Steuerung der Verfügbarkeitskontrolle 

Einsatzmöglichkeiten

Dieser Prozeß ermöglicht Ihnen, die Überwachung der zur Verfügung stehenden Mittel differenziert zu steuern. Die aktive Verfügbarkeitskontrolle kann eine zu hohe Verfügung bereits zum Zeitpunkt der Entstehung verhindern.

Das System prüft beim Erfassen von bestimmten Vorgängen (z.B. Bestellung, Mittelreservierung) auf der Grundlage des gültigen Budgetprofils, ob das verfügbare oder das freigegebene Budget noch ausreicht. Dabei werden die per Customizing eingestellten Toleranzgrenzen für die Verfügbarkeitskontrolle berücksichtigt. Die Toleranzgrenzen können Sie auf bestimmte Vorgänge beschränken.

Die Grafik stellt die Funktionsweise der Verfügbarkeitskontrolle vereinfacht dar.

Voraussetzungen

Systemseitig ist die Verfügbarkeitskontrolle immer aktiv, sofern Sie nicht für bestimmte Geschäftsjahre deaktiviert wurde.

Wenn die Überwachungsfunktion wirksam werden soll, müssen Sie im Customizing des Haushaltsmanagements Toleranzgrenzen definieren, gegen die die Verfügbarkeitskontrolle prüft. Sie können dort jeweils für eine Kombination aus Budgetprofil, Vorgangsgruppe und Aktion eine relative oder absolute Abweichung vom Budgetwert als Toleranzgrenze definieren. In Abhängigkeit vom Budgetprofil können Sie die Toleranzgrenzen auch für einzelne Finanzstellen, Finanzpositionen oder Fonds individuell festlegen.

Detaillierte Informationen zur Einstellung der Toleranzgrenzen erhalten Sie im Einführungsleitfaden Haushaltsmanagement in den Abschnitten Toleranzen für die Verfügbarkeitskontrolle festlegen und Ausnahmetoleranzen für die Verfügbarkeitskontrolle festlegen.

Die Verfügbarkeitskontrolle können Sie für einzelne Geschäftsjahre im Customizing unter Budgetierung und Verfügbarkeitskontrolle ® Jahresabhängige Parameter festlegen deaktivieren.

Ablauf

  1. Buchung mit Kontierung
    Die Prüfungen der Verfügbarkeitskontrolle beginnen, wenn im System eine Buchung durchgeführt wird, in der eine     Haushaltsmanagement-Kontierung angesprochen wird. Das System prüft zuerst, ob die Verfügbarkeitskontrolle für das bei der Buchung eingegebene Geschäftsjahr deaktiviert ist oder nicht. Wenn die Verfügbarkeitskontrolle deaktiviert ist, erfolgt die Buchung ohne Verfügbarkeitskontrolle. Die Verfügtwerte werden vom System nicht fortgeschrieben.
  2. Ermittlung budgettragendes Element
    Wenn die Verfügbarkeitskontrolle nicht deaktiviert ist, ermittelt sie zunächst das budgettragende Element. Hierbei ist die Verfahrensweise davon abhängig, ob Sie mit     Budgetträgern oder ohne Budgetträger arbeiten.
  3. Ermittlung gültiges Budgetprofil
    Wenn Sie eine Kontierung mit Fonds eingegeben haben, prüft das System zunächst, ob ein Budgetprofil im Fonds hinterlegt ist. Wenn kein Profil im Fonds hinterlegt ist, ermittelt das System das Budgetprofil aus der im Customizing vorgenommenen Zuordnung von Budgetprofil zu Finanzkreis. Wenn Sie dort ein Budgetprofil für Fonds hinterlegt haben, ist dies das gültige Budgetprofil, wenn kein Budgetprofil für Fonds hinterlegt ist, ist das 'normale' Budgetprofil gültig.
    Wenn Sie eine Kontierung ohne Fonds eingegeben haben, gilt das 'normale' Budgetprofil.
  4. Errechnung des verfügbaren Budgets gemäß der Einstellungen im Budgetprofil
    Im Budgetprofil können sie festlegen, ob die Verfügbarkeitskontrolle gegen Gesamtbudgets, Jahresbudgets, freigegebene Gesamtbudgets, oder freigegebene Jahresbudgets erfolgen soll.
  5. Überprüfung Toleranzgrenzen
  1. Ermittlung Statuseintrag
    Wenn der Status 'Keine Verfügbarkeitskontrolle' gesetzt ist, ist die Buchung zulässig.
  2. Aktion gemäß Toleranzdefinition

Ergebnis

Bei Überschreitung der Toleranzgrenzen, reagiert das System entsprechend der Definition der Toleranzgrenzen mit einer

 

Siehe auch:

Ermittlung des budgettragenden Elementes: Verfahren ohne Budgetträger

Ermittlung des budgettragenden Elementes: Verfahren mit Budgetträger