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Korrespondenz

Im diesem Kapitel bereiten Sie die Korrespondenz zu Ihren Geschäftspartnern vor.

Dazu sind folgende Einstellungen nötig:

1. festlegen, welches Textverarbeitungsprogramm verwendet werden soll. Es wird empfohlen, SAPscript zu verwenden.
2. festlegen, ob ein optisches Archiv angeschlossen ist (nur für SAPscript relevant).

Alle folgenden Einstellungen sind nicht relevant, wenn Sie mit externen Textverarbeitungsprogrammen arbeiten wollen.

Der Druck der Korrespondenz wird über Korrespondenzprogramme erledigt. Diese Programme drucken Schriftstücke, die an einen bestimmten Empfängerkreis verschickt werden. Beim Aufruf des Programms wird über denKorrespondenzvorfall bestimmt, welche Briefe an welchen Empfängerkreis gehen sollen.

Um die Briefe und die darin zu druckenden Texte festzulegen, sind den Briefen Textbausteine zugeordnet. Diese Textbausteine sind eindeutig identifiziert durch ein Textobjekt, dessen zugehörige Text-ID und einen Textnamen.

Das Layout eines Briefes hängt von den verwendeten Formularen und Stilen ab. Hier können z.B. Rahmen und Firmenlogo eingesteuert werden, Schriftarten bestimmt werden und Tabulatoren gesetzt werden.

Für verschiedene Buchungskreise lassen sich die gleichen Formulare verwenden. Die abweichenden Texte in Kopf und Fuß eines Briefes lassen sich über buchungskreisbezogene Textkonserven ablegen.

Zur Laufzeit des Korrespondenzprogramms werden die Textbausteine in das SAPscript-Formular hineingeladen und mit den Daten des Partners und den Anwendungsdaten (z.B. Mietvertragsdaten) gefüllt. Für die verschiedenen Briefe stehen verschiedene Anwendungsdaten zur Verfügung.

Genauere Angaben dazu finden Sie in der jeweiligen Dokumentation des Korrespondenzreports.

Wollen Sie eigene Texte verwenden, so legen Sie anhand der ausgelieferten Vorlagen eigene Briefe an - am einfachsten durch Kopieren der Vorlagen. Verwenden Sie die Standardformulare.

Hinweise

Einen prozessorientierten Gesamtüberblick zur Korrespondenz erhalten Sie in der Anwendungshilfe (Hilfe zur Anwendung).

Schritte beim Einstellen der Korrespondenz

1. Prüfen der ausgelieferten Korrespondenz an Anwendungsbeispielen
2. Festlegen der zu druckenden Briefe
3. Identifizierung von Gleichteilen in den Briefen (Textbausteine)
4. Pflegen der Briefe und der zugehörigen Textbausteine, Bestimmen der der Layouts durch Festlegung von Stilen und Formularen
5. Textkonserven für buchungskreisabhängige Kopf- und Fußtexte hinterlegen
6. Zuordnung Partnerrolle/Brief: Definition der Korrespondenzvorfälle
7. Festlegen, welche Korrespondenzanwendung welche Korrespondenzvorfälle drucken soll
8. Ermitteln, welche Verträge/Vertragsarten gleichartig zu behandeln sind: Korrespondenzgruppen festlegen
9. Default-Korrespondenzgruppen pro Vertragart festlegen
10. Eventuell Substitutionsregeln definieren, die die Korrespondenzgruppe automatisch beim Anlegen eines Mietvertrages vorschlägt, falls die Vertragsart nicht als Differenzierungskriterium ausreicht
11. Feststellen, wovon die Auswahl des Korrespondenzvorfalls außerdem abhängen soll (Differenzierungsmerkmale ausreichend?)
12. Zuordnen der Korrespondenzvorfälle zu Korrespondenzanwendungen/Korrespondenzgruppen