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Kontoauszugs�bernahme vorbereiten

Elektronische Kontoauszugs�bernahme

Allgemeines

F�r die automatische Verarbeitung von Zahlungseing�ngen und Lastschriftr�ckl�ufern k�nnen Sie in der Immobilienverwaltung

verwenden.

Beide Verfahren beruhen auf der Standardfunktion "Elektronische Kontoauszugs�bernahme" aus der Finanzbuchhaltung (FI). Die K ontoauszugs�bernahme l��t sich grob in drei Schritte gliedern:

Die Immobilienverwaltung greift nun in den Ablauf der FI-Standardfunktion ein, um z. B. einen Zahlungseingang direkt einem Mietvertrag zuordnen zu k�nnen. Deshalb sollen im folgenden die einzelnen Schritte genauer erl�utert werden.

Einlesen der Dateien

Dieser Schritt l�uft analog zum Standard-FI ab. Starten Sie das Programm �ber den Men�pfad: Rechnungswesen -> Immobilienmanagement -> Bewirtschaftung -> Mietenbuchhaltung ->

Zahlungseingang -> Kontoauszugs�bernahme

oder L�nderspezifika -> Bankverfahren

Wichtige Customizingeinstellungen:

F�hren Sie die FI-Customizingeinstellungen f�r den elektronischen Kontoauszug durch, insbesondere:

1. Anlegen der Hausbank und der entsprechenden Hausbankkonten
2. Buchungsregeln anlegen
3. Buchungsregeln den externen Vorg�ngen zuordnen (f�r das Bankverfahren ergeben sich die externen Vorg�nge aus den Feldern 7A und 7B der C-S�tze, d.h. bei Feld 7A = '52' und Feld 7B = '000' ist der externe Vorgang '52 000' zu verwenden)
4. Buchungsschemata f�r die Buchungsbereiche 1 (Bankbuchung) und 2 (Debitorenbuchung) anlegen:

Beispiel f�r Lastschriftr�ckl�ufer (Buchungsregel 0009):
Bereich 1
Buchungsart: 1 (Buchen Sachkonto)
Belegart: DZ
Soll: Buchungsschl�ssel 40 Geldausgang
Haben: Buchungsschl�ssel 50 Bank
Bereich 2
Buchungsart: 7 (Ausgleichen Personenkonto im Soll)
Belegart: DZ
Soll: leer
Haben: Buchungsschl�ssel 50 Geldausgang

N�here Informationen entnehmen Sie bitte dem entsprechenden Kapitel im Einf�hrungsleitfaden der Finanzbuchhaltung.

Analyse des Verwendungszwecks

F�r die Analyse des Verwendungszwecks eines Einzelpostens stehen eine Reihe von Standard-, sowie anwendungsspezifischen Interpretationsalgorithmen zur Verf�gung.

Die Zuordnung von Zahlungseing�ngen und Lastschriftr�ckl�ufern verl�uft im FI-Standard (Interpretationsalgorithmus 001 ) �ber die Suche nach einer Belegnummer, bzw. einer Referenzbelegnummer des offenen Postens bzw. des Lastschriftbeleges.

Allerdings ist die Belegnummer dem Mieter in der Regel unbekannt, d.h. er wird als Zuordnungkriterium im Feld "Verwendungszweck" die Mietvertragsnummer, bzw. bei Verwendung des Bankverfahrens eine Kontonummer Bankverfahren angeben, die eindeutig seinem Mietvertrag zugeordnet ist. Um nun eine vom Standard-FI abweichende Interpretation der Angaben auf dem Datentr�ger zu erm�glichen, ist es notwendig, einen der beiden immobilienspezifischen Interpretationsalgorithmen zu verwenden, n�mlich:

050: Zuerst Standardsuche des FI nach Belegnummer oder Referenzbelegnummer. Falls nicht erfolgreich, wird die immobilienspezifische Suche (Baustein: ANALYSE_VW_RE) durchgef�hrt. Auch hier nicht zuordenbare Zahlungseing�nge werden auf ein Abweisungskonto gebucht.

051: Hier wird direkt die immobilienspezifische Suche gestartet. Nicht zuordenbare Zahlungseing�nge werden auf ein Abweisungskonto gebucht. Falls Sie also nicht ausschlie�lich Zahlungseing�nge zu Mietvertr�gen erwarten, sollten Sie Algorithmus 050 benutzen.

Wollen Sie eine eigene, erweiterte Logik f�r das Auffinden von Posten oder Vertr�gen vornehmen, so k�nnen Sie den Interpretationsalgorithmus 000 (kundenspezifischer User-Exit) verwenden:

1. Legen Sie einen Report ZXF01U01 vom Typ I (Include) an. Sie k�nnen hier den Report RFVIKA01 als Vorlage nehmen. Der Report enth�lt den Aufruf des Funktionsbausteins ANALYSE_VW_RE.
2. Rufen Sie die Transaktion CMOD auf.
3. Legen Sie ein Projekt unter einem beliebigen Namen an.
4. W�hlen Sie "SAP-Erweiterungen" und geben Sie den Namen FEB00001 ein.
Aktivieren Sie das Projekt.

Bei der Auswertung der Kontoauszugsdaten wird der User-Exit aufgerufen. Dieser Baustein enth�lt als Include das von Ihnen angelegte Programm. Sie haben nun die M�glichkeit das Programm ZXF01U01 beliebig anpassen, z.B. indem Sie statt des Bausteins ANALYSE_VW_RE einen eigenen Funktionsbaustein aufrufen, der eine Sonderlogik enth�lt. Der Report ZXF01U01 liegt im Kundennamensraum und kann daher beliebig von Ihnen ge�ndert werden. Der Baustein ANALYSE_VW_RE darf nicht ge�ndert werden, da es sich um ein SAP-Objekt handelt.

Wichtige Customizingeinstellungen:

Welchen Interpretationsalgorithmus Sie verwenden wollen, k�nnen Sie im FI-Customizing angeben (siehe

Zuordnung von externen Vorg�ngen zu Buchungsregeln).

Weiterhin k�nnen Sie im Einf�hrungsleitfaden Immobilien im Kapitel "Mietenbuchhaltung" noch Bewegungsarten und Kontenfindung f�r nicht zuordenbare Zahlungseing�nge definieren.

Durchf�hrung der Buchungen

Zahlungseing�nge:

Wenn der Zahlungseingang einem Mietvertrag zugeordnet werden konnte, werden nun die offenen Posten des Debitors f�r diesen Mietvertrag gesucht. Falls deren Summe gr��er als der Zahlungseingang ist, werden die offenen Posten nach Regeln sortiert, die Sie im Customizing vorgeben k�nnen. In der jetzt festgelegten Reihenfolge werden die offenen Posten ausgeglichen, bis der Zahlungseingang ersch�pft ist. Bei einer etwaigen Differenz k�nnen Sie im Customizing bestimmen, ob ein neuer Restposten oder eine unqualifizierte Anzahlung gebucht werden soll. Falls der Zahlungeingang nicht zugeordnet werden konnte, wird er auf ein Abweisungskonto gebucht.

Lastschriftr�ckl�ufer:

�ber die Belegnummer des Ausgleichsbelegs, die im Feld Verwendungszweck steht, werden die urspr�nglichen Forderungen gesucht. Daraufhin wird einerseits der Ausgleich zur�ckgenommen und andererseits auf den Debitor neue Forderungen in H�he des urspr�nglichen offenen Postens sowie etwaiger Bankgeb�hren eingestellt.

Wichtige Customizingeinstellungen:

W�hlen Sie Sortierkriterien f�r die offenen Posten (siehe

Zahlungseingangssteuerung ) und geben Sie eine Bearbeitungsart an (siehe

Vorg�nge zuordnen Zahlungseingang 02, Zahlungsausgang 01).

F�r die Behandlung von Lastschriftr�ckl�ufern m�ssen entsprechende Bewegungsarten zu den Bewegungstypen 3RET und 3GEB eingestellt werden. Siehe hierzu auch Bewegungsarten den Bewegungstypen zuordnen .