EnjoySAP - Reisemanagement

Funktionsumfang

Im Rahmen der EnjoySAP-Initiative wurde die Benutzerführung in der Reiseplanung und -abrechnung grundlegend überarbeitet:

• Zusätzlich zu den bisherigen Transaktionen zur Reisekostenabrechnung (PR05) und zur Reiseplanung (TP01) wurde eine neue Transaktion (TRIP) entwickelt, die sich an die Reisenden selbst bzw. an ihre Assistenten/Sekretärinnen wendet. Die Handhabung dieser Transaktion ist besonders einfach und intuitiv, so daß sie auch für Mitarbeiter geeignet ist, die nur wenige Reisen pro Jahr unternehmen.

• Die Benutzerführung des Reisekostenmanagers (PR05) wurde durch die Einführung von Registerkarten vereinfacht. Die Transaktion bleibt weiterhin für Mitarbeiter erhalten, die täglich eine hohe Anzahl an Reisekostenabrechnungen bearbeiten.

• Im Planungsmanager (TP01) wurde auf die Registerkarte zur Übersicht 'Reiseanforderung' verzichtet, um den direkten Einstieg in die einzelnen Reisedienstleistungskategorien zu ermöglichen. Die Übersichtlichkeit wurde zudem weiter verbessert durch die Verwendung von HTML-Ansichten zur Anzeige der Plandaten.
  Die bisherige Version des Planungsmangers können Sie in Release 4.6A über die Transaktion TP03 aufrufen.

Neue Transaktion zur Integration von Reiseplanung und abrechnung (TRIP)

Der neu entwickelte Reisemanager (Transaktion TRIP) faßt zusammenhängende Prozesse des Reisemanagements zusammen, die bisher noch nicht oder nur getrennt durchführbar waren. Sie können nun in einer einzigen Transaktion

• einen Reiseantrag anlegen
  Sie können eine Dienstreise inklusive benötigter Reisemittel und Vorschüsse (z.B. Flug, Hotel, Mietwagen) beantragen.

• eine Dienstreise planen
  Sie können alle benötigten Reisemittel direkt im Programm auf ihre Verfügbarkeit prüfen und sofort reservieren.

• eine Reisekostenabrechnung erstellen
  Sie können auf Basis der Daten aus der Reiseplanung Angaben zu Erstattungspauschalen und Spesenbelegen machen und Ihre Reisekosten abrechnen.

Im einzelnen enthält die Transaktion folgende Neuerungen:

Bildschirmaufbau

• Bei der Eingabe Ihrer Reisedaten arbeiten Sie den Bildschirm einfach von oben nach unten ab, ohne dabei zwischen verschiedenen Registerkarten oder Bildschirmbildern hin- und herspringen zu müssen. Sie sehen dadurch Ihre Daten jederzeit im Überblick.

• Die Bildschirmbilder wurden durch die Verwendung von Drucktasten zum Ein- oder Ausblenden von Bildbereichen wesentlich übersichtlicher gestaltet. Sie können z.B. Bildbereiche für selten verwendete Funktion en (z.B. Notizeditor oder Kostenaufteilung) erst bei Bedarf einblenden. Gleichzeitig behalten Sie die Übersicht über den Kontext der Bildbereiche, da beim Ausblenden die jeweilige Titelleiste erhalten bleibt.

Eingabeerleichterungen

• Durch die neu hinzugekommene automatische persönliche Wertehilfe bekommen Sie bei Feldern wie z.B. Ort, Land oder Grund die zuletzt verwendeten Werte zur schnelleren Auswahl angezeigt.

• Häufige Zusatzinformationen, die Sie während der Eingabe brauchen, stehen Ihnen über eine Drucktaste direkt zur Verfügung. So haben Sie schnellen Zugang zu Informationen wie z.B. Name und Telefonnummer des Ansprechpartners in der Spesenabteilung, aktuelle Währungskurse oder Reisepauschalsätze.

Bearbeitungsfunktionen

• Schon vor dem Sichern Ihrer Reise können Sie die Abrechnungsergebnisse anzeigen und kontrollieren. Hierdurch können Sie Fehleingaben sehr früh erkennen und einfach korrigieren.

• Sie können Ihre Reisekostenabrechnung jederzeit zwischenspeichern, ohne die Transaktion zu verlassen.

Überarbeitete Funktionen

Folgende Funktionen im Bereich der Reiseabrechnung wurden überarbeitet, so daß sie den üblichen Reise- und Abrechnungsablauf einer Reise besser wiedergeben:

Reiseverlauf

Wenn Ihre Reise mehrere Ziele umfaßt, mußten Sie in früheren Releases mit einem Hauptziel und sogenannten Zwischenzielen arbeiten. Im aktuellen Release erfassen Sie Hauptziel und weitere Ziele einfach in chronologischer Reihenfolge. Dies vereinfacht vor allem die Kostenaufteilung einzelner Reiseabschnitte auf unterschiedliche Projekte, Aufträge oder Kostenstellen.

Abzug von Übernachtungspauschalen

Wenn Sie nicht für alle Nächte einer Reise Anspruch auf eine Übernachtungspauschale haben, konnten Sie in früheren Releases nur die Anzahl der Nächte mit Übernachtungspauschale reduzieren, nicht jedoch das genaue Datum der betroffenen Nächte angeben. Im aktuellen Release können Sie die Inanspruchnahme der Ü bernachtungspauschalen datumsgenau steuern. Ebenso wie beim Reiseverlauf vereinfacht dies die Kostenaufteilung einzelner Reiseabschnitte.

Kostenzuordnung

Wenn Sie Ihre Reisekosten nicht auf Ihre Stammkostenstelle, sondern komplett auf ein Projekt, einen Auftrag oder eine andere Kostenstelle abrechnen wollen, mußten Sie in früheren Releases in das Dialogfenster zur Reiseaufteilung gehen. Im aktuellen Release führen Sie diese Kostenzuordnung direkt auf dem Eingabebildschirm durch.

Die überarbeiteten Funktionen stehen Ihnen sowohl in der bisherigen Transaktion PR05 als auch in der neuen Transaktion TRIP zur Verfügung.

HTML-Anzeige der Verfügbarkeitsabfragen

Im Planungsmanager (TP01) der Reiseplanung werden bei einer Verfügbarkeitsabfrage die verfügbaren Flüge im aktuellen Release nun in einer HTML-Übersicht angezeigt. Sie können in dieser Anzeige sowohl den gewünschten Flug als auch die Flugklasse auswählen. Dies war in früheren Releases nur in getrennten Vorgängen möglich.

Hin- und Rückflug werden in zwei übereinander angeordneten Fenstern dargestellt, die einzeln mit Scrollbars ausgestattet sind, um einen besseren Überblick zu gewährleisten.

Umgestaltung des Bereichsmenüs

Im Zuge von EnjoySAP wurden die Bereichsmenüs des Reisemanagements in Übersichtsbäume umgewandelt. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Bereichsmenüs und Migration der Berichtsbäume.

Auswirkungen auf die Systemverwaltung

Die Änderungen zum Reiseverlauf haben keine Auswirkungen auf die Einzelerfassungstransaktion für den Batch-Input (PR01).