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Korrespondenz

Im diesem Kapitel bereiten Sie die Korrespondenz zu Ihren Gesch�ftspartnern vor.

Dazu sind folgende Einstellungen n�tig:

1. festlegen, welches Textverarbeitungsprogramm verwendet werden soll. Es wird empfohlen, SAPscript zu verwenden.
2. festlegen, ob ein optisches Archiv angeschlossen ist (nur f�r SAPscript relevant).

Alle folgenden Einstellungen sind nicht relevant, wenn Sie mit externen Textverarbeitungsprogrammen arbeiten wollen.

Der Druck der Korrespondenz wird �ber Korrespondenzprogramme erledigt. Diese Programme drucken Schriftst�cke, die an einen bestimmten Empf�ngerkreis verschickt werden. Beim Aufruf des Programms wird �ber denKorrespondenzvorfall bestimmt, welche Briefe an welchen Empf�ngerkreis gehen sollen.

Um die Briefe und die darin zu druckenden Texte festzulegen, sind den Briefen Textbausteine zugeordnet. Diese Textbausteine sind eindeutig identifiziert durch ein Textobjekt, dessen zugeh�rige Text-ID und einen Textnamen.

Das Layout eines Briefes h�ngt von den verwendeten Formularen und Stilen ab. Hier k�nnen z.B. Rahmen und Firmenlogo eingesteuert werden, Schriftarten bestimmt werden und Tabulatoren gesetzt werden.

F�r verschiedene Buchungskreise lassen sich die gleichen Formulare verwenden. Die abweichenden Texte in Kopf und Fu� eines Briefes lassen sich �ber buchungskreisbezogene Textkonserven ablegen.

Zur Laufzeit des Korrespondenzprogramms werden die Textbausteine in das SAPscript-Formular hineingeladen und mit den Daten des Partners und den Anwendungsdaten (z.B. Mietvertragsdaten) gef�llt. F�r die verschiedenen Briefe stehen verschiedene Anwendungsdaten zur Verf�gung.

Genauere Angaben dazu finden Sie in der jeweiligen Dokumentation des Korrespondenzreports.

Wollen Sie eigene Texte verwenden, so legen Sie anhand der ausgelieferten Vorlagen eigene Briefe an - am einfachsten durch Kopieren der Vorlagen. Verwenden Sie die Standardformulare.

Hinweise

Einen prozessorientierten Gesamt�berblick zur Korrespondenz erhalten Sie in der Anwendungshilfe (Hilfe zur Anwendung).

Schritte beim Einstellen der Korrespondenz

1. Pr�fen der ausgelieferten Korrespondenz an Anwendungsbeispielen
2. Festlegen der zu druckenden Briefe
3. Identifizierung von Gleichteilen in den Briefen (Textbausteine)
4. Pflegen der Briefe und der zugeh�rigen Textbausteine, Bestimmen der der Layouts durch Festlegung von Stilen und Formularen
5. Textkonserven f�r buchungskreisabh�ngige Kopf- und Fu�texte hinterlegen
6. Zuordnung Partnerrolle/Brief: Definition der Korrespondenzvorf�lle
7. Festlegen, welche Korrespondenzanwendung welche Korrespondenzvorf�lle drucken soll
8. Ermitteln, welche Vertr�ge/Vertragsarten gleichartig zu behandeln sind: Korrespondenzgruppen festlegen
9. Default-Korrespondenzgruppen pro Vertragart festlegen
10. Eventuell Substitutionsregeln definieren, die die Korrespondenzgruppe automatisch beim Anlegen eines Mietvertrages vorschl�gt, falls die Vertragsart nicht als Differenzierungskriterium ausreicht
11. Feststellen, wovon die Auswahl des Korrespondenzvorfalls au�erdem abh�ngen soll (Differenzierungsmerkmale ausreichend?)
12. Zuordnen der Korrespondenzvorf�lle zu Korrespondenzanwendungen/Korrespondenzgruppen