenbuchhaltung).

Nummernvergabe AiB

Die Vergabe der Anlagennummer erfolgt in der Anlagenbuchhaltung über die Anlagenklasse. Dort ist das zu verwendende Nummernkreisintervall hinterlegt. Für das automatische Anlegen einer Anlage im Bau zu einer Investitionsmaßnahme ist es erforderlich, daß die Nummernvergabe intern erfolgt. Tragen Sie deshalb in den betroffenen Anlagenklassen ein Nummernkreisintervall mit interner Nummernvergabe ein.

Wenn Sie die Anlagennummer extern vergeben möchten, müssen Sie die Anlage im Bau manuell anlegen, bevor der zugehörige Auftrag/PSP-Element den Status Freigegeben erhält. Beachten Sie dabei folgendes:

Statusverwaltung

Innenaufträge bzw. Projekte besitzen einen Anschluß an die allgemeine SAP-Statusverwaltung. Sie können daher sicherstellen, daß bestimmte betriebswirtschaftliche Vorgänge erst durchgeführt werden können, wenn der Auftrag bzw. das PSP-Element einen bestimmten Status besitzt.

Neben dem frei definierbaren Anwenderstatus setzt das System automatisch einen Systemstatus. Über Bearbeiten in der PSP/Innenaufträge-Stammdatentransaktion können Sie ein PSP-Element/Innenauftrag freigeben. Diese Freigabe ist Voraussetzung für das Kontieren der Investitionsmaßnahme.

In der Customizing-Definition der Auftragsart können Sie festlegen, daß ein Auftrag beim Anlegen sofort den Status Freigegeben erhält.

Berechtigungen

Zur Pflege der auftrags-/projektspezifschen und der AiB-spezifischen Felder sind CO-spezifische und FI-AA-Berechtigungen erforderlich. Die Anlage im Bau kann über die Stammdatenpflege des Systems FI-AA (Anlagenbuchhaltung) geändert werden. Dabei können die gleichen Bilder wie bei der normalen Anlagen-Stammdatenpflege aufgerufen werden. Vergleichen Sie zu den erforderlichen FI-AA-Berechtigungen bitte die Ausführungen im FI-AA-Einführungsleitfaden.

Neben den Standardberechtigungen ist es im System FI-AA möglich, mit Hilfe sogenannter Anlagensichten Systemanwendern nur eingeschränkte Sichten auf Anlagenstammsätze einzuräumen. Beispielsweise können mit der Anlagensicht Kalkulation nur die kostenrechnungsrelevanten Anlagenstammsatzinformationen gepflegt werden (siehe auch FI-AA - Anlagenbuchhaltung). Wenn Systemanwender, die über eine eingeschränkte Anlagensicht verfügen, eine Investitionsmaßnahme anlegen und wichtige Felder nicht aus der Anlagenklasse vorgeschlagen werden können, führt dies zu unvollständigen Anlagen, die mit Hilfe der Workflowtechnik vervollständigt werden müssen.

Änderung organisatorische Zuordnung

Bei einer Änderung der betrieblichen/organisatorischen Zuordnungen im Stammsatz einer Investitionsmaßnahme prüft das System, ob diese Änderung auch auf der AiB zulässig ist.